FAQ Kundverifiering

Fortnox vision är att skapa ett välmående samhälle format av framgångsrika företag och Fortnox vill med Kundverifiering säkerställa att våra framgångsrika företag är just det - verifierade och trovärdiga. För att nå dit krävs ett samarbete mellan Fortnox, kunder, byråer och myndigheter.

I takt med att produkter och tjänster på Fortnox företagsplattform vidareutvecklas vill vi säkerställa att de uppgifter vi har om dig som kund är korrekta - i vissa fall är det även krav från myndigheter för att vi ska kunna erbjuda tjänsten.

När vi är klara kommer cirka en tredjedel av Sveriges företag att vara verifierade! Vi är övertygade om att det ger en ökad trygghet för företagarna då risken för att bli utsatt för ekonomisk brottslighet inom Fortnox ekosystem minskar när vi har kännedom om våra kunder.

En företrädare är någon som representerar bolaget. Det finns lite olika typer som exempelvis:
Legala företrädare: Styrelseledamöter och VD är alltid legala företrädare. De har ett lagstadgat ansvar för att bolaget sköter sig (till exempel betalar skatt i tid).
Fullmaktsföreträdare: En person kan vara företrädare genom en fullmakt utan att vara registrerad firmatecknare hos Bolagsverket.

För Kundverifiering riktar vi oss till legala företrädare, de som agerar å bolagets vägnar och bär ansvaret om något går fel. En synonym till legala företrädare är bolagsföreträdare vilket är vad vi använder i vår kommunikation kring Kundverifiering.

Kundverifiering baseras på att minst en bolagsföreträdare med hjälp av e-legitimation loggar in till Fortnox och slutför kontrollen av sitt bolags uppgifter hos Fortnox.

Vissa uppgifter är låsta, såsom organisationsnummer, men det finns möjlighet att uppdatera ett antal kontaktuppgifter om ditt bolag direkt i verifieringen om de är felaktiga.

Det finns tre huvudsakliga processer för Kundverifiering, beroende på om du är systemadministratör eller bolagsföreträdare (med eller utan abonnemangsanvändare).

Bolagsföreträdare med abonnemangsanvändare

En bolagsföreträdare med en befintlig abonnemangsanvändare kommer få ett automatiskt inbjudningsmejl från Fortnox där vi går igenom vad som behöver utföras. Du kan välja att klicka på den medföljande länken i mejlet som tar dig direkt till Kundverifiering, alternativt kan du logga in och påbörja din Kundverifiering från Startsidan. Den hittar du under din “Att göra”.

Observera att du kan slutföra verifieringen när du vill, och om du behöver avbryta kan du enkelt återuppta den igen under “Att göra”.

Systemadministratör

En systemadministratör kommer bli presenterad en egen “Att göra” om det saknas bolagsföreträdare bland de befintliga abonnemangsanvändarna. I denna uppgift ska du istället bjuda in en bolagsföreträdare via e-post för att genomföra verifieringen.

Precis som för bolagsföreträdaren kan en systemadministratör slutföra inbjudan när du vill, och om du behöver avbryta kan du enkelt återuppta den igen under “Att göra”.

OBS! Systemadministratörsrollen kan endast tilldelas av den nuvarande systemadministratören i abonnemanget. Fortnox kan inte tilldela denna behörighet.

Bolagsföreträdare utan abonnemangsanvändare

En bolagsföreträdare utan en befintlig abonnemangsanvändare kommer få ett inbjudningsmail från sin systemadministratör. Mejlet innehåller instruktioner på hur verifieringen går till och den påbörjas genom att du klickar på länken.

Vid inloggning behöver du använda ditt Fortnox ID och har du inte ett sedan tidigare behöver du skapa ett innan Kundverifieringen tar vid.

Genom att verifiera ditt företags uppgift:

• Får du en bekräftelse på att ditt företag är kund hos Fortnox AB där du utnyttjat produkter och tjänster, som exempelvis bokföring, vilket är viktigt att ha insyn över för alla bolag men speciellt aktiebolag.

• Får du en förteckning över vilka fysiska individer som innehar rollen som systemadministratör och därmed full kontroll över ditt bolags data.

• Säkerställer du att Fortnox har korrekta uppgifter om bolaget.

Din insats att verifiera din verksamhet är också viktig ur ett myndighetsperspektiv. Fortnox erbjuder fler och fler tjänster som kräver en högre nivå av kundkännedom och Kundverifieringen är Fortnox lösning för att upprätthålla god regelefterlevnad.

Kontrollen och bekräftelsen på angivna uppgifter måste genomföras av en bolagsföreträdare. En verifiering kan utföras av valfri bolagsföreträdare oberoende av om den redan har en abonnemangsanvändare eller ej. Eventuella administrativa behörigheter eller licenser har heller ingen påverkan på verifieringen.

Observera att en systemadministratör ej kan slutföra en verifiering baserat på sin administrativa behörighet, endast bjuda in bolagsföreträdare.

Ej behöriga personer som försöker färdigställa en verifiering kommer inte åt den applikationen.

Organisationer som inte verifieras kan bli föremål för att blockeras från att använda Fortnox produkter och tjänster vilket regleras i våra allmänna villkor.

I ett inledande steg kommer Kundverifiering ej vara obligatoriskt eller medföra några direkta konsekvenser men vi vill uppmärksamma dig som kund på att det kommer krav inom vissa produkter och tjänster som kräver en verifiering. Därmed kan du hamna i ett scenario där vissa funktioner är blockerade tills dess du slutför verifieringen.

Det finns i nuläget ingen tidsgräns på hur länge en Kundverifiering kan skjutas upp men Fortnox uppmanar dig som kund att skyndsamt färdigställa den.

Uppgifter om vem som tillhör bolaget inhämtas från register och pålitliga källor som Bolagsverket, SCB och Skatteverket. Om uppgifterna inte stämmer är det någon av dessa myndigheter du behöver kontakta. 

För enskilda firmor är det endast individen med ett personnummer som överensstämmer med organisationsnumret som kan utföra verifieringen.

Om du redan är upplagd som abonnemangsanvändare i ett företag med tillhörande  personnummer som stämmer överens med företagets bolagsföreträdare, kommer Fortnox skicka en inbjudan utan inblandning från systemadministratören. Detta är en förlängning av ditt “Att Göra” med samma uppmaning som också är synlig på Startsidan.

Om du känner dig osäker med att klicka på länken i mejlet kan du istället logga in i abonnemanget och hitta verifieringen under “Att göra”.

Tyvärr saknas det stöd för utländska medborgare att elektroniskt verifiera sitt företag. Du är varmt välkommen att kontakta Fortnox Support om du befinner dig i denna situation så att vi får kännedom om dig och kan följa upp med en alternativ lösning längre fram i tiden.

Peppol är ett internationellt nätverk för elektroniska inköp som gör e-handel och e-upphandling enklare och snart kommer Fortnox att vara ansluten till nätverket. Det kommer bland annat resultera i att alla e-fakturor som Fortnox kunder skickar och tar emot passerar den egna Peppolnoden.

I Sverige är Digg ansvarig för tillsyn av de inhemska noderna och det internationella regelverket kräver att en tjänsteleverantör, som Fortnox, kan säkerställa att uppgifterna om de organisationer som nyttjar nätverket är korrekta och kommer från organisationen själva.

Med hjälp av Kundverifieringen kommer Fortnox uppfylla detta krav och det leder i förlängningen till att enbart verifierade kunder får tillgång till faktureringsprodukten.