Fortnox Lön Mini

Fortnox Lön Mini hjälper enkelt och smidigt dig som småföretagare med ett aktiebolag att betala ut lön till dig och dina anställda genom ett fåtal knapptryck i Fortnox app. Du väljer själv om du vill plocka ut ett belopp före eller efter skatt.

Logga in i Fortnox app med ditt BankID för bästa upplevelse.

Obs! Företaget behöver vara registrerat som arbetsgivare hos Skatteverket. Registrera dig som arbetsgivare hos Skatteverket.

Bra att känna till är att Lön Mini i dagsläget inte har stöd för registrering av frånvaro, utan man får i så fall göra ett vanligt avdrag på lönen.

Aktivering och behörighet

För att kunna använda Fortnox Lön Mini behöver du först aktivera Lön Mini. För att beställa den måste du vara administratör‍. Klicka på ditt företagsnamn uppe till höger i programmet och välj sedan Tilläggsbeställning.

Välj sedan Lön Mini och klicka på Beställ.

När du har beställt Lön Mini behöver du tilldela behörighet till tjänsten. Detta gör du genom att klicka på ditt företagsnamn längst upp till höger i programmet och väljer Administrera användare.

Klicka på ikonen för Lön Mini i kolumnen Program/behörighet för att tilldela behörigheten. Det är den användare som har behörighet till Lön Mini som kan skapa lön i Fortnox App.

Du laddar nu ner appen Fortnox för att komplettera dina uppgifter.

Första gången du loggar in i appen kommer du att mötas av kortet Kom igång med Lön Mini.

Här fyller du i de uppgifter som behövs för att betala ut lön. Om det är möjligt så hämtar vi aktuell skattetabell för det angivna personnumret automatiskt från Skatteverket. På utbetalningskonto så anger du det konto som du vill att lönen ska betalas ut till. 

I nästa vy får du ange löneuppgifter. På månadslön kan du ange den månadslön du vill ha förifylld vid löneutbetalning samt om den ska vara före eller efter skatt. Om du hellre föredrar att ange lön vid varje utbetalningstillfälle då lönen kommer att variera så kan fältet månadslön också lämnas tomt.

Här finns också möjlighet att ange bilförmån samt om det är några eventuella stöd och avdrag som till exempel regionalt stöd som är aktuella.

När du är färdig så klickar du på Klar. Du kan sedan alltid ändra de angivna uppgifterna genom att gå till menyn och välja Anställda.

Lön Mini på webben

Nu finns möjligheten att arbeta med Lön Mini även på webben. Detta ger dig möjlighet att sköta lönearbetet precis där det passar dig - på webben, i appen eller i en kombination.

På webben hittar du dina Att göra-kort i lobbyn precis som i appen. 

Samtliga funktioner som finns i appen idag finns även på webben med undantag för lönebesked. Lönebesked kan enbart hittas i appen.

Alla flöden är byggda så att du ska kunna känna igen dig vare sig du väljer att arbeta i appen eller på webben.

Arbeta med din redovisningskonsult i Lön Mini

På webben finns det nu möjlighet att låta din redovisningskonsult bidra och stötta i lönearbetet. Om din redovisningskonsult är upplagd som användare i ditt företag kan nu även konsulten logga in och arbeta i Lön Mini. Om konsulten är deklarationsombud hos Skatteverket så kan konsulten även ta hand om arbetsgivardeklarationen.

Bankkoppling - hantera din löneutbetalning med automatik

Lön Mini fungerar bäst med en bankkoppling. Med en bankkoppling skickas din löneutbetalning automatiskt till banken och du behöver bara signera betalfilen i din internetbank. För närvarande finns bankkoppling för Handelsbanken, SEB och Nordea. Samtliga betalningar via Lön Mini sker automatiskt i det nya filformatet pain.001 (ISO20022).

Nedan kan du läsa mer om hur du aktiverar en bankkoppling med respektive bank.

Handelsbanken

Här kan du läsa mer om hur du aktiverar en bankkoppling med Handelsbanken: 
Automatisk koppling till Handelsbanken‍ 
När du har aktiverat bankkopplingen kommer din betalfil automatiskt att skickas till banken utan extra åtgärder. Du behöver sedan signera den på din internetbank.

SEB

Här kan du läsa mer om hur du aktiverar en bankkoppling med SEB: 
Automatisk koppling till SEB‍ 
När du har aktiverat bankkopplingen kommer din betalfil automatiskt att skickas till banken utan extra åtgärder. Du behöver sedan signera den på din internetbank.

Nordea

Här kan du läsa mer om hur du aktiverar en bankkoppling med Nordea:
Automatisk koppling till Nordea‍ 
När du har aktiverat bankkopplingen måste du även gå in på Register - Transaktionskonton och välja det konto du vill betala ut löner ifrån. Inne på kontot så aktiverar du inställningen Skicka löneutbetalningar automatiskt.

När detta är gjort kommer betalfilen automatiskt att skickas till din internetbank vid nästa löneutbetalning. Du behöver sedan signera den på din internetbank.

Lägga till anställda i Lön Mini

Du kan även hantera anställda i Lön Mini. För att lägga till en anställd så går du till menyn och väljer Anställda. Klicka sedan på knappen Lägg till anställd.

När du har valt Lägg till anställd kommer du mötas av ett val. Om du vill lägga till en användare som är upplagd i Fortnox sedan tidigare men som inte är upplagd som anställd i Lön Mini så kan du välja denna i listan Lägg till från befintlig användare. Om du ska lägga till en anställd som inte är upplagd i Fortnox sedan tidigare så fyller du i personnummer i fältet Lägg till ny och väljer Fortsätt. 
Har ni en anställd som saknar svenskt personnummer och som istället har ett samordningsnummer eller födelsetid, så behöver ni använda er av Fortnox Lön. 

I nästa steg får du fylla i uppgifter om den anställde. Här är de fält som är obligatoriska markerade med en stjärna (*). Skattetabellen hämtas automatiskt om denna uppgift finns tillgänglig på Skatteverket för den anställdes personnummer.

När du fyllt i alla dina uppgifter om den anställde och gått vidare kommer du mötas av en summering. Här har du möjlighet att backa om det är något du vill ändra. När du är nöjd klickar du på Skapa och den anställde skapas då i Lön Mini. Du kan när som helst gå till menyn och välja Anställda om du vill ändra någon uppgift om den anställde vid ett senare tillfälle.

Stöd och avdrag

Här kan du ställa in Växa-stöd, Stöd för forskning och utveckling samt Regionalt stöd.

Gå in via menyknappen nere till höger i appen och därefter till Anställda. Klicka på personen du vill göra inställningen på och klicka på Stöd och Avdrag längst ner. Aktivera de stöd du vill använda och därefter klickar du på Klar uppe i högra hörnet.

Växa-stöd
Möjlighet till avdrag på arbetsgivaravgiften för de två första anställda i ett enmansföretag. Du som ägare omfattas inte av Växa-stöd och räknas inte som en anställd. 
Läs mer här: 
Växa-stöd på Skatteverket.se

Stöd för forskning och utveckling
Du som har anställda som arbetar med systematisk och kvalificerad forskning eller utveckling i kommersiellt syfte kan få avdrag från arbetsgivaravgifterna. Läs mer här: 
Forskningsavdrag på Skatteverket.se

Regionalt stöd
Arbetsgivare som har sin verksamhet inom ett stödområde kan få möjlighet att göra ett särskilt avdrag från arbetsgivaravgifterna, s.k. regionalt stöd. 
Läs mer här:  
Regionalt stöd på Skatteverket.se

Betala ut lön

1. Förbered utbetalning

För att betala ut lön klickar du på plustecknet i appen och väljer sedan Lön.

Du väljer om beloppet för den lön som du vill betala ut är före eller efter skatt. Oavsett vad du väljer hjälper Lön Mini dig med att beräkna korrekt skatteavdrag och arbetsgivaravgift.

Är det något annat?
Här kan du till exempel lägga till bilförmån och skattefri milersättning. Du kan även lägga till annan förmån, göra tillägg eller avdrag på lönen och lägga till extra skatteavdrag.

När ska pengarna betalas ut?
Ange utbetalningsdatum för när pengarna ska betalas ut. Utbetalningsdagen behöver vara framåt i tiden för att en bankfil ska skapas om du har en bankkoppling.

Klicka på knappen Fortsätt för att betala ut och bokföra din lön.

2. Betala ut och bokför lön

I vyn Betala ut din lön visas en summering där du ser vilket belopp som kommer att betalas i lön och på vilket datum.

Vid bankkoppling
Klicka på knappen Godkänn utbetalningen hos banken. Lönen skickas automatiskt till din bank och du behöver bara logga in och signera den. Lönen bokförs automatiskt i Fortnox Bokföring.

OBS! I dagsläget fungerar enbart den automatiska kopplingen med Handelsbanken, SEB och Nordea. För att starta kopplingen till banken, läs mer här: Koppla Fortnox till din bank‍ 

Betalning utan bankkoppling
Klicka på knappen Bokför lönen. Du behöver nu gå in på din bank och registrera betalningen av lönen. Lönen bokförs automatiskt i Fortnox Bokföring.

3. Dags att deklarera

När det är dags att skicka in arbetsgivardeklarationen till Skatteverket får du ett To do-kort i Fortnox app.

I vyn Dags att godkänna din arbetsgivardeklaration ser du en summering över de uppgifter som kommer att skickas in till Skatteverket.

För att skicka in din arbetsgivardeklaration på individnivå (AGI) klickar du på knappen Skicka och godkänn hos Skatteverket. Underlaget skickas automatiskt till Skatteverket och du behöver bara logga in med ditt BankID för att signera deklarationen.

När deklarationen är signerad återstår det bara att göra en inbetalning av arbetsgivaravgift och skatt till Skatteverket på deras hemsida.

Du ser en summering på vilket belopp som ska betalas och datum för betalning.

Arbetsgivardeklarationen bokförs automatiskt när du väljer Godkänn betalning.

Status för lön och arbetsgivardeklaration

När du arbetar på webben finns det en översiktsvy där du kan se status för dina löner och arbetsgivardeklarationer. Du hittar den genom att välja Löner i menyn.

Dessa statusar är färgkodade: 

Grön - allt är färdigt.
Blå - det finns uppgifter kvar att slutföra men det är god tid kvar.
Gul - det är tre dagar kvar till arbetsgivardeklarationen måste vara inbetald till skatteverket.
Röd - Arbetsgivardeklarationen är förfallen. Detta bör åtgärdas omgående. 

För löner finns följande statusar:

Bokförd - när lönen är färdigställd och bokförd visas denna status.
Ej bokförd - om bokföringen av någon anledning misslyckades visas denna status. Du kommer då få ett Att göra-kort i lobbyn nästkommande dag som hjälper dig att lösa detta problemet.

För arbetsgivardeklarationen finns följande statusar:

Ej inlämnad - Du har ännu inte lämnat in din deklaration
Betald - Denna status visas när deklarationen är helt färdig och markerad som betald.
Ej betald - Denna status visas när deklarationen är inlämnad men ännu ej markerad som betald.
Kräver justering - om en ändring har gjorts på någon av lönerna som ingår i perioden så behöver en justering göras. Du kommer även ha fått ett kort i lobbyn som uppmanar dig att skicka in en rättelse till Skatteverket.
Förfallen - Deklarationen är ännu ej inlämnad och sista datum för att betala till Skatteverket har passerat. Detta bör åtgärdas omgående.

Hantera utlägg och reseräkningar

I Lön Mini kan du hantera utlägg och reseräkningar genom att läsa in händelser från Fortnox Kvitto & Utlägg‍ samt Fortnox Resa. 

För att kunna importera utlägg och reseräkningar till Lön Mini så måste användaren ha aktiverat tjänsterna ovan samt finnas upplagd som anställd i Lön Mini. När detta är slutfört kan den anställde skicka in sina privata utlägg samt reseräkningar i Fortnox App.

När du går in i Lön Mini och väljer att skapa lön kommer ett nytt steg att visas som heter Hämta lönehändelser. Detta steg finns tillgängligt i både webben och appen.

I detta steget finns möjlighet att granska och välja vilka händelser som ska läsas in till lönen för utbetalning. De händelser som inte markeras denna gången kommer att finnas kvar i listan så att de kan betalas ut när nästa lön skapas. När du är nöjd med ditt urval så klickar du på Fortsätt.

Om du vill ta bort en lönehändelse så att den inte kommer med på denna eller framtida löner så kan du fälla ut händelsen och välja Radera. Den kommer då att tas bort från listan. Om underlaget behöver korrigeras så kan den anställde skicka in underlaget på nytt i Fortnox App.

När du väljer att importera ett privat utlägg så har du möjlighet att välja kategori. Denna kategori styr hur utlägget kommer bokföras. I Lön Mini bokförs kategorierna enligt nedan:

För en resa används ett antal fördefinierade konton som inte kan ändras:

Lönebesked

Via listmenyn / Mina Löner kan du se dina lönebesked som är skapade i Lön Mini. För att få ut lönebeskedet som pdf kan du välja Visa lönebesked. Lönebesked kan endast ses i appen.

Ändra uppgifter om Anställd

Under Anställda i listmenyn ser du de uppgifter som finns om de anställda i Lön Mini. Här har du möjlighet att ändra lön, utbetalningskonto, bilförmån samt stöd och avdrag.

Ändra uppgifter på din profil i Fortnox-appen

Om du som anställd vill ändra någon uppgift klicka du på symbolen med gubben uppe till vänster och sedan Min profil. Här kan du ändra dina personliga uppgifter som telefonnummer och utbetalningskonto.

Ta bort en löneutbetalning

Önskar du ta bort en löneutbetalning som blivit felaktig, så klickar du på menyn nere till höger i appen och väljer Löner.

Välj den aktuella månaden utbetalningen skett i och därefter klickar du in dig på den löneutbetalning det gäller. Klicka på knappen Ta bort längst ner på sidan, så försvinner löneutbetalningen från appen.

När du tagit bort en löneutbetalning så skapas ett ändringsverifikat i bokföringen, som vänder på det du tidigare bokfört.

Så här ser verifikatet ut i bokföringen när du bokfört din löneutbetalning.

 Så här ser verifikatet ut i bokföringen när du tagit bort din löneutbetalning i appen.

Skapa/ändra/justera en lön efter inlämning till Skatteverket

Via listmenyn Löner kan du ta bort eller justera felaktig lön. Klicka dig in på den aktuella löneutbetalningen.

För att justera en befintlig löneutbetalning så gå du in via Löner och där ändrar du uppgifterna och sparar. När du har gjort detta kommer du att få ett nytt kort i lobbyn som heter Ändrad arbetsgivardeklaration, klicka på det så hjälper vi dig skicka in en korrigering till Skatteverket.

Vanliga frågor och svar

Jag fick upp ett kort att lönen inte bokförts, vad beror det på?
Om vi inte lyckas bokföra lönen kommer du dagen efter att lönen skapades få upp ett kort i Fortnox App. Klickar du på kortet så beskriver vi varför det inte lyckades. Det kan bero på att verifikationsserie för lön inte är förvald under Inställningar - Bokföring - Verifikationsserier eller att ett bokföringskonto inte är aktivt i kontoplanen.

Vilka bokföringskonton använder sig Lön Mini av?
De bokföringskonton som används i Lön Mini är följande:

1630 - Avräkning för skatter och avgifter (skattekonto)
1930 - Företagskonto/checkkonto/affärskonto
2710 - Personalskatt
2730 - Lagstadgade sociala avgifter och särskild löneskatt
3740 - Öres- och kronutjämning
7010 - Löner till kollektivanställda
7210 - Löner till tjänstemän
7220 - Löner till företagsledare
7331 - Skattefria bilersättningar
7380 - Kostnader för förmåner till anställda
7385 - Kostnader för fri bil
7390 - Övriga kostnadsersättningar och förmåner
7399 - Motkontering förmån
7510 - Lagstadgade sociala avgifter

Kan ägaren hantera sin egen löneutbetalning i Fortnox Lön Mini om man sköter de anställdas löner i Fortnox Lön?
Du bör sköta samtliga löntagares löneutbetalning i samma lönesystem om du har anställda, det vill säga antingen hanterar du samtliga i Lön Mini eller i Fortnox Lön. Detta för att rapportering av t ex arbetsgivardeklarationen ska fungera på ett bra sätt till Skatteverket.

Hur hanteras skatt i Lön Mini?
I Lön Mini hämtas automatiskt skatteuppgifter utifrån angivet personnummer.  Dessa uppgifter hämtas från Skatteverket och baseras på gällande uppgifter 1a november året före aktuellt skatteår i enlighet med Skatteverkets regelverk. Om det finns ett jämkningsbeslut för aktuellt personnummer så kommer även detta inkluderas i skatteberäkningen.

Lön Mini hämtar även löpande skatteuppgifter så om ett ändringsbeslut har inkommit till Skatteverket under året uppdateras skatteuppgiften för aktuellt personnummer.

Hur registrerar jag frånvaro på anställda?
I dagsläget går det inte registrera någon frånvaro i Lön Mini. 
Du kan göra ett avdrag på lönen och därefter manuellt justera inne på Skatteverket.

Jag har skapat min löneutbetalning och skickat till banken, men jag hittar inget att godkänna på banken. Vad gör jag?
Har du gjort dina bankinställningar inne i Fortnox under Register - Bankkonton, så skickas utbetalningsfiler per automatik till Handelsbanken och SEB. 

Har du någon annan bank än de ovan nämnda så behöver du logga in och manuellt betala ut lönen till respektive utbetalningskonto (mottagarkonto).

Du kan läsa mer om dina bankinställningar här: Koppla Fortnox till din bank‍ 

Hittar du inte något att godkänna på bankens sida behöver du kontakta din bank för att kontrollera så ni har korrekta inställningar på banken.