Byta till Fortnox Lön

Arbetar du idag i ett löneprogram men vill byta till Fortnox Lön?
Funderar du på hur och vad du måste göra för att genomföra byte?
När du börjar med Fortnox Lön hjälper vi dig igång med de viktigaste inställningar via en guide. Du behöver sedan lägga in ytterligare information om företaget och de anställda i Fortnox. Nedan beskriver vi steg för steg hur du kan göra detta.

1. Import av personalregister

I Fortnox finns det möjlighet att importera de anställda via PAXml fil från ditt tidigare system. Kontrollera om du kan få ut en PAXml fil från ditt tidigare system. Vill du veta mer om PAXml eller testa er PAXml-fil kan du göra det på PAXml testsidan.

Byter ni från Visma Lön 300/600 så kan du importera de anställda genom att ta ut en personallista i Excel-fil.
Därefter behöver du öppna din fil i Excel och spara ner det som en tab separerad fil i formatet .txt.
Du kan läsa mer om det i Import av personalregister i Fortnox Lön‍.

Du kan alltid skapa de anställda manuellt under Register - Personal genom Skapa ny om ni inte har någon fil som ni kan importera.

2. Komplettera med ingående värden och saldon

När importen är klar behöver du lägga in ingående saldo på alla anställda för att få med historiken från ert tidigare löneprogram då dessa uppgifter inte kommer med vid en import av personalregister. Detta gör du under fliken Ingående saldo på personalkortet.

Klicka på Register uppe till höger och välj Personal. Gå in på en anställd i taget och klicka på fliken Ingående saldo. Börja med att skriva in den anställdes eventuella flex- och kompsaldo. Det är den verkliga komptiden som du lägger in, det vill säga de eventuellt omräknade timmarna som du har rätt att ta ut i kompledighet. När du har börjat rapportera för det nya året kommer du att se årets förändring samt aktuellt saldo.

De ingående värdena under Ingående lön kommer tas upp på arbetsgivardeklarationen för januari S.01. Det är viktigt att du skapar upp Skatteperiod S.01 under arbetsgivardeklarationen efter att du lagt in ingående lön.
OBS! Enbart om du gör ett byte mitt i löneåret.
De ingående värdena under Ingående semestervärden - Underlag för beräkning kommer tas med till semesterskulden och till första semesterberedningen.

Vill du veta mer om Ingående saldo och vad fälten betyder så kan du läsa mer om det i Lägg till ingående saldo.

3. Lägga in intjänad, uttagen, betald och sparad semester

Föregående semesterår
Tillämpar ni föregående semesterår så lägger ni in betalda och sparade dagar under fliken semester på personalkortet.

Antal betalda dagar som den anställda har kvar att ta ut från pågående semesterår lägger ni in under kolumnen för betalda dagar i fältet Antal dagar. Sparade dagar som den anställde har kvar från tidigare semesterår lägger ni in under fliken Sparade dagar per intjänandeår.

Vill du läsa mer om fliken semester så kan du göra det i Semesterfliken i Personalkortet‍.

De intjänade semesterdagar som den anställde håller på att tjäna in nu och som ska bli betalda dagar på kommande semesterår lägger ni in underlagen för under Ingående saldo. Dessa dagar visas först när du skapar semesterskulden i Fortnox lön och blir betalda dagar i samband med kommande semesterårsavslut. Beräkning av intjänade dagar tar hänsyn till bland annat anställningsdatum och om det finns ej semestergrundande frånvarodagar.

Vid skapande av en semesterskuld kommer den beräkna de intjänade dagarna utefter era inställningar. Semesterskulden hämtar inställningar från företagsinställningrna under Inställningar-Lön-Avtal för arbetare/ tjänsteman Semester och från personal kortets fliken semester.
Den tar hänsyn till dina eventuella ingående semestervärden som du lagt in under Ingående saldofliken på personalkortet.

Observera! Tillämpar ert avtal att semesterlönetillägget vid sammalöneregeln ska betalas ut separat och ni har betalat ut tillägget i ert förra lönesystem så kan ni göra följande: 
Under fliken Total semesterlön skriver ni in summan för semesterlönetillägget som minussaldo i fältet Summa. Den summan kommer då räknas av i semesterskuldlistan.
När ni sedan gjort ert första semesterårsavslut i Fortnox lön så tar ni manuellt bort denna summa igen under Total semesterlön.

Innevarande semesterår
Tillämpar ni innevarande semesterår så finns det två alternativ första semesteråret ni börjar i Fortnox lön.
Betalda och sparade dagar lägger ni in under fliken semester på personalkortet.

Vill du läsa mer om semesterfliken så kan du göra det i Semesterfliken i Personalkortet‍.

- Alternativ 1
Lägg till det som finns kvar och justera semesterskuld manuellt:
Antal betalda dagar den anställda har kvar att ta ut lägger ni in under kolumnen för betalda dagar i fältet Antal dagar, sparade dagar lägger ni in under fliken Sparade dagar per intjänandeår.

Det finns ingen möjlighet här att fylla i ingående Uttagna dagar för det aktuella semesteråret, det fältet är låst. Fältet uttagna dagar uppdateras vid uttagen semester som är registrerad i kalendariet eller utbetalda dagar i pengar vid exempelvis slutlön.

I detta exempel kommer de anställda se hur många dagar de har kvarstående som betalda och sparade på sin lönespecifikation när du skapar den.
Semesterskuldlistan däremot kommer däremot visa felaktig semesterskuld då uttagna dagar inte är registrerade. Du kommer alltså se totala intjänade dagar och inga uttagna dagar.
I detta alternativ blir det då att hantera semesterskulden manuellt under aktuella semesteråret.

Observera! Tillämpar ert avtal att semesterlönetillägget vid sammalöneregeln ska betalas ut separat och ni har betalat ut tillägget i ert förra lönesystem så kan ni göra följande: 
Under fliken Total semesterlön skriver ni in summan för semesterlönetillägget som minussaldo i fältet Summa. Den summan kommer då räknas av i semesterskuldlistan.
När ni sedan gjort ert första semesterårsavslut i Fortnox lön så tar ni manuellt bort denna summa igen under Total semesterlön.

- Alternativ 2
Lägg till semester som tilldelades vid årsavslut och registrera retroaktivt:

I detta alternativ lägger i in de totala antal betalda dagar de anställda fick vid ert aktuella semesterår i kolumnen för betalda dagar i fältet Antal dagar. Sparade dagar lägger ni in under fliken “Sparade dagar per intjänandeår”.

Det finns ingen möjlighet här att fylla i ingående Uttagna dagar för det aktuella semesteråret, det fältet är låst.
Det ni kan göra då är att ni lägger in det aktuella årets uttagna semesterdagar retroaktivt i den anställdas kalendarium.
När ni sedan skapar den första lönen för den anställda i programmet så kommer dessa dagarna dyka upp. Det ni gör då är att ni raderar dessa rader på lönebeskedet så kommer de inte betalas ut.
Ni gör alltså detta för att ackumulatorn då kommer registrera era uttagna semesterdagar och det uppdateras uttagna dagar på semesterfliken.

När ni gjort detta kommer en kommande semesterskuld som ni skapar visa korrekta värden för intjänade/uttagna dagar.

Observera! Tillämpar ert avtal att semesterlönetilägget vid sammalöneregeln ska betalas ut separat och ni har betalat ut tillägget i ert förra lönesystem så kan ni göra följande:
Under fliken Total semesterlön skriver ni in summan för semesterlönetillägget som minussaldo i fältet Summa. Den summan kommer då räknas av i semesterskuldlistan.
När ni sedan gjort ert första semesterårsavslut i Fortnox lön så tar ni manuellt bort denna summa igen under Total semesterlön.

Läs gärna mer här om hur du kommer igång med semester i Fortnox Lön.

4. Säkerställ och komplettera resterande flikar

I personalkortet finns det flera flikar. Nu har du kompletterat importen med ingående värden och semester. Avsluta med att säkerställ att ni har rätt värden i fälten under de resterande flikarna.
Exempelvis att nedan stämmer:

* Clearing och kontonummer
* Månadslön eller timlön
* Att schemat stämmer
* Skatten är korrekt inställd