Bilagor för order, offert och kundfaktura

Bilagor i koppling till dokument så som offert, order och kundfaktura är ibland nödvändigt och välbehövligt. Bilagor och dess användningsområden varierar i samband med dessa typer av dokument. Det kan röra sig om allt från till exempel avtal, instruktioner, beskrivningar, tillhörande texter till modellbeskrivningar, ritningar och reklamationsinstruktioner.

I Fortnox kan du för dokumenten offert, order och kundfakturor koppla bilagor till det aktuella dokumentet. Du kan välja om du vill inkludera dem eller inte på utskrifter, mail och E-faktura.

Hur du kopplar bilagor till offert, order och kundfaktura

För att koppla bilagor till dina olika dokument använder du dig av den oranga bildikonen du finner längst till höger på din offert, order eller kundfaktura.

01.png

När du klickar på den fälls en ny ruta ut vid sidan om din offert, order eller kundfaktura. Denna innehåller tre olika flikar: Kopplade filer, Uppladdade filer, Ladda upp fil.

- Ladda upp fil

För att ladda upp din fil som en bilaga på det aktuella dokumentet väljer du att antingen dra in din fil och släppa i rutan alternativt välja att klicka på den oranga knappen Välj fil, då du får välja vart filen du vill ladda upp finns sparad på din dator.

02.png

- Kopplade filer

När du har dragit in och släppt din fil, alternativt valt ut filen laddas den upp och sparas i mappen Inkorg i din Arkivplats, eller i ditt lagringsutrymme om du inte har licens för Arkivplats. Filen kopplas per automatik till det aktuella dokumentet och lägger sig då på fliken Kopplade filer där du kan se den, du kan zooma in och ut för att titta närmare på filen du laddat upp och kopplat.

03.png

Ovanför din kopplade bild finner du några olika verktyg, så som redan nämnda zoomverktyg, men också möjligheten att välja om den kopplade filen ska inkluderas vid utskrift eller ej. Bocken att den ska inkluderas är förvald, bockar du ur den följer den inte med vid utskrift samt om du väljer att skicka dokumentet via mail till din kund.

04.png
Via de tre punkterna till höger om inställningen för att inkludera vid utskrift eller ej finner du möjligheter till att dels ladda ner den kopplade filen, samt välja att ta bort koppling mellan den uppladdade filen och ditt dokument.

05.png

- Uppladdade filer

På fliken Uppladdade filer finner du alla de filer som du har laddat upp, men som ej är kopplade. På den fliken har du möjlighet att markera en eller flera filer och sedan klicka på Koppla markerade, för att koppla ytterligare filer till ditt dokument. Du kan också välja att högst upp se dina uppladdade filer eller dina Redan kopplade filer.

06.png

När du har kopplat en fil till ett av dina dokument (offert, order eller kundfaktura) markeras de med en bildikon i din offertlista, orderlista eller kundfakturalista.

07_.png

Viktiga parametrar angående de kopplade filerna:

  • Filen får ej vara större än 5Mb, för att kunna laddas upp och skickas via mail.
  • Det går endast att koppla filer av typen .pdf till en offert, order eller kundfakturadokument.
  • Max 15Mb kopplade filer kan inkluderas på dokumentet
  • Max 5st kopplade filer kan inkluderas på dokumentet
  • Max 25st sidor kan inkluderas på dokumentet

Validering för att ladda upp fil är:

  • Endast filtypen PDF går att koppla
  • Filen är större än maximal tillåten storlek på 5Mb

08.png