Rapporter i Kvitto & Resa

Alla rapporter som användarna skickat in i Kvitto & Resa samlas under Rapporter. Här går vi igenom och förklarar vad respektive flik innebär. Det är enbart administratörer‍ i Kvitto & resa som har åtkomst till den här vyn.

Flikarna som du ser kan variera beroende på vilka inställningar företaget har och om man har en automatisk koppling mot företagskort.

Företagskort

Har man Kvitto & Resa plus, samt en aktiv koppling med företagskort‍ där företaget har betalningsansvar syns denna vyn.
Denna vy är en spegling av de automatiskt genererade rapporterna från banken som ligger på användarna.

I bilden ovan ser vi att användaren Tobias har en rapport som är fakturerad 20191015 och en som inte ännu är fakturerad. Den som har blivit fakturerad kan han skicka in, och de rapporter som det står Faktura ej mottagen på, går inte att skicka in förrän banken har skickat fakturan för aktuell period.

Det går även att klicka på rapportens rad och på så vis öppna upp rapporten för att få information om respektive utlägg. I det läget kan man även klicka på respektive utlägg för att justera allt förutom belopp och bild.

Klickar du på Visa eller PDF får du fram en förhandsgranskning av rapporten.

Du kan skicka en påminnelse via mejl till användaren när banken har skickat fakturan för aktuell period. Fyll i en kommentar och välj Skicka så kommer ett mejl gå ut till användaren.

Att attestera

I den här vyn samlas alla rapporter som ligger under attest, du kan se vem som ska attestera om inte rapporten ska attesteras av dig själv. Är det du som administratör som ska attestera har du möjlighet att godkänna eller avslå rapporten.

Redo att skickas

Den här vyn syns om du har Inställningen Aktivera redigeringsläget aktiverat under Inställningar - Hantering / flöde.
Alla rapporter som användarna skickar in hamnar i den här vyn, administratören kan granska utläggen och även skicka in dem till rapportmottagaren.
I nedan exempel är det inställt på två rapportmottagare och därför kan den bilden skilja sig mot hur det ser ut i ditt program.
Du kan läsa mer om det här: Dubbla rapportmottagare i Fortnox Kvitto & Resa

För att skicka in en rapport markerar du rapporten i bockrutan och väljer ett Bokföringsdatum. Klicka sedan på Skicka rapporter.
Det kan vara så att du inte ser rutan Bokföringsdatum, det beror på era inställningar för hur rapporter ska bokföras, som man kan välja i Inställningar - kugghjulet på rapportmottagaren.

Klickar du på de tre prickarna ute till höger så finns det lite olika alternativ för vad man kan göra med rapporten.

Inskickade

I den här vyn syns alla rapporter som har blivit inskickade till rapportmottagaren, och datumet när de skickades in. Här kan du också välja att titta på utläggsrapporterna genom att klicka på Visa eller PDF, klickar du på de tre prickarna ute till höger så kan du välja olika åtgärder för rapporten.

Är Använd betalningsunderlag aktiverat i Inställningar - Hantering / flöde, så kan du även markera en rapport som betald.
När du klickar på Markera som betald dyker nedan bild upp och man kan då välja att mejla ut ett betalningsunderlag, och/eller skapa en betalfil. Kundnummer är kundnumret hos bankgirocentralen och bankgironumret är vart pengarna ska dras ifrån.

Filer

I den här vyn kan du ladda ner filer. Om du har en annan rapportmottagare än Fortnox behöver en fil  exporteras ut till det externa systemet. Då klickar du på Ladda ner ute till höger.

Här visas vem som har skickat in rapporten till rapportmottagaren, när det gjordes och vilket bokföringsdatum man valde, samt det antal rapporter som skickades in vid samma tillfälle och till vilken rapportmottagare de är skickade till.

Utbetalda

I den här vyn samlas alla rapporter man har markerat som utbetalda, det går även här att få ut underlag via knapparna Visa och PDF. Klickar du på de tre prickarna ute till höger så får du olika alternativ, t.ex om du vill skicka om en rapport för attest.
Klickar du på Underlag så får du fram en PDF med betalningsunderlag.