FAQ avtalsändring februari 2023
Hantera Fortnox
Varför uppdaterar ni avtalet?
Vi utvecklar hela tiden nya funktioner och släpper kontinuerligt nya tjänster. Tekniken inom vår bransch utvecklas snabbt. Nu justerar vi våra villkor för att säkerställa att vi kan fortsätta utveckla och tillhandahålla nya tjänster och förbättra befintliga tjänster.
Varför informerar ni om att ni uppdaterar avtalet?
Vi vill vara transparenta med de uppdateringar vi gör. Det framgår också av vårt avtal med dig att vi ska informera om vi gör ändringar i avtalet.
Vad innebär uppdateringen av avtalet för mig?
Du behöver inte göra något ytterligare, utan kan fortsätta använda Fortnox program och tjänster som vanligt. Vi rekommenderar däremot att du läser de nya villkoren.
Varför behöver jag inte godkänna avtalsuppdateringen?
I den befintliga versionen av avtalet framgår det att vi ska informera om vi avser att anlita nytt eller ersätta befintligt underbiträde i förväg och ge vår kund möjlighet att framföra invändningar. Om ni har frågor eller vill invända mot någon av de nya underbiträden vänligen kontakta oss genom att mejla till avtal@fortnox.se . Om ni invänder är det även viktigt att ni anger grund för er invändning. Eventuella invändningar ska skickas utan oskäligt dröjsmål och senast 20/03/2023, det vill säga senast 30 dagar från avsändandet av denna information.
Vart vänder jag mig om jag har specifika frågor rörande innehållet i avtalet?
När du har läst igenom avtalet och har specifika frågor rörande innehållet kan du kontakta oss via programmet så hjälper vi er.
Kan jag avsluta mitt avtal med Fortnox om jag inte godkänner ändringarna?
Du kan ha rätt att säga upp avtalet utan extra kostnad. Om efterlevnaden av dina skyldigheter enligt Biträdesavtalet, enligt din befogade uppfattning, inte möjliggörs genom det föreslagna underbiträdet och Fortnox trots din invändning vill anlita det föreslagna underbiträdet kan du säga upp avtalet utan extra kostnad. Om invändningen inte är befogad har du inte rätt att säga upp avtalet.
Var hittar jag personuppgiftsbiträdesavtalet?
Personuppgiftsbiträdesavtalet ligger som bilaga 1 till avtalet.
Vad har ni förändrat jämfört med föregående avtal?
Vi har lagt till eller justerat de rödmarkerade styckena enligt nedan.
Underbilaga 1 Specifikation över behandlingen av personuppgifter:
Underbilaga 2 På förhand godkända underbiträden
Vilka är de nya leverantörerna och vad behandlar/gör de?
Med dokumentsignering kan du via Arkivplatsen begära digital signatur från andra parter på dina avtal, protokoll och rapporter direkt i Fortnox. En begäran om signatur kommer skickas ut via e-post och/eller sms till de mottagare du lägger till.
Med funktionen Koncernredovisning kan du upprätta en årsredovisning för en koncern. När kunden beställer tjänsten hos Fortnox skickas uppgifter om användaren som ska ha access till Koncernrapportering till Boardeaser. Uppgifter som skickas är namn, e-postadress samt vilket abonnemang användaren tillhör. Uppgifterna behövs för att möjliggöra automatisk inloggning till tjänsten från Fortnox, så kallad Single Sign On (SSO).
När koncernen sätts upp i Boardeaser hämtas bokföringsdata inklusive fakturor från samtliga ingående bolag i Koncernen från Fortnox via ett s.k. SIE-format. Bokföringsdata och fakturor behövs för att elimineringar och konsolidering av koncernens data ska kunna ske.
Vidare har vi genomfört en konfiguration i användningen av OCR-tjänsten innebärandes att tjänsten numer tillhandahålls av Google Cloud EMEA Limited och att personuppgifter som vårt underbiträde, dvs Google Cloud EMEA Limited, behandlar sker inom EU (tidigare USA). Namn på underbiträde samt plats för behandling av data har därför uppdaterats.
Innebär de nya leverantörerna att ni behandlar/lagrar information utanför EU?
Samtliga nya leverantörer är inom EU. Mer om vilka länder kan ni läsa i underbilaga 2.
Vart kan jag läsa det nuvarande avtalet i sin helhet?
Den nuvarande versionen som gäller tills den nya versionen träder i kraft den 20/02/2023 kan ni läsa i sin helhet på hemsidan här: