Information PAXml för extern leverantör

Som leverantör av tidrapportering eller schemaläggningssystem där kunden har ekonomisystemet Fortnox Lön kan man antingen bygga mot vårt API eller säkerställa att kunden kan få ut en PAXml-fil. Detta för att kundens lönehantering ska bli så effektiv som möjligt. 

Vill du bygga en integration kan du läsa mer här: https://developer.fortnox.se/

Filformatet som går att importera heter PAXml och det är ett standardformat för kunna läsa in frånvaro/närvaro samt övriga poster så att lönearbetet blir mer effektiv. Man kan även importera personalinformation. 

Löneunderlag

Det finns tre olika transaktioner som man oftast pratar om i en PAXml fil. 

• Tidtransaktion - motsvarar närvaro/frånvaro
  Exempel sjuk, vård av barn och arbetade timmar
• Lönetransaktion - motsvarar övriga lönearter
  Exempel bonus, provision och utlägg
• Schematransaktion - Är schematid

I Fortnox Lön behöver kunden inte göra någon inställning för att kunna importera löneunderlag eller personalinformation. Det enda som krävs är att arbetsgivaren har behörigheter för Fortnox Lön. 

Arbetsgivaren behöver kontrollera att deras anställda har samma anställningsnummer i registret hos Fortnox Lön som i registret hos er.  

Registreringskoderna och lönearterna hittar man i Fortnox Lön under Register - Lönearter och koder. 

Alla koder i registret är korrekt enligt PAXml  standard med undantag för nedan

• Övertid 1-komptid, kod ÖK1
• Övertid 2-komptid, kod ÖK2
• Övertid 3-komptid, kod ÖK3
• Övertid 4-komptid, kod ÖK4
• Övertid 5-komptid, kod ÖK5
• Övertid 1-betalning, kod ÖB1
• Övertid 2-betalning, kod ÖB2
• Övertid 3-betalning, kod ÖB3
• Övertid 4-betalning, kod ÖB4
• Övertid 5-betalning, kod ÖB5
• Komptid motsvarande 1.0, kod NV9
• Restid, kod RE1

Är det närvaro eller frånvaro så måste de ha en registreringskod och transaktionen behöver vara en tidtransaktion. Detta för att värden i lönearbetet ska bli korrekt för arbetsgivaren och de anställda. 

Vill man testa sin PAXml-fil innan så kan man göra det via paxml.se. Där kan man validera sin fil och även få mer information. 

Att tänka på vid månadsavlönade

I PAXml filen behöver enbart avvikelse komma med. Exempelvis, sjuk, vård av barn, semester etc. 

Man ska inte skicka med arbetad tid då schemat och lönen för heltid ska styras från registret i Fortnox Lön.

Att tänka på vid timavlönade

I PAXml filen behöver all arbetad tid följa med. Har den anställde avvikelse såsom semester så måste det i filen även finnas en schematransaktion för den dagen med samma antal timmar. 

Personalregister

Vid import av personuppgifter via PAXml kan följande fält läsas in:

• Anställningsnummer
• Förnamn
• Efternamn
• Adress
• Adress 2
• Postnummer
• Ort
• Land
• Telefon
• Kategori
• Befattning 
• Anställningsform
• Clearing
• Bankkontonummer
• Anställningsdatum
• Månadslön
• Timlön
• Skattetabell
• Skattekolumn

Resterande fält på personalkortet behöver arbetsgivaren se över och eventuellt justera manuellt om värden ska ändras. 

Teknisk beskrivning.pdf

Paxml fil exempel.pax

Vanliga frågor och svar

Behöver belopp vara med på tidtransaktioner?
Nej det behöver det inte, det räcker med antal och datum. Belopp är enbart med om man vill överstyra det som finns förvalt i Fortnox.

Behöver man i PAXml filen särskilja koderna när det ska vara karens, sjuklön eller andra regler?
Fortnox Lön håller koll på regelverket kring karens, sjuklön, sjukavdrag eller om det ska vara kalenderavdrag eller arbetsavdrag. I filen behöver det enbart finns datum, antal och rätt registreringskod. 

Kan man ha med kostnadsställe eller projekt?
Ja man kan ha kostnadsställe eller projekt på transaktionerna i filen. Se dokumentationen som finns bifogad längre upp hur det ska ställas upp i filen. 

Kan man styra utlägg mot olika bokföringskonton?
Ja, kunden kan i Fortnox Lön under Företagsinställningar - Lön - Utlägg lägga upp olika typer av utlägg som ska gå mot olika bokföringskonton. 

Vid varje utlägg måste en kod anges. Denna koden anger man i en transaktionsrad som heter Varugrupp, vilket resulterar i att när lönetransaktionen med exempelvis numret 892 har en specifik kod i Varugrupp så kommer den att bokas mot det bokföringskonto som kunden önskar. 

Felmeddelande “Löneart xxx tillåter inte kalender registrering”?
Kunden behöver gå till sitt register över lönearter och koder i Fortnox Lön, söka upp lönearten för korrekt personaltyp och inne på lönearten under fliken registrering säkerställa att direktregistrering och kalenderregistrering står på Ja och Spara. 

Felmeddelande “Du kan inte göra registreringar utanför anställningstiden”?
Detta felmeddelande betyder att det finns registreringar i filen som är innan anställningsdatum eller efter slutatdatum på en anställd. Arbetsgivaren behöver se över sina anställda har rätt anställningsdatum och slutatdatum. 

Filen innehåller ett ogiltigt PAXml-dokument som inte uppfyller villkoren enligt PAXml specifikationen?
Man behöver testa filen i valideringen på sidan paxml.se