Frågor och svar om lönekörning i augusti

Hur rättar jag en lön eller registrering som blivit fel bakåt i tiden?

I kalendariet kan du enkelt ta bort eller ändra registreringen, direkt på dagen där det blivit fel. Är dagen redan överförd till lönekörningen gör programmet automatiskt en rättelse på nästa lönebesked som skapas.

Du kan läsa mer här: Ändra tidigare frånvaroregistrering

Hur gör jag en slutlön om sista ordinarie lönebeskedet är negativt?

Ska ni kvitta den negativa skulden mot slutlönen enligt överenskommelse med anställd eller i ert avtal så behöver du göra en manuell slutlön. 
Följ stegen i denna artikeln: Skapa slutlön manuellt

‍ 

Hur beräknas värdet på semesterlön och semesteravdrag?

Löneart 223 - Semester årets månadsavlönad tar hänsyn till:

• Månadslönen under Register - Personal - Löneuppgifter
• Sysselsättningsgrad från Register - Personal - Semester - Betalda dagar
• Procentsats i Lön per dag i % under Register - Avtal för löner från ert avtal
• Procentsats i Semestertillägg i % under Register - Avtal för löner från ert avtal om ni har Nej på att Betala ut semestertillägg separat.
• Faktor uttaget som beräknas på den anställdes arbetsdagar per vecka och finns under Register - Personal - Anställning - Arbetsdagar.
  
  Beräkningen blir: Månadslönen * sysselsättningsgrad * lön per dag i % * semestertillägg i % * faktor uttag. 

Löneart 225 - Semesterlöneavdrag månadslön används för anställd med månadslön. Den beräknas på den månadslön som gäller vid frånvarons tillfälle * Lön per dag i % från inställningarna på ert avtal under Register - Avtal för löner. 

Löneart 22 - Semesterlön årets, timlön som används på timavlönade så hämtas värdet från Lön per dag för semesterdagen från Register - Personal - Semester.

Löneart 2202 - Semesterlöneavdrag, timlön gör avdrag med den anställdes timlön med det antal timmar den anställde skulle ha arbetat. 

Varför har jag olika värden på semesterlön och semesteravdrag?

Lönearterna som används i samband med att den anställde tar ut semesterdagar tar hänsyn till olika saker. Lönearten för semesterlön tittar bland annat på den anställdes sysselsättningsgrad på intjänandeåret medan lönearten för avdraget går på aktuell sysselsättningsgrad. Har den anställde ändrat sysselsättningsgrad så den är olika på intjänandeåret för dagarna mot nuvarande sysselsättningsgrad på uttagsåret när dagarna tas ut så kan det vara en orsak till att semesterlön och semesteravdrag skiljer. 

En annan orsak kan vara om ni på anställda med sammalöneregeln betalar ut semestertillägget i samband med att semesterdagarna tas ut så är tillägget inräknat i beloppet på löneart 223 som betalar ut semesterlönen vilket kan vara en orsak till varför beloppen för semesterlön och semesteravdrag är olika. 

Här beskriver vi vad de olika lönearterna vid semesteruttaget tar hänsyn till:

Löneart 223 - Semester årets månadsavlönad tar hänsyn till:

• Månadslönen under Register - Personal - Löneuppgifter
• Sysselsättningsgrad från Register - Personal - Semester - Betalda dagar
• Procentsats i Lön per dag i % under Register - Avtal för löner från ert avtal
• Procentsats i Semestertillägg i % under Register - Avtal för löner från ert avtal om ni har Nej på att Betala ut semestertillägg separat.
• Faktor uttaget som beräknas på den anställdes arbetsdagar per vecka och finns under Register - Personal - Anställning - Arbetsdagar.
  
  Beräkningen blir: Månadslönen * sysselsättningsgrad * lön per dag i % * semestertillägg i % * faktor uttag. 

Löneart 225 - Semesterlöneavdrag månadslön används för anställd med månadslön. Den beräknas på den månadslön som gäller vid frånvarons tillfälle * Lön per dag i % från inställningarna på ert avtal under Register - Avtal för löner. 

Löneart 22 - Semesterlön årets, timlön som används på timavlönade så hämtas värdet från Lön per dag för semesterdagen från Register - Personal - Semester.

Löneart 2202 - Semesterlöneavdrag, timlön gör avdrag med den anställdes timlön med det antal timmar den anställde skulle ha arbetat. 

‍ 

Hur beräknas sammalöneregeln och procentregeln?

Sammalöneregeln används enbart på anställda som har samma fasta månadslön (eller veckolön) varje månad. 

• Semesterlönen enligt sammalöneregelns formel:
  ((Månadslön heltid * sysselsättningsgraden) *Lön per dag i %) *faktor uttag
• Semesterlönetillägget beräknas enligt formeln:
  ((Månadslön heltid * sysselsättningsgraden) * Semestertillägg i %) * faktor uttag

Procentregeln används alltid på anställda med timlön. Regeln kan även användas på anställda med månadslön där huvuddelen av lönen är t.ex provisionsbaserad och ändrar sig från månad till månad eller om en anställd med månadslön har gått upp och ner i sysselsättningsgrad under intjänandeåret. 

• Semesterlön per dag enligt procentregelns formel:
  ((Lön totalt + (beräknad snittlön per dag * semestergrundande frånvarodagar) * semesterersättning i %) / antal betalda semesterdagar)

Du kan läsa mer om de olika beräkningarna här: Semesterberedning - förklaringar och uträkningar‍ 

Varför blir semesterdagarna obetalda och inte betalda?

Obetalda dagar plockas när det inte finns några kvarvarande Betalda, Sparade eller Förskottsdagar på den anställdes personalkort. Detta kontrollerar du under Register - Personal - Semester - Semesterdagar i Kvarvarande dagar. 

• Kontrollera så det inte ligger flera registreringar med Frånvaro - Semester på samma dag i Kalendariet på den anställde. 
• Om du har registrerat Frånvaro - Semester i Kalendariet på det nya semesteråret innan ni har gjort ett semesterårsavslut så fortsätter semesterdagarna att plockas från det gamla semesteråret. Har den anställde använt alla semesterdagar så övergår det till slut att bli obetalda dagar. Det är i samband med semesterårsavslutet som personalkortet uppdateras med de nya intjänade dagarna som ska plockas ut under det nya semesteråret. Har du missat att göra semesterårsavslut, se nästa fråga. 

Hur gör jag om vi har missat att göra ett semesterårsavslut?

1. Om det finns semesterdagar registrerade i Kalendariet på det nya semesteråret så behöver du först radera dessa registreringar.

2. Därefter skapar du semesterberedning och ta ut en semesterskuldlista. 
Se här hur du gör detta steg: Skapa semesterberedning/semesterårsavslut‍ 

3. Genomför semesterårsavslutet. Markera dina anställda i listan och klicka på knappen Semesterårsavslut. 

4. Registrera semesterdagarna på nytt i kalendariet. Om tidigare utbetalning var en sparad dag så kommer det på nästa lön rättas till en korrekt betald dag. 

Hur gör man semesterberedning/semesterårsavslut?

Semesteråret kan ha olika datumintervaller. Antingen 1 Januari till 31 December eller 1 April till 31 Mars. Beroende på vilket semesterår ert företag har så kan du följa nedan artikel:

Checklista vid semesterårsavslut januari - december‍ 

Checklista vid semesterårsavslut april - mars‍ 

Varför tjänar en anställd in färre semesterdagar än sin semesterrätt?

Det finns lite olika anledningar till att den anställde inte tjänar ihop till sin fulla semesterrätt.

• Om den anställde har frånvarodagar under intjänandeåret som inte är semestergrundande så påverkar det antalet dagar som tjänas in. Exempel på det är tjänstledighet, föräldraledighet över 120/180 dagar samt sjukfrånvaro på mer än 180 dagar. Detta kan kontrolleras i kalendariet eller i en semesterberedning per semesterårets till och med datum. Under Underlag på Ej semestergrundande kalenderdagar - Hela dagar som påverkar antal semesterdagar är dagarna i så fall inräknade i antalet. Läs mer här: Semestergrundande och ej semestergrundande frånvaro‍
• Den anställde kan vara så kallad intermittent, det vill säga arbetar färre än 5 dagar i veckan enligt schemat. Antal arbetsdagar enligt schemat visas under Register - Personal - Anställning - Arbetsdagar. Den anställde får då ett faktoruttag som är större än 1. Du kan läsa mer om beräkningen för intermittent deltid här: Semesterberedning - Förklaringar och uträkningar - Intermittent deltid

För att kontrollräkna detta så kan du klicka in dig på din semesterberedning och se alla underlag och värden som beredningen utgår ifrån. Här finns även formler i många av fälten om du håller muspekaren över frågetecknet.

Hur gör man en Lönekörning?

Ska du göra din första lönekörning och är osäker på vilka steg du ska göra så kan du följa stegen i denna artikel: Checklista lönekörning‍ 

Var hittar jag mina semesterinställningar?

Dessa hittar du under Register - Avtal för löner. Klicka in på de avtal du vill kontrollera och välj sedan semester för att se de inställningar som ni valt för detta avtal. 

Hur betalar jag ut semestertillägget? 

När man följer Sammalöneregeln så har man bibehållen månadslön även när man har semester men man får ett semestertillägg per semesterdag. Detta betalas antingen ut i samband med att man tar ut sin semesterdag eller kan man betala ut semestertillägget för alla betalda semesterdagarna separat. Anställda med procentregeln har inget semestertillägg då det inte finns i den semesterregeln. 
Läs mer om semestertilläggets inställningar och hur man betalar ut semestertillägget här: Utbetalning av semestertillägg‍

Hur hanterar Fortnox Lön arbetsgivaravgifter för ungdomar?

Programmet hanterar detta automatiskt i samband med lönekörningen, då vi kikar på den anställdes personnummer och de regelverk som är aktuellt från skatteverket. Som arbetsgivare behöver du inte betala arbetsgivaravgift för en anställd om bruttolönen inklusive eventuellt förmånsvärde understiger 1 000 kr under inkomståret. Fortnox Lön beräknar arbetsgivaravgifter först när den anställdes lön överstiger 1000 kr under inkomståret. 

Varför ser jag inte den anställde när jag ska skapa lönekörningen?

Har du angett ett slutdatum på den anställdes personalkort behöver du markera Visa inaktiva under Skapa ny i lönekörningen.

Varför saknas personer på min semesterskuldlista nu när jag ska betala ut semestern?

Har du gjort slutlön på den anställde via slutlöneguiden i programmet så får den anställde automatiskt Nej på Ska ingå i semesterberedningen och då kommer den anställde inte med till semesterskuldlistan längre eftersom skulden betalats ut. Denna inställning hittar du under Register - Personal - Semester - Inställningar till semesterberedningen.