Kom igång med Fortnox Kvitto & Resa

Med Fortnox Kvitto & Resa hanteras kvitton och reseräkningar enkelt och smidigt direkt i mobilen. Du rapporterar in utlägg, representationskvitton, traktamenten och milersättningar digitalt på ett och samma ställe och får en komplett översikt med smidiga utläggsrapporter. Med flexibel och smart attestering och koppling till Fortnox Bokföring automatiseras och digitaliseras hela er utläggsprocess. Med Kvitto & Resa Plus kan utläggen kopplas direkt till företagskortet, eller till en elektronisk körjournal.

Licens och tilldela behörighet

Det krävs en licens för att använda sig av Fortnox Kvitto & Resa. För att skaffa den klickar du på ditt företagsnamn upp till höger i programmet och väljer sedan Tilläggsbeställning.


Välj sedan hur många licenser du behöver och klicka på beställ. Du kan antingen välja mellan Fortnox Kvitto & Resa eller Fortnox Kvitto & Resa Plus.

(Skillnaden mellan Fortnox Kvitto & Resa och Fortnox Kvitto & Resa Plus är att i Fortnox Kvitto & Resa Plus kan du koppla bland annat företagskort och elektroniska körjournaler.
Läs mer här: Koppla företagskort till Kvitto & Resa‍.)

När du har skaffat licenser till de användare som ska använda sig av Fortnox Kvitto & Resa i ert företag behöver du tilldela behörighet till tjänsten. Detta gör du genom att klicka på ditt företagsnamn längst upp till höger i programmet och sedan väljer du Administrera användare‍.

Gå igenom inställningar i Fortnox Kvitto & Resa

För att arbeta med och för att ställa in Fortnox Kvitto & resa via webben, klickar du på Meny längst upp till vänster och sedan väljer du Fortnox Kvitto & Resa.

Efter att du lagt till din organisation så är det vissa inställningar du bör gå igenom för att underlätta för dig i tjänsten. Under Inställningar i menyn till vänster anger du inställningar för rapporter, utläggskategorier, betalsätt, kontoplan, attestering, kostnadsställen & projekt samt inmatningsfält. För mer information kring inställningarna, klicka på frågetecknet vid respektive funktion.

• Bestäm hur rapporten ska bokföras.
• Välj om redigeringsläget ska vara aktiverat eller inte.
• Välj ert momskonto under kontoplanen.
• Bestäm vilka betalsätt användarna ska kunna välja mellan i appen (gäller endast bokföring).
• Bestäm vilka kategorier som ska finnas för organisationen och hur dessa ska konteras.
• Välj om projekt och/eller kostnadsställe ska vara aktiverade.
• Välj om attest ska vara aktiverat eller inte och vem som ska attestera rapporten.
• Välj vilka fält som ska vara synliga respektive obligatoriska i appen.




Vill du läsa mer om inställningarna, klicka här: Kom igång med Kvitto & Resa för administratörer‍ 

Ladda ner appen

När licensen, behörigheterna är tilldelade och inställningarna för ert företag/organisation är inställda gäller det att be era användare att ladda ner appen. De hittar den i Appstore och Google Play.

   

Så registrerar du utlägg på webben

Översikt är den första sidan som syns efter att du har loggat in. Här ger en överskådlig bild över dina pågående utlägg till höger och om du skapat några rapporter som ännu inte skickats in till vänster.


Klicka på plustecknet högst upp till höger på sidan Översikt och välj Nytt utlägg.

I rutan Underlag för utlägg lägger du till kvittot.
Fyll i information om utlägget till höger. (Har inte tjänsten valt kategori uppmanas du att välja kategori manuellt.)

Vilka informationsfält du har möjlighet att fylla i och eller är tvungen att fylla i sätts upp av administratören för er organisation. Är du osäker - Kontakta er administratör.

Vill du läsa mer om att registrera utlägg, representationsutlägg och traktamente på webben, klicka här: Registrera utlägg/reseräkningar på webben Kvitto & Resa‍

Så registrerar du utlägg i appen

Öppna appen och logga in med dina användaruppgifter.
Översikt är den första sidan som syns efter att du har loggat in. Här ser du dina ej inskickade utläggsrapporter samt dina pågående utlägg.

Klicka på plustecknet längst ner och välj Nytt utlägg.

Fota kvittot med mobilens kamera. Längst ner till vänster kan du aktivera beskärning av kvittot. Beskärningsfunktionen innebär att bakgrunden tas bort så att endast kvittot blir med i bild.

Det går också bra att lägga till kvittobilden senare. Klicka på Avbryt och sedan på kamerasymbolen. Du kan då välja att hämta kvittot från bildbiblioteket eller fota kvittot.

Fyll i information om utlägget i respektive fält. Fyll även i rätt kategori om inte appen valt den själv.

Vill du läsa mer om hur du registrerar utlägg, representation, milersättning eller traktamente via appen, klicka här: Registrera utlägg/reseräkningar i app‍.

Så registrerar du inrikestraktamente i appen

Så registrerar du Utrikestraktamente i appen

Skapa utläggsrapport i appen

1. Klicka på plustecknet i appen och välj Utläggsrapport.
2. Välj vilka utlägg som ska inkluderas i rapporten.
3. Spara och skicka in rapporten.

Vill du läsa mer om hanteringen av utläggsrapport för användare, klicka här: Registrera utlägg/reseräkningar i app‍
Vill du läsa mer om hanteringen av utläggsrapporter för administratörer, klicka här: Hantera utläggsrapporter för administratörer‍ 

Kvitton i Fortnox Kvitto & Resa

Förutom att ta bilder av kvitton du får vid olika tillfällen kan du även vidarebefordra kvitton som du fått via mail som html, bild eller pdf. Vidarebefordra det/de mail med kvitton du får till kvitto@fortnox.se från den mailadress du har registrerad hos Fortnox Kvitto & Resa. Då hamnar kvittot som ett pågående utlägg i Fortnox Kvitto & Resa och du får en pushnotis som visar att kvittot du mailat in finns tillgängligt att hantera.