Kom igång med Fortnox Lön

Här går vi steg för steg igenom vilka inställningar du behöver göra för att komma igång med att betala ut löner via Fortnox Löneprogram.

Filmserie: Kom igång med Fortnox Lön

Checklista

1. Tilldela programlicens och behörigheter under Administrera användare som du hittar under ditt företagsnamn uppe till höger. 
2. Klicka på ditt företagsnamn längst upp och välj Företagsuppgifter och ange företagets uppgifter.
3. Gör inställningar för avtal, Avtal för tjänstemän - Allmänt eller Avtal för arbetare - Allmänt, beroende på vilken avtalsform de anställda har, under Inställningar - Lön.
4. Gör inställningar för semester, Avtal för arbetare - Semester och Avtal för tjänsteman - Semester, beroende på vilken avtalsform de anställda har, under Inställningar - Lön.
5. Gör inställningar för bokföringen, under Inställningar - Lön - Bokföringsinställningar, samt Förvalda konton.
6. Skapa löneperioder under Inställningar - Lön - Löneperioder. 
7. Ange uppgifter om din bank under Register - Bankkonton.
8. Lägg in dina anställdas uppgifter under Register - Personal. 
9. Registrera de anställdas avvikelser under fliken Kalendarium.
10. Skapa lönekörning under fliken Lönekörning.

1. Ge behörighet till användare

Det första du behöver göra är att tilldela licens och ge behörigheter till den/de användare som ska ha tillgång till programmet. För att göra detta måste du vara systemadministratör.
Klicka på ditt företagsnamn uppe till höger och sedan på Administrera användare. Här tilldelar du programlicenser och ger behörigheter.

Läs mer här: Behörigheter i Fortnox Lön‍

2. Lägg in företagsuppgifter

Börja med att klicka på ditt företagsnamn uppe i högra hörnet och välj Företagsuppgifter.

Här anger du företagets kontaktuppgifter, betalningsuppgifter och skatteuppgifter. Det är även här du laddar upp företagets logotyp. Avsluta med att spara när du fyllt i alla uppgifter.

För allt ska bli rätt från början så bör du även gå igenom följande inställningar, innan du börjar arbeta i löneprogrammet:

3. Gör inställningar för avtal 

Klicka på Inställningar, kugghjulet uppe till höger, och välj Lön.
Här hittar du en rad olika inställningar. Välj Avtal för tjänstemän - Allmänt eller Avtal för arbetare - Allmänt, beroende på vilken avtalsform de anställda har. Här ställer du in vilket kollektivavtal ni följer och vilken period ni betalar ut lönen för. Schematid automatisk är förvalt och innebär att schematimmar visas på lönebeskedet, väljer du nej här så visas schematimmarna endast i kalendariet.

4. Gör inställningar för semester

För att de anställdas semester ska beräknas rätt är det viktigt att du går igenom inställningarna under Avtal för arbetare - Semester och Avtal för tjänsteman - Semester, beroende på vilken avtalsform de anställda har.

Dagar
Här anger du till exempel när ert semesterår startar, om ni har innevarande semesterår eller intjänandeår. Gör du inga ändringar är det värdena som står i grått som kommer att användas.

Sammalöneregeln
Om den anställde har en fast lön beräknad per månad eller vecka får du använda sammalöneregeln för att räkna ut semesterlönen.

Procentregeln
Använd procentregeln för anställda som inte har bestämd lön per vecka eller månad, till exempel för de som har timlön. 

Rörligt tillägg
Här anger du procentsatser för exempelvis bonus.

Övriga inställningar
Tillämpar ditt företag förskottssemester ska du även göra en inställning om hur mycket den anställde ska få vid uttagstillfället för förskottssemester, det skiljer sig mellan olika avtal.

Läs mer om de olika semesterbegreppen här: Kom igång med Semester i Fortnox

5. Konton och bokföringsinställningar

Bokföringsinställningar
Nu går vi vidare till Inställningar - Lön - Bokföringsinställningar. Här kan du styra om du vill ha lönebeskeden bokförda på flera verifikationer, eller om du vill ha alla lönebesked samlade i en verifikation. En verifikation är en händelse i din bokföring.
Läs mer här: Bokföringsinställningar‍

Förvalda konton
Under Inställningar - Lön - Förvalda konton anger du vilka konton som ska användas när de olika händelserna bokförs. Programmet har redan fyllt i förslag på konton automatiskt, men du kan ändra dessa här. Är du osäker på vilka konton som ska användas kan du vända dig till din redovisningskonsult. Har du ingen? Sök efter en konsult nära dig, här:  Redovisningshjälp - hitta en byrå

6. Skapa löneperioder

Den sista inställningen du måste göra innan du kan skapa den första lönen i programmet är att skapa löneperioder. Gå till Inställningar - Lön - Löneperioder och klicka på den oranga knappen Skapa ny. I nästa steg väljer du vilken eller vilka utbetalningsperioder ni ska använda, de vanligaste är Månadslön innevarande månad och Månadslön föregående månad. Här kan ni justera benämning, startdatum för löneperioden och avvikelse datumet. Man väljer även normala första utbetalningsdatumet. Spara när du är klar.

7. Gör bankinställningar

Vi går vidare till Register - Bankkonton. Här anger du vilken bank företaget har och vilket konto lönerna betalas ut från. För att kunna skicka bankfiler med löneutbetalningar måste du fylla i ditt bankgironummer.
Klicka på Skapa nytt för att lägga till ditt bankkonto. 

Behöver du mer hjälp med att ställa in ditt bankkonto? Läs mer här:  Löneutbetalningar

8. Lägg in dina anställda i personalregistret

Personalregistret hittar du under Register - Personal. Där lägger du in uppgifter om dina anställda, som t.ex anställningsform, schema och kontouppgifter.
Har du jobbat med ett annat löneprogram tidigare har du möjlighet att importera ditt personalregister. Du slipper då arbetet med att lägga upp varje anställd manuellt. Läs mer om personalregistret och hur du gör för att importera personal här: Personalregister‍

9. Registrera avvikelser

Nu är du klar med alla inställningar som behövs för att jobba i Fortnox Lön. Vi går vidare och förklarar hur du jobbar i programmet.

I kalendariet registrerar du månadens avvikelser för alla anställda, t.ex. om en anställd varit sjuk eller haft semester. Allt som avviker från ordinarie schematid måste registreras i kalendariet för att lönekörning och semesterberedning ska bli korrekt. Läs mer här: Registrera i kalendariet

Du kan också låta dina anställda själva rapportera sina avvikelser, då behöver de anställda licens för Lön Personlig. Läs mer här: Lön Personlig

10. Gör Lönekörning 

När alla eventuella avvikelser är registrerade i kalendariet är det dags att skapa din första lönekörning.  Här kan du läsa om hur du gör en lönekörning, steg för steg: Skapa lönekörning

Utbildning

Vill du lära dig mer om hur du jobbar så effektivt som möjligt i Fortnox Lön kan du gå en av våra utbildningar. Vi erbjuder både utbildningar via webben och på plats.