Import av leverantörsregister

Följ

Om du tidigare arbetat med ett annat bokföringsprogram eller har fört register över dina leverantörer på annat sätt så har du möjlighet att importera detta leverantörsregister till Fortnox. Du börjar med att klicka på ditt företagsnamn längst upp i programmet och väljer sedan alternativet import. Du kommer då till nedanstående vy.

 

 

Den första flik du kommer till är SIE-import. För att göra en registerimport klickar du på fliken Registerimport. Här har du möjlighet att välja vilket register det är du vill importera. Klicka på välj register och välj leverantörer och klicka därefter på nästa.

 

Val_leverant_rer.png

 

Du kommer nu till sidan där du ska välja in din fil som innehåller ditt leverantörsregister. Du kan antingen välja att dra in din fil och släppa den i ruta via en så kallad "drag and drop" funktion eller klicka på välj fil och letar upp filen på din dator. 

Du kan importera filer i följande format: CSV, TXT, TSV, TAB, XLSX (Excel 2007) och XLS (Excel 2003). Det finns en begränsning på maximalt 10 000 rader per fil.

 

V_lj_fil_-_Lev.png 

När filen har laddats upp så kommer du att se din fil i rutan för själva importen och kan då antingen välja att byta fil, om du skulle ha valt fel, eller välja att klicka på nästa längst ner till höger för att gå vidare med din import.

 

Sk_rmavbild_2015-08-25_kl._09.51.46.png

 

Nästa steg är att koppla ihop de olika kolumnerna i filen mot rätt respektive fält i Fortnox. Du flyttar kolumnerna från vänsterkanten till rätt respektive fält genom att ta tag i kolumnen och dra den till rätt motsvarande fält i Fortnox. 

 

Sk_rmavbild_2015-08-25_kl._09.53.26.png

 

Om du behöver göra någon inställning i avgränsningen (TAB, Semikolon, komma) så kan du göra detta genom att klicka på den översta raden inställningar. Där finns möjligheter att ändra detta, samt att ställa in om du ska använda första raden som rubrikrad eller ej. Dessa inställningar gäller enbart för filer i  formaten TAB, TXT, CSV, ej för filer från Excel då all information är klart definierat i kolumner redan.

 

Sk_rmavbild_2015-08-25_kl._09.54.31.png

 

När det gäller importen av leverantörer så är de olika fälten i Fortnox uppdelade i olika sektioner. Grunduppgifter, betalinformation, besöksadress, referens och anteckningar, redovisning och annan information. Det är grunduppgifter som är den sektionen som är öppen som standard när du kommer till detta steg i importen. För att öppna upp de andra sektionerna klickar du på överskrifterna så fälls den sektionen ut och du får fram de fält som finns möjliga att koppla kolumner till under varje sektion.

 

Sk_rmavbild_2015-08-25_kl._10.18.08.png

 

Vissa av fälten har ett kugghjul vid sidan om sig. Detta innebär att här kan du välja in ett standardvärde som kommer att fyllas i för alla dina leverantörer som saknar ett värde för just detta fält. Till exempel om du har valt att dra över kolumnen land från filens vänstra kolumn till rätt fält till höger, men någon av dina leverantörer saknar värde i den kolumnen så kommer den eller de leverantörer som saknar värde att då få det standardvärde som du valt in via kugghjulet. 

 

Sk_rmavbild_2015-08-25_kl._10.28.51.png

 

Förutom standardvärden har du också möjlighet i vissa fält att välja statiska värden. Precis som med standardvärden väljs de statiska värdena via kugghjulet vid höger sida om fältet. Statiska värden innebär att du kopplar redan befintliga värden i Fortnox mot värden ifrån filen som ska importeras. Detta görs automatiskt ifall motsvarande värde finns i Fortnox. Skulle ett värde saknas i Fortnox så har du möjlighet att koppla ditt värde i filen mot ett annat i Fortnox.

 

Sk_rmavbild_2015-08-25_kl._10.33.52.png

 

För varje kolumn som du flyttar över till rätt fält så får du en grön bock vid den kolumnen som indikerar att kolumnen nu är kopplad till ett fält i Fortnox. När du har gått igenom alla dina kolumner ifrån din fil i vänster spalten och flyttat och kopplat dessa till rätt fält i Fortnox till höger är du redo att gå vidare med din import.

 

Sk_rmavbild_2015-08-25_kl._10.36.13.png

 

Innan du går vidare med importen och genomför den har du två val att välja mellan som berör själva importen. Bredvid den gröna knappen Import längst ner till höger på sidan så kan du välja om du vill enbart lägga till nya leverantörer eller om du vill lägga till nya och uppdatera existerande leverantörer. Välj vilket alternativ som passar för dig i den aktuella importen och gå sedan vidare med att genomföra den genom att klicka på Import.

 

Sk_rmavbild_2015-08-25_kl._10.37.24.png

 

Efter att du har gjort ditt val klickar du på den gröna knappen import. Du kommer då att mötas av en ny ruta där du kan bestämma om du vill att de inställningar som du gjort ska sparas som en mall för framtida importer. Väljer du att spara kommer du att kunna välja denna mallen nästa gång du importerar ett register med tillgångar och på så sätt behöver du inte göra samma kopplingar och inställningar igen. 

 

Sk_rmavbild_2015-08-25_kl._10.40.52.png

 

 

 

Därefter kommer din import att utföras. Hur lång tid det tar beror på hur mycket information som ska läsas in. Importen kommer att köas och när importen är genomförd kommer du att få en notis om detta i programmet. 

När du klickat på knappen import och fått indikation på att den har startats kommer du att komma till fliken historik. 

 

Notis_Import_startad.png

 

Sk_rmavbild_2015-08-25_kl._10.42.24.png

 

Eftersom importen köas direkt kommer du att få information om detta genom att historikfliken indikerar att statusen på din import är pågående. 

Historikfliken kommer att vara uppdelad i olika filter.

Alla (Vit) - Där du ser alla eventuella fel och varningar samlade på samma sida.

Fel (Röd) - Där alla fel i importen summeras med beskrivning.

Varningar (Gul) - Där alla fel som ej är kopplade till obligatoriska fält summeras med beskrivning.

 

Historik_filter.png

 

När din import har genomförts kommer du få en notis om detta längst upp i programmet. 

 

Sk_rmavbild_2015-08-25_kl._10.44.42.png

 

Notisen är klickbar och leder dig till fliken historik där du får en sammanfattning av den import som har gjorts.

 

Sk_rmavbild_2015-08-25_kl._10.46.54.png

 

Sammanfattningen visar datum, klockslag, vilket register det är som har importerats samt vilken användare som genomfört importen. Du får också en sammanfattning om antalet uppdaterade, exkluderade, importerade och misslyckade.

I ovanstående import av ett leverantörsregister lyckades alla leverantörer importeras med ett antal varningar. Varningar stoppar inget i importen utan leverantören i detta avseendet blir importerad, dock indikerar den att något fält för leverantören inte kunde importeras eller föras över till leverantörsregistret i Fortnox. Fel däremot indikerar att då har leverantören i det här fallet inte importerats utan har stoppats av av någon anledning. Varningar och fel listas i historiken med en förklarande text till vad som är anledningen. 

 

För att läsa mer om mallar och se exempelfiler på leverantörsregister klicka här.