Kom igång med e-faktura

Följ

Utbildning
Du vet väl att du även kan gå utbildning hos oss på Fortnox för att lära dig nya program eller funktioner? För att läsa mer om utbildning i att arbeta digitalt, klicka här.

 

Innan du börjar ta emot e-fakturor behöver du aktivera stöd för funktionen under inställningarna som du hittar uppe i högra hörnet. För att aktivera funktionen behöver du ha behörighet för inställningarna i bokföringsprogrammet. Om du inte har behörigheten behöver du be din systemadministratör eller programadministratör att följa nedanstående steg för att aktivera tjänsten åt dig. 

När du öppnat inställningarna väljer du Bokföring och klickar på Digitalt flöde - E-faktura. 

Här fyller du i ditt företags uppgifter. Har ditt företag inget GLN-nummer så behöver du inte fylla i det. Ett GLN-nummer används till exempel för att kunna skicka e-fakturor till företag med flera filialer. Då har varje filial ett särskilt GLN-nummer som gör att fakturan skickas till rätt mottagare. 

Väljer du att du inte vill ta emot e-fakturor kommer dina leverantörer inte att kunna skicka någon inbjudan om att börja skicka e-fakturor till dig eftersom du då inte kommer att synas i EDI-katalogen. När en leverantör skickat en inbjudan får du upp en notis uppe i programmets vänstra hörn. Vill du godkänna inbjudan innan du mottagit första fakturan går du in på leverantören i registret och klickar på e-fakturasymbolen. Där kommer du kunna se och acceptera att leverantören i fortsättningen kommer skicka e-fakturor till dig.  

Har leverantören skickat en faktura samtidigt som du mottagit inbjudan accepterar du den samtidigt som du skapar fakturan. Alla mottagna e-fakturor hamnar under fliken Inkomna fakturor. 

Du har även möjlighet att skriva ett inbjudningsmeddelande som dina leverantörer ser när de vill börja skicka e-fakturor till dig. Ett sådant inbjudningsmeddelande skulle exempelvis kunna innehålla information om att du gärna vill ta emot e-fakturor för att underlätta administrationen och minska ditt företags miljöbelastning. Avsluta med att spara inställningarna. 

Du kommer få ett mejl varje gång du tar emot en e-faktura, om du inte vill ha det avaktiverar du det i inställningarna. 

Inst._efaktura.PNG

 

Ta emot e-faktura

Vill du att dina leverantörer ska skicka sina fakturor till dig som e-fakturor behöver du aktivera stöd för e-faktura i inställningarna. Du behöver även ha behörighet för Leverantörsfakturor - Inkomna fakturor. Skillnaden från en vanlig pappersfaktura som du får i postlådan är att e-fakturor skickas direkt in till ditt bokföringsprogram där du enbart behöver kontrollera informationen innan du kan skapa fakturorna. Du slipper alltså arbetet med att välja leverantör och fylla i resterande fakturainformation. Denna information är redan ifylld och om du har sparat ett fördefinierat motkonto på leverantören behöver du bara klicka på knappen Skapa fakturor för att sedan kunna spara och bokföra fakturorna. Att ta emot e-fakturor kostar 2,50 kronor/faktura. 


Film: Ta emot e-fakturor i Fortnox Bokföring


Fördelar med att ta emot e-fakturor
Det finns en mängd fördelar med att ta emot e-fakturor. För det första innebär det en betydligt lägre kostnad då du kan effektivisera din leverantörsfakturahantering. Du slipper lägga in all fakturainformation manuellt och du kan på ett par klick bokföra samtliga fakturor. För det andra innebär det även en lägre risk för felregistreringar och för det tredje får du automatiskt en bild på hur originalfakturan ser ut kopplad till den bokförda fakturan. Att det dessutom är skonsamt för vår miljö är ytterligare en fördel med att ta emot e-fakturor. Klicka här för att läsa om hur du aktiverar funktionen i inställningarna. 


Sammankoppling med leverantör
Det finns två alternativ för att du ska kunna börja ta emot e-fakturor. Antingen får du en inbjudan från din leverantör som du godkänner i samband med att du registrerar första fakturan. Alla e-fakturor hamnar under fliken Inkomna fakturor.

Om din leverantör inte skickar en faktura i samband med inbjudan kan du istället godkänna att du vill ta emot e-fakturor från leverantören genom att klicka på e-fakturasymbolen inne på din leverantör i registret. Du får då upp en ruta där du kan se och acceptera inbjudan. 

Du har även möjlighet att själv skicka en inbjudan om att du vill ta emot e-fakturor från leverantören. Finns din leverantör i EDI-katalogen kommer du att få ett meddelande när du skapar en leverantörsfaktura eller går in på leverantören i ditt register. Genom meddelanderutan får du möjlighet att skicka inbjudan för e-faktura till leverantören.

Observera att du måste ha angett e-postadress på leverantören för att kunna skicka inbjudan om e-faktura. Detta eftersom Crediflow, som är vår samarbetspartner för e-faktura, behöver ha en kontaktperson hos leverantören. Om din leverantör inte använder sig av Fortnox kommer nämligen inbjudan om att börja skicka e-fakturor skickas till den e-postadress du angett i leverantörsregistret.



ta_emot_e-faktura.PNG

 


Får du inte upp meddelandet kan du själv söka upp din leverantör för att upprätta kopplingen. Gå då till leverantören i ditt leverantörsregister, uppe till höger har du verktyget E-faktura. Här söker du på din leverantör och klickar sedan på knappen Skicka inbjudan. Om leverantören föredrar att skicka e-fakturor kommer kopplingen ske direkt, utan att din leverantör först måste godkänna din inbjudan. Du ser att kopplingen är gjord genom symbolen för e-faktura precis under leverantörens namn. 


egen_sökning_e-faktura.PNG

 

Manuell sammankoppling
Om du söker efter en leverantör och inte får någon sökträff kan du göra en manuell sammankoppling genom att fylla i de uppgifter du har på leverantören och skicka en inbjudan. Följande uppgifter är obligatoriska vid en manuell sammankoppling: 

  • Företagsnamn
  • Adress
  • Postnummer
  • Ort
  • Landskod
  • Organisationsnummer
  • E-post

När kopplingen är gjord kommer du få en notis uppe i vänstra hörnet och precis som vanligt godkänner du att du vill ta emot e-fakturor från denna leverantör i samband med att du registrerar den första e-fakturan. 

Den manuella sammankopplingen kan ta allt ifrån några timmar till någon månad beroende på vilket nätverk för e-faktura din leverantör använder sig av. Om du till exempel ska börja ta emot e-fakturor från en leverantör i USA kan det innebära att vi behöver upprätta en ny koppling mellan vårt nätverk för e-fakturor och din leverantörs nätverk för e-fakturor. Skulle det inte gå att göra en sammankoppling med din leverantör kommer vi att kontakta dig.  

 

Manuell_sammankoppling_e-faktura.PNG

 

I inställningarna kan du ställa in om du inte vill få mejl varje gång du får en inbjudan om att börja ta emot eller skicka e-fakturor.

Ta emot e-faktura
Alla e-fakturor hamnar under fliken Inkomna fakturor. Här ser du fakturornas status och de som är gröna, redo att skapas, bockar du för och klickar sedan på knappen Skapa fakturor nere till höger i vyn. Därefter får du spara eller bokföra fakturorna precis som vanligt. Använder du dig av Fortnox Leverantörsfakturaattest kommer ett attestflöde att kopplas samman med fakturorna. 

 

Radera e-faktura
Är det någon av de inkomna fakturorna som är felaktig och du behöver ta bort den så bockar du för den och klickar sedan på den grå knappen Radera nere i vänstra hörnet. Använder du dig av Fortnox Arkivplats kommer de borttagna fakturorna hamna i papperskorgen i din arkivplats. Skulle du behöva återställa en borttagen faktura kommer den hamna i mappen Inbox i din arkivplats och du får då istället registrera leverantörsfakturan som vanligt och koppla bilden på e-fakturan till den manuellt registrerade fakturan.

 

Ta_emot_e-faktura.PNG

 

Skicka e-faktura

Vill du skicka e-fakturor till dina kunder behöver du aktivera stöd för e-faktura i inställningarna. Skillnaden från en vanlig pappersfaktura eller en PDF-faktura är att e-fakturor skickas direkt in i dina kunders affärssystem. Att skicka e-fakturor kostar 2,50 kronor/faktura. 


Film: Skicka e-fakturor i Fortnox Fakturering


Fördelar med att skicka e-fakturor
Det finns en mängd fördelar med att skicka e-fakturor. För det första innebär det en lägre kostnad då det är billigare än att skicka pappersfakturor med posten. För det andra innebär det att det blir en snabbare och säkrare leverans av fakturorna då de levereras inom några minuter direkt in i dina kunders affärssystem. För det tredje behöver dina kunder bara välja ett motkonto för att kunna bokföra fakturorna vilket minskar risken för felregistrering. Att det dessutom är skonsamt för vår miljö är ytterligare en fördel med att skicka e-fakturor. 

 

Inställningar och behörighet för e-faktura
När du vill aktivera tjänsten för att kunna skicka e-fakturor behöver du ha behörighet för faktureringsinställningarna. Om du inte har behörighet för inställningarna behöver du be din systemadministratör eller programadministratör att följa nedanstående steg för att aktivera tjänsten åt dig. 

Det du behöver göra för att kunna börja skicka e-fakturor till dina kunder är att aktivera tjänsten under inställningarna som du hittar uppe i högra hörnet. Välj sedan Fakturering och klicka på Digitalt flöde - E-faktura. Här fyller du i ditt företags uppgifter. Har ditt företag inget GLN-nummer behöver du inte fylla i det. Ett GLN-nummer används till exempel för att kunna skicka e-fakturor till företag med flera filialer. Då har varje filial ett särskilt GLN-nummer som gör att fakturan skickas till rätt mottagare. 

Väljer du att du inte vill skicka e-fakturor kommer dina kunder inte att kunna skicka någon inbjudan om att du ska börja skicka e-fakturor till dem eftersom du inte kommer synas i EDI-katalogen. När en kund skickat en inbjudan får du upp en notis uppe i programmets vänstra hörn. Klickar du på den röda symbolen ser du inbjudan och kan gå in på kunden i kundregistret och godkänna den. 

Du har även möjlighet att skriva ett inbjudningsmeddelande som dina kunder ser när de vill börja ta emot e-fakturor från dig. Ett sådant inbjudningsmeddelande skulle exempelvis kunna innehålla information om att du gärna vill skicka e-fakturor för att underlätta administrationen och minska ditt företags miljöbelastning.

 

Sammankoppling med kund 

Det finns två alternativ för att du ska kunna börja skicka e-fakturor. Antingen får du en inbjudan från din kund som du godkänner genom att klicka på symbolen för e-faktura i kundregistret. Du får då upp en ruta där du kan se och acceptera inbjudan. I inställningarna kan du ställa in om du inte vill få ett mejl varje gång du får en inbjudan om att börja ta emot eller skicka e-fakturor. 


efaktura.jpg

 

Du har även möjlighet att själv skicka en inbjudan om att du vill skicka e-fakturor till kunden. Finns din kund i EDI-katalogen kommer du att få ett meddelande när du skapar en kundfaktura eller går in på kunden i ditt register. Genom meddelanderutan får du möjlighet att skicka inbjudan för e-faktura till kunden.

Observera att du måste ha angett e-postadress på kunden för att kunna skicka inbjudan om e-faktura. Detta eftersom Crediflow, som är vår samarbetspartner för e-faktura, behöver ha en kontaktperson hos kunden. Om din kund inte använder sig av Fortnox kommer nämligen inbjudan om att börja skicka e-fakturor skickas till den e-postadress du angett i kundregistret. 


skicka_e-faktura.PNG

 

Får du inte upp meddelandet kan du själv söka upp din kund för att upprätta kopplingen. Gå då till din kund i kundregistret, uppe till höger har du alternativet E-faktura. Här söker du på din kund och klickar sedan på knappen Skicka inbjudan.

För att skicka e-fakturor till en privatperson krävs det ett annat förfarande. Vill du veta mer om hur du gör för att skicka e-fakturor till en privatperson, klicka här.


Manuell sammankoppling

Om du söker efter en kund och inte får någon sökträff kan du göra en manuell sammankoppling genom att fylla i de uppgifter du har på kunden och skicka inbjudan. Följande uppgifter är obligatoriska vid en manuell sammankoppling: 

  • Företagsnamn
  • Adress
  • Postnummer
  • Ort
  • Landskod
  • Organisationsnummer
  • E-post


När kopplingen är gjord kommer du få en notis uppe i vänstra hörnet om att du fått tillbaka inbjudan. Du får då gå in på kunden i ditt kundregister för att upprätta kopplingen. Uppe i högra hörnet klickar du på alternativet E-faktura och får då upp en ruta där du kan se och acceptera inbjudan.

 

manuell_sammankoppling.PNG

 

Den manuella sammankopplingen kan ta allt ifrån några timmar till någon månad beroende på vilket nätverk för e-faktura din kund använder sig av. Om du till exempel ska börja skicka e-fakturor till en kund i USA kan det innebära att vi behöver upprätta en ny koppling mellan vårt nätverk för e-fakturor och din kunds nätverk för e-fakturor. Skulle det inte gå att göra en sammankoppling med en kund kommer vi att kontakta dig.  


Väntar godkännande från kund i två arbetsdagar
Om du skickar en inbjudan om att börja skicka e-fakturor till en kund och det tar mer än två arbetsdagar för kunden att godkänna din inbjudan så kommer din faktura skickas via utskriftstjänsten istället för som e-faktura. Detta för att fakturan ska komma fram till din kund även om kunden inte hunnit godkänna din inbjudan. Skillnaden är alltså att fakturan skickas med posten istället för som e-faktura. Detta innebär också att du får betala kostnaden för att skicka fakturor via utskriftstjänsten istället för kostnaden för att skicka en e-faktura. För att undvika extrakostnaden är det därför bra att du kommer överens med din kund när det passar att du skickar inbjudan om sammankoppling. Om din kund inte godkänt din inbjudan inom tio arbetsdagar kommer du få en notis högst upp i programmets vänstra hörn om att sammankopplingen misslyckades. Klickar du på den röda symbolen ser du vilken kund som sammankopplingen misslyckades på. Vid en misslyckad sammankoppling kommer det förvalda leveranssättet på kunden att ändras från E-faktura till Utskrift. 

Du ser på vilket sätt fakturan skickats genom brevsymbolen längst ut till höger i fakturalistan.

 

historik_p__faktura.png


Skicka e-faktura
När du gjort en sammankoppling för att kunna skicka e-fakturor till en kund kommer det förvalda leveranssättet på den kunden att ändras till e-faktura. Det innebär att du skapar dina fakturor precis som vanligt och klickar bara på knappen Skicka för att fakturan ska skickas som e-faktura till din kund.

 

Vill du skicka e-fakturor till en privatperson? Klicka här, för att läsa mer.

Ska du skicka e-fakturor till Skanska? Klicka här, för att läsa mer.

Ska du skicka e-fakturor till PEAB? Klicka här, för att läsa mer.