Digitala tjänster i Fortnox Digital byrå

Digital är benämningen i Digital byrå på tjänster vars aktiviteter uppdateras automatiskt på grund av händelser i klientens program. För närvarande finns digitala tjänster för verifikat, dagskassor, leverantörsfakturahantering och återrapportering på kundfakturor samt för tjänster inom bokslut och skatt.  

För digitala tjänster anges inte fasta intervall, istället uppdateras tjänsternas aktiviteter automatiskt när händelser sker i klienternas program. Detta gör att det enkelt går att se när det finns arbete att utföra utan att behöva gå in i klienternas program. När arbete utförs uppdateras aktiviteterna och när inget ytterligare arbete finns att utföra markeras aktiviteten som klar.

Längst ner kan du se vilka aktiviteter som skapas, eftersom de digitala tjänsterna skapar flera aktiviteter per tjänst.

Digitala verifikationer och dagskassor

För att bevaka när nya dagskassor eller verifikationer inkommer från en klient används tjänsterna Digitala dagskassor och Digitala verifikationer. Tjänsterna skapar aktiviteter som indikerar inkomna dokument i klientens arkivplats/lagringsutrymme. Påminnelse och varning för tjänsterna anger här hur länge ett inkommet dokument får vara obehandlat innan dess aktivitet byter från blå till gul och röd färg.

Digital tjänst för Kvitto & Resa

Tjänsten Kvitto & Resa består av tre aktiviteter som visar när det finns rapporter att attestera, rapporter att skicka in och om det har inkommit felaktiga rapporter.
Varning och påminnelsedatum för tjänstens aktiviteter sätts utifrån när rapporten inkommit.

Digital tjänst för Kvitto & Resa Plus

Tjänsten Kvitto & Resa Plus kompletterar tjänsten ovan med information om ofullständiga rapporter där förfallodatum närmar sig.

Bankintegrationen i Kvitto & Resa Plus kommer automatiskt att skapa rapporter för utlägg som görs med ett företagskort. De skapade rapporterna kommer att vara ofullständiga tills dess att de kompletteras då utläggen redovisas. Tjänstens aktivitet visar om det finns ofullständiga rapporter när kreditkortsfakturans förfallodatum närmar sig.

Varning och påminnelsedatum för tjänstens aktivitet sätts utifrån kreditkortsfakturans förfallodatum.

Digitala kundfakturor

Den digitala tjänsten som finns för kundfakturor är valet av Digital återrapportering som visas med aktiviteten Betalningar att bokföra. Dessa dyker upp i Digital byrå när nya inbetalningar har lästs in eller inkommit automatiskt via bankintegration.

Digitala husfakturor

Denna tjänst visar när det finns utbetalning för husarbete att ansöka hos Skatteverket. Tjänsten övervakar när en faktura med husarbete är betald och bokförd och visar då att det finns ansökningar att göra under husarbete på kundfakturor.

Digitala leverantörsfakturor

De digitala tjänsterna för leverantörsfakturor är uppdelade på följande tjänster:

Digitala inkomna dokument 

Denna tjänst bevakar när nya dokument inkommer i arkivplatsen för leverantörsfakturor och skapar en aktivitet som heter Digitala inkomna dokument: Att hantera.
När ett dokument raderas, flyttas eller skickas för tolkning räknas aktivitetens antal ner och aktiviteten uppdateras. När dokument skickas för tolkning uppdateras aktiviteten Digitala inkomna dokument: Under tolkning och visar hur många dokument som inväntar tolkning.
När dokumenten kommer tillbaka från tolkning räknas antalet automatiskt ner. 
Påminnelse och varning för tjänsten anger hur länge ett inkommet dokument får vara obehandlat innan dess aktivitet byter från blå till gul och röd färg.
När du skapar tjänsten Digitalt inkomna dokument kan du välja om alla tjänstens aktiviteter ska skapas, eller så har du möjligheten att välja vilka aktiviteter som ska skapas av Avsändare att hantera, Att hantera och Under tolkning. 

Digitala registreringar 

Denna tjänst bevakar leverantörsfakturor som skapas manuellt, kommer tillbaka från tolkning samt inkomna e-fakturor. Fakturor som kommer från tolkning och via e-faktura skapar en aktivitet som heter Digital registrering: Inkomna fakturor. 
Skapade fakturor visas med hjälp av aktiviteterna Digital registrering: Fakturor att bokföra eller Fakturor att attestera beroende på om man använder attest eller ej.
Aktiviteterna räknas ner när en faktura attesteras, bokförs eller makuleras. 
Påminnelse och varning för tjänsten anger hur lång tid före fakturans förfallodatum aktiviteten byter från blå till gul och röd färg.

Digitala utbetalningar 

En bokförd faktura kan visas med hjälp av tjänsten Digitala utbetalningar som använder aktiviteterna Digitala utbetalningar:Fakturor att betala, Betalningar att attestera om betalattest används och Fakturor med inaktiv betalfil. Detta för att enkelt se om det finns fakturor som behöver betalas eller ej. När du skapar tjänsten Digitala utbetalningar kan du välja om du vill att alla tjänstens aktiviteter ska skapas, eller så har du möjligheten att välja vilka aktiviteter som ska skapas, av Betalningar att attestera, Fakturor att betala, Fakturor med inaktiv betalfil.
Aktiviteterna räknas ner vid attestering och när betalfil skapas.Påminnelse och varning för tjänsten anger hur lång tid före fakturans förfallodatum aktiviteten byter från blå till gul och röd färg.

Digitala återrapporteringar

Fakturor under betalning och betalningar att bokföra hanteras med hjälp av tjänsten Digitala återrapporteringar. Då en faktura går till betalning uppdateras aktiviteten Digitala återrapporteringar: Fakturor under betalning. 
När en återrapporteringsfil läses in räknas antalet ner och aktiviteten Digitala återrapporteringar: Betalningar att bokföra uppdateras. När betalningarna bokförs räknas antalet ner. 
Påminnelse och varning för tjänsten anger hur lång tid efter fakturans förfallodatum aktiviteten byter från blå till gul och röd färg.

Digitala tjänster för Bokslut och Skatt

Det går dessutom att ha digitala tjänster inom programmet Bokslut och skatt. När tjänsterna är utförda så uppdateras statusen till Klar under Alla uppdrag.

De tjänster som har en automatisk koppling med Bokslut och skatt är:

Bokföring - Avstämning

Bokföring - Rapport till klient

Bokslut - Periodbokslut

Bokslut - Upprätta årsbokslut

Årsredovisning - Upprätta årsredovisning