Fortnox Användarstöd

Fotografera, tolka och bokför leverantörsfakturor i Fortnox app

Fortnox Fakturatolkning med bokföringsförslag är inledningsvis för dig som inte har ett samarbete med en redovisningsbyrå i Fortnox program.

Om du arbetar med Fortnox smarta tolkning, så kan du i Fortnox app få dina fakturor tolkade och även få ett bokföringsförslag, om du har fotograferat, laddat upp, e-postat eller om fakturan har inkommit som e-faktura.

I appen klickar du på det gröna plustecknet längst ned. Här väljer du Registrera underlag, kameran startas, du fotograferar din leverantörsfaktura och väljer att registrera den som en leverantörsfaktura. I nästa steg finns möjlighet att skapa en ny leverantör, dela upp fakturan på flera konton samt välja om du vill spara eller bokföra fakturan. 

Priset för automatisk fakturatolkning är 4.90 kr per tolkad faktura. Debiteringen sker när du klickar på Spara eller Bokför. För att kunna se kortet med inkomna fakturor i appen behöver användaren ha en licens för Fortnox Bokföring. 

 

Passar Fakturatolkning med bokföringsförslag mig?

Fortnox smarta tolkning är byggd för dig som har ett behov att få ett bokföringsförslag för dina leverantörsfakturor på ett snabbt och enkelt sätt. Just nu kan du bara använda tolkningen från appen, men det kommer även att bli möjligt från webben längre fram.

Vissa delar finns det inte stöd för i appen, men efter tolkning kan du komplettera med uppgifter på leverantörsfakturan på webben. Det är viktigt att du väljer att spara fakturan om du behöver justera något av följande:

  • Kostnadsställe och projekt
  • Byta attestflöde
  • Er/vår referens
  • Tolkningen kan inte användas tillsammans med Fortnox Lager
  • Periodisering av kostnader

 

Aktivera Fakturatolkning med bokföringsförslag

För att aktivera Fakturatolkning med bokföringsförslag, behöver en användare som har licens för Fortnox Bokföring logga in i Fortnox App. I appen visas kortet Spara tid med supersnabb fakturatolkning, klicka på den och gå igenom stegen. Därefter är funktionen aktiverad. 

 

1. Fotografera leverantörsfaktura

- Klicka på det gröna plustecknet längst ned i appen.

plustecken-app.jpg

- Välj Registrera underlag. Kameran startas och du fotograferar din leverantörsfaktura. Var noga med att hela fakturan kommer innanför den gröna ramen och att fotografiet blir skarpt.

Du kan stänga av den gröna ramen genom att trycka på beskär-symbolen i nedre vänstra hörnet.

 

2. Registrera leverantörsfaktura

När leverantörsfakturan är fotograferad väljer du att registrera den som leverantörsfaktura i appen. Underlaget registreras, tolkas via appen och sparas i Fortnox. Det är viktigt att du fortfarande sparar underlaget i sitt originalformat för din bokföring.

 

3. Hantera leverantörsfaktura

Underlag som du har fotograferat, laddat upp, e-postat eller som har inkommit som en e-faktura hanterar du genom att klicka på kortet i appen, där det står:

Du har fått 1 faktura
Öppna och hantera

app-hantera-faktura.jpg

 

Har du flera leverantörsfakturor kommer du till ett listläge där du väljer vilken leverantörsfaktura du vill hantera.
Kontrollera att den information som föreslås stämmer överens med den som finns på den tolkade leverantörsfakturan. Genom att klicka på bildikonen på fakturan kan du se den i helskärmsläge.
Du kan byta bokföringskonto, om du inte är nöjd med det som föreslås, genom att klicka på kontot och söka fram ett annat genom att söka på kontonummer eller kontobenämning.

 bokfo_r-som-fo_rslag.jpg

 

4. Dela upp kostnaden på flera konton

Vill du dela upp kostnaden på flera konton gör du det genom att klicka på Lägg till kategori, därefter väljer du det konto som delkostnaden ska hamna på och anger ett belopp. Kostnaden på huvudkontot korrigeras då automatiskt.

bokfo_r-kategori.jpg

 

Tänk på att alla kostnadsrader automatiskt läggs på debet, beloppet på huvudkontot kan inte korrigeras i denna vy.

 

5. Matchning av leverantör

En matchning sker mot dina leverantörer i ditt leverantörsregister, saknas leverantören i leverantörsregistret så får du möjlighet att skapa en ny. Det görs med hjälp av bankgironumret som är angivet på leverantörsfakturan.

Det går också att lägga till en ny leverantör manuellt. Det gör du via leverantörsregistret som du kommer åt genom att klicka i leverantörsfältet och därefter på plustecknet i högra hörnet. Leverantörens adressuppgifter kan inte anges manuellt utan hämtas från den information som finns hos Bolagsverket.

 

6. Bokför eller spara leverantörsfaktura

När du känner dig nöjd med bokföringsförslaget väljer du något av de alternativ som visas:

  • Bokför, visas inte om du använder kontantmetoden, attestfunktionen eller om användaren saknar behörighet för att Bokföra. Väljer du bokför så skapas en verifikation och en notis visas med verifikationsnumret.
  • Spara
    - Används för att spara fakturan för att sedan kunna fortsätta hantera den i Fortnox på webben, tex om du vill periodisera fakturan.
    - Används även vid kontantmetoden.
    - Används när du har attestflödet påslaget, då går fakturan vidare till nästa person i attestflödet.
  • Avbryt, används för att stänga ner rutan
  • Skicka till byrå, om du har en koppling till en redovisningsbyrå visas det här alternativet och du kan skicka den till redovisningskonsulten för att få hjälp.

 

app-bokfo_r-spara.jpg


7. Attestera leverantörsfaktura

Använder ni er av vår attestfunktion (enkel eller attest med attestflöde) så visas endast möjligheten att Skapa faktura. Fakturan skapas och läggs för attest.

Den person som ska attestera fakturan får ett kort i listan över saker att hantera. 

app-attestera-faktura.jpg

 

För att attestera fakturan, klicka in dig på fakturan, kontrollera den och välj Attestera. Vill du inte attestera fakturan måste du hantera den i Fortnox på webben.

 

app-attestera.jpg

 

8. Betala leverantörsfaktura

Läs här: 
Betala leverantörsfakturor i Fortnox App

 

FAQ för Fakturatolkning med bokföringsförslag

Här hittar du frågor och svar:
De vanligaste frågorna - Fakturatolkning med bokföringsförslag