Skicka in bilder på leverantörsfakturor

Vill du koppla samman en bild på originalfakturan med den leverantörsfaktura du registrerar i Fortnox kan du på ett väldigt smidigt sätt antingen skicka den via en scanner eller via din mobil. 

Fördelen är att du alltid kommer att ha tillgång till bilden på fakturan oavsett var du befinner dig. Givetvis kommer även de andra användarna i ditt Fortnoxprogram att kunna se fakturan. Ni behöver alltså inte leta i mappar eller pärmar för att hitta en faktura, allt finns samlat digitalt i Fortnox. 

Scanna och maila in bilder direkt ifrån scannern

Har du ett flertal pappersfakturor som du vill kunna koppla samman med dina leverantörsfakturor i Fortnox kan du på ett enkelt sätt scanna in dem till programmet. En del scanners har dokumentmatare vilket innebär att du kan lägga en bunt med fakturor i scannern som då läser in fakturorna en och en med automatik. Du behöver alltså inte själv scanna en faktura för att sedan byta till nästa och scanna in den.

Tänk på att du måste dela upp fakturorna så att det blir en fil per faktura. Det går att mejla in flera fakturor i samma mail men varje faktura behöver alltså vara uppdelad i en separat fil. För att du ska slippa att skriva in mailadressen varje gång du ska skicka in bilder i programmet kan du lägga upp mailadressen som mottagare i din scanner. Du hittar mailadressen längst upp i leverantörsfakturavyn eller genom att klicka på den orangea fliken i mitten på högerkanten när du står inne på en leverantörsfaktura, håll markören över "E-posta bild" som du ser på bilden nedan.
(Vissa scanners har funktioner som gör att läggs ett vitt papper mellan fakturorna, delar scannern upp fakturorna i olika dokument. Detta är inte en funktion som finns hos alla scanners, så här bör ni kontrollera er scanners funktionalitet för att se om det fungerar.)

Använder du dig av fakturatolkningen för att slippa registrera alla uppgifterna på leverantörsfakturan manuellt rekommenderar vi att du scannar in bilderna istället för att fota dem med mobilen. Den maximala filstorleken på fakturor som ska tolkas är 2,5 MB. Följande filformat kan användas vid fakturatolkningen; tiff, pdf och jpg. Läs mer om hur fakturatolkningen fungerar här‍. 

När bilden inkommit till programmet kommer du kunna koppla samman den med fakturan du registrerar i Fortnox. Genom fakturatolkningen görs kopplingen mellan den registrerade fakturan och bilden på originalfakturan med automatik. Om du inte använder dig utav fakturatolkningen kommer du däremot behöva klicka på den orangea fliken i mitten på högerkanten för att välja den bild som ska kopplas och sedan avsluta genom att klicka på den gröna knappen Koppla som du hittar längst ner till höger.

När du kopplat samman en bild med en leverantörsfaktura kommer du alltid att kunna se bilden när du kollar på fakturan i programmet. Du kommer även kunna se bilden när du skriver ut rapporter, t.ex. en huvudbok eller resultatrapport. 

Fota och maila in bilder direkt ifrån mobilen 

Ett annat smidigt sätt att få in bilder till programmet är att fota fakturorna genom din mobiltelefon och sedan maila in dem. Du hittar mailadressen längst upp i leverantörsfakturavyn.



Eller genom att klicka på den orangea fliken i mitten på högerkanten när du står inne på en leverantörsfaktura, håll sedan markören över "E-posta bild" som du ser på bilden nedan. 

Ett tips är att du lägger till mailadressen som en kontakt i din mobiltelefon, du kan t.ex. döpa den till "Leverantörsfakturor". Du behöver alltså inte vara inloggad i Fortnox för att kunna skicka in fakturabilder. 

När du tar bilden kan du få ett val angående bildens filstorlek. Här ska alltid den minsta möjliga filstorleken väljas för att inte ta upp onödig plats i ert lagringsutrymme i Fortnox. Givetvis kommer även den minsta filstorleken vara läsbar när den visas i programmet. Det går inte att skicka in bilder som är större än 5 MB och bildens filformat måste vara pdf, jpeg eller tiff.