Byta till Fortnox Lön

Arbetar du idag i ett löneprogram och vill byta till Fortnox Lön?
I detta avsnitt guidar vi dig igenom de steg du behöver göra för att genomföra ditt byte. Steg 9 -12 behöver du enbart göra om behovet finns hos er som bolag. 

1. Underlag från tidigare system

Plocka ut och spara undan underlag från systemet som användes tidigare. 

Exempel på underlag:

1. Lönespecifikationer bakåt i tiden
2. Semesterskuldlista och underlag
3. Rapporter som ger dig information som du känner att du behöver. 
4. Personallista över de anställda och information om anställningen
5. Personalinformation i filformat Paxml, om Hogia var förra systemet så ta ut en xml fil för personalinformation.

2. Ett steg för dig som redovisningskonsult, Digital byrå

1. Skapa klienten
2. Lägg till uppdrag och tjänster på klienten
3. Säkerställ att rätt konsulter har behörigheter till klient

3. Onboarding

Onboarding i programmet startar när du loggar in första gången, slutför den. Om guiden inte startar, se steg 9.

    - Onboardingguiden kommer nu att guida dig igenom de inställningar som måste göras för att du ska kunna köra din första lön i Fortnox.

4. Arbetstidsschema

Se över Arbetstidsscheman under Register- Arbetstidsschema. Saknas passande scheman så kan du skapa nya enligt dina önskemål. Läs mer om hur du gör här: Skapa arbetstidsschema‍ 

5. Importera personal

I Fortnox finns det möjlighet att importera de anställda via PAXml fil från ditt tidigare system. Kontrollera om du kan få ut en PAXml fil från ditt tidigare system. Vill du veta mer om PAXml eller testa er PAXml-fil kan du göra det på PAXml testsidan.

Byter ni från Visma Lön 300/600 så kan ni importera de anställda och deras scheman genom att ut utskrifterna Arbetsschema (markera utan helgdagar) och Personalkort som PDF. Du kan läsa mer om det i Import av personalregister i Fortnox Lön‍. 

Byter ni från Hogia ska du ta ut en XML-fil från Hogia för personalinformation. Skicka filen till Fortnox via denna länk: Fortnox.se 

Fortnox kommer nu att behandla filen och skicka tillbaka en fil som du sedan kan importera i Fortnox Lön.

Du kan alltid lägga in de anställda manuellt under Register - Personal genom Skapa ny om ni inte har någon fil att importera.

6. Lönearter och deras formler

Lönearterna har formler på det absolut vanligaste sättet att göra beräkningar på. Men här kan det variera om man styrs av ett kollektivavtal. 

1. Vilka formler används som standard i Fortnox Lön?
   Klicka på Rapporter - Löneartslista. Här kan du ta ut en lista på löneartstabellen och se varje formel på respektive löneart.
2. Hur ändrar jag formel på en löneart?
   Läs mer om hur du ändra formel här: Skapa nya lönearter‍ 
3. Använd löneartstabell från mall. 
   Har du hos en tidigare klient redan gjort ändringar i lönearterna och din nya klient ska ha samma upplägg så kan du exportera löneartstabell från företaget som har rätt och importera den i din nya klient. 
   Läs mer här: Export av löneartstabell‍ och Import av löneartstabell.‍ 

7. Kontrollera personalkort

Kontrollera personalkort och ändra/lägg till information efter behov. 
Är du osäker på vilken information eller hur du ska fylla i ett fält så kan du läsa mer här: Personalregister‍ 

Ingående saldo behöver du lägga in på varje anställd. Hur du lägger in ingående saldo och semester kan du läsa mer om här: Lägg till ingående saldo‍ 

8. Företagsinställningar

Se över företagsinställningar i Fortnox Lön. Du hittar inställningar via kugghjulet uppe till höger i programmet. Aktivera och ändra de inställningar som du behöver för detta företag. Vill du läsa mer om inställningar kan du läsa mer här: Inställningar Fortnox Lön.

9. Behörigheter för olika roller i lön arbetet

1. Löneadministratör som ska göra delar eller allt lönearbete ska ha flera behörigheter i programmet. Hur du lägger till detta kan du läsa mer om här: Behörigheter i Fortnox Lön‍. 
2. Attestant som ska attestera tidrapporter i Kalendariet ska ha utvalda behörigheter i programmet. Hur du lägger till detta kan du läsa mer om här: Attestera i kalendariet‍ 
3. Attestant som ska attestera lönebesked ska ha utvalda behörigheter i programmet. Hur du lägger till detta kan du läsa mer om här: Attest lönebesked‍.
4. Anställda som ska kunna registrera sina tider. Hur du lägger till detta kan du läsa mer om här: Aktivera Lön Personlig‍ 

10. Attest

Aktivera attest om du inte gjorde detta i samma steg som behörigheterna. Du aktiverar attest under företagsinställningarna - Lön - Attest. 

11. Integration

Finns det ett försystem där de anställda kan registrera sina avvikelser så kan man se efter om det systemet har en integration till Fortnox Lön. Koppla på försystemet så att alla avvikelser kan komma in till Fortnox Lön. 
Läs mer om hur du gör här: Kom igång med appar‍ 

12. Lön Personlig

Om man ska arbeta med Lön Personlig behöver de anställda information om hur de ska arbeta. Via dessa länkar nedan kan de anställda enkelt se hur de rapportera sin tid eller avvikelse på webben eller i appen. 

Registrera tid/avvikelser på webben‍  

Registrera tid/avvikelser i Fortnox app‍   


Nu är alla delar kontrollerade och du kan börja med din lönekörning när det är dags. 
Om du inte får in de anställdas underlag digitalt behöver du som administratör mata in detta i kalendariet. Läs mer här: Registrera i kalendariet ‍ 

Tänk på att vara ute i god tid med din lönekörning. Här kan du läsa mer om stegen i lönekörningen: Skapa lön‍