Ta emot e-faktura

Följ

Vill du att dina leverantörer ska skicka sina fakturor till dig som e-fakturor behöver du aktivera stöd för e-faktura i inställningarna. Du behöver även ha behörighet för Leverantörsfakturor - Inkomna fakturor. Skillnaden från en vanlig pappersfaktura som du får i postlådan är att e-fakturor skickas direkt in till ditt bokföringsprogram där du enbart behöver kontrollera informationen innan du kan skapa fakturorna. Du slipper alltså arbetet med att välja leverantör och fylla i resterande fakturainformation. Denna information är redan ifylld och om du har sparat ett fördefinierat motkonto på leverantören behöver du bara klicka på knappen Skapa fakturor för att sedan kunna spara och bokföra fakturorna. Att ta emot e-fakturor kostar 2,50 kronor/faktura. 


Film: Ta emot e-fakturor i Fortnox Bokföring


Fördelar med att ta emot e-fakturor
Det finns en mängd fördelar med att ta emot e-fakturor. För det första innebär det en betydligt lägre kostnad då du kan effektivisera din leverantörsfakturahantering. Du slipper lägga in all faktura-, leverantörs- och artikelinformation manuellt och du kan på ett par klick bokföra samtliga fakturor. För det andra innebär det även en lägre risk för felregistreringar och för det tredje får du automatiskt en bild på hur originalfakturan ser ut kopplad till den bokförda fakturan. Att det dessutom är skonsamt för vår miljö är ytterligare en fördel med att ta emot e-fakturor. Klicka här för att läsa om hur du aktiverar funktionen i inställningarna. 


Sammankoppling med leverantör
Det finns två alternativ för att du ska kunna börja ta emot e-fakturor. Antingen får du en inbjudan från din leverantör som du godkänner i samband med att du registrerar första fakturan. Alla e-fakturor hamnar under fliken Inkomna fakturor.

Om din leverantör inte skickar en faktura i samband med inbjudan kan du istället godkänna att du vill ta emot e-fakturor från leverantören genom att klicka på e-fakturasymbolen inne på din leverantör i registret. Du får då upp en ruta där du kan se och acceptera inbjudan. 

Du har även möjlighet att själv skicka en inbjudan om att du vill ta emot e-fakturor från leverantören. Finns din leverantör i EDI-katalogen kommer du att få ett meddelande när du skapar en leverantörsfaktura eller går in på leverantören i ditt register. Genom meddelanderutan får du möjlighet att skicka inbjudan för e-faktura till leverantören.

Observera att du måste ha angett e-postadress på leverantören för att kunna skicka inbjudan om e-faktura. Detta eftersom Crediflow, som är vår samarbetspartner för e-faktura, behöver ha en kontaktperson hos leverantören. Om din leverantör inte använder sig av Fortnox kommer nämligen inbjudan om att börja skicka e-fakturor skickas till den e-postadress du angett i leverantörsregistret.



ta_emot_e-faktura.PNG

 


Får du inte upp meddelandet kan du själv söka upp din leverantör för att upprätta kopplingen. Gå då till leverantören i ditt leverantörsregister, uppe till höger har du verktyget E-faktura. Här söker du på din leverantör och klickar sedan på knappen Skicka inbjudan. Om leverantören föredrar att skicka e-fakturor kommer kopplingen ske direkt, utan att din leverantör först måste godkänna din inbjudan. Du ser att kopplingen är gjord genom symbolen för e-faktura precis under leverantörens namn. 


egen_sökning_e-faktura.PNG

 

Manuell sammankoppling
Om du söker efter en leverantör och inte får någon sökträff kan du göra en manuell sammankoppling genom att fylla i de uppgifter du har på leverantören och skicka en inbjudan. Följande uppgifter är obligatoriska vid en manuell sammankoppling: 

  • Företagsnamn
  • Adress
  • Postnummer
  • Ort
  • Landskod
  • Organisationsnummer
  • E-post

När kopplingen är gjord kommer du få en notis uppe i vänstra hörnet och precis som vanligt godkänner du att du vill ta emot e-fakturor från denna leverantör i samband med att du registrerar den första e-fakturan. 

Den manuella sammankopplingen kan ta allt ifrån några timmar till någon månad beroende på vilket nätverk för e-faktura din leverantör använder sig av. Om du till exempel ska börja ta emot e-fakturor från en leverantör i USA kan det innebära att vi behöver upprätta en ny koppling mellan vårt nätverk för e-fakturor och din leverantörs nätverk för e-fakturor. Skulle det inte gå att göra en sammankoppling med din leverantör kommer vi att kontakta dig.  

 

Manuell_sammankoppling_e-faktura.PNG

 

I inställningarna kan du ställa in om du inte vill få mejl varje gång du får en inbjudan om att börja ta emot eller skicka e-fakturor.

Ta emot e-faktura
Alla e-fakturor hamnar under fliken Inkomna fakturor. Här ser du e-fakturornas status, antingen gröna som är klara att skapas eller gula som kräver redigering. De gröna kan du skapa direkt genom att bocka för dem och klicka på knappen Skapa fakturor nere till höger i vyn. Att vissa blivit gula kan bero på t.ex. att leverantören behöver skapas, att flera leverantörer matchar eller att artiklar behöver skapas. Klicka på fakturan så öppnas den och du får dessutom hjälp med vad som behöver göras.Använder du dig av Fortnox Leverantörsfakturaattest kommer ett attestflöde att kopplas samman med fakturorna. 

1.png 


Automatisk artikelregistrering
Inkommande e-fakturor kan komma med information om artiklar automatiskt ifyllda, ifall avsändarens ekonomisystem har stöd för detta och avsändaren skickat med informationen. Informationen om artiklarna kan innehålla artikelnummer, benämning, enhet, antal och summa. För fakturor med många artiklar, eller vid återkommande inköp av varor kan detta spara mycket tid och säkerställa högsta kvalité i leverantörsfakturans och artiklarnas hantering. Eftersom artikelnumret jämförs per automatik mot Fortnox artikelregister genom artikelmatchning, och man får hjälp att skapa eventuella saknade artiklar, uppnås ett komplett artikelregister. För att visa artikelregistrering som inkommit via e-faktura, slå på Artikelregistrering (e-faktura) på leverantören i leverantörsregistret enligt nedan bild.

image6.png

Artikelmatchning
Artikelmatchning sker automatiskt i Inkomna fakturor om leverantören har Artikelregistrering (e-faktura) påslaget och en e-faktura med artiklar inkommit.
Då sker en matchning av inskickat s.k. artikel- eller produktnummer på e-fakturan mot information i artikelregistret i Fortnox, i följande ordning:

* Artikelnummer
* Tillverkarens artikelnummer
* EAN-nummer

Om artikeln inte matchar någon artikel i registret indikeras detta med ett stort plustecken till höger på konteringsraden enligt nedan bild.

image2.png


För att lägga till en omatchad artikel till artikelregistret, klicka på ikonen så får du upp en vy för att skapa en ny artikel, förifylld med artikelinformation från den inkommande e-fakturan. När du sparat artikeln återvänder du till e-fakturan och ikonen visas då inte längre. När du bokför en leverantörsfaktura så justeras som vanligt artikelns lagersaldo automatiskt om artikeln är av typen vara.
Du kan även välja att inte skapa artikeln i artikelregistret men ändå registrera artikelinformation bara på leverantörsfakturan, då justeras heller inte lagersaldo.

Radera e-faktura
Är det någon av de inkomna fakturorna som är felaktig och du behöver ta bort den så bockar du för den och klickar sedan på den grå knappen Radera nere i vänstra hörnet. Använder du dig av Fortnox Arkivplats kommer de borttagna fakturorna hamna i papperskorgen i din arkivplats. Skulle du behöva återställa en borttagen faktura kommer den hamna i mappen Inbox i din arkivplats och du får då istället registrera leverantörsfakturan som vanligt och koppla bilden på e-fakturan till den manuellt registrerade fakturan.

 

1.png