Fakturatolkning med bokföringsförslag

Om du arbetar med Fortnox smarta tolkning så tolkas dina leverantörsfakturor direkt när de kommer in till Fortnox och du får ett förslag på hur de ska bokföras. När en ny faktura kommit in så ser användare med licens för Fortnox Bokföring det i kortet Inkomna fakturor. Kortet visas både i appen och i Lobbyn. Det spelar ingen roll om fakturan kommit till Fortnox via e-faktura, e-post, laddats upp till Fortnox Arkivplats, tolkats via postalt flöde eller fotats.

Om du fått en pappersfaktura kan du fota denna via appen, så tolkas uppgifterna automatiskt och underlaget skapas upp inom några sekunder. Du klickar på det gröna plustecknet längst ned i appen och väljer Registrera underlag. Kameran startas, du fotograferar din faktura och väljer att registrera den som en leverantörsfaktura. I nästa steg finns möjlighet att skapa en ny leverantör, dela upp fakturan på flera konton samt välja om du vill spara eller bokföra fakturan.

Priset för automatisk fakturatolkning är 4.90 kr per tolkad faktura. Debiteringen sker när du klickar på Spara eller Bokför.

Mer information om hur du som byråpartner kommer igång med Fakturatolkning med bokföringsförslag i ett byråsamarbete hittar du här: Fakturatolkning med bokföringsförslag i ett byråsamarbete‍‍

Passar Fakturatolkning med bokföringsförslag mig?

Fortnox smarta tolkning är byggd för dig som vill ha din faktura tolkad ögonblickligen och dessutom uppskattar att Fortnox ger dig ett förslag på hur den ska bokföras.

Vissa tillägg och justeringar kan du i dagsläget inte göra på själva tolkningsunderlaget, men du kan välja att spara underlaget och gå in på fakturan som skapas upp från underlaget för att ändra detta i efterhand. Det gäller dessa ändringar och tillägg:

• Kostnadsställe och projekt
• Byte av attestflöde
• Er/vår referens
• Periodisering av kostnader

I dagsläget kan du inte använda tolkningen om du samtidigt har Fortnox Lager.

Vi jobbar på för fullt med att vidareutveckla tjänsten, så många förbättringar kommer att ske längs vägen.

Aktivera Fakturatolkning med bokföringsförslag

För att aktivera Fakturatolkning med bokföringsförslag behöver en användare eller konsult ha licens för Fortnox Bokföring med behörighet skicka för tolkning och inställningar för leverantörsfakturor. Fakturatolkning med bokföringsförslag kan aktiveras via webbinställningar eller Fortnox App. 

I webbinställningar aktiveras funktionen under Kugghjulet, Leverantörsfakturor - Digitalt flöde - Fakturatolkning. Välj Fakturatolkning med bokföringsförslag. 

I appen visas kortet Spara tid med supersnabb fakturatolkning, klicka på det och gå igenom stegen. Därefter är funktionen aktiverad.

Om ni inte längre vill använda Fakturatolkning med bokföringsförslag kan funktionen inaktiveras under Kugghjulet, Leverantörsfakturor - Digitalt flöde - Fakturatolkning. Välj Fakturatolkning. Om ni inte vill att fakturor skickas automatiskt för tolkning, välj AV. 

Så här fungerar Fakturatolkning med bokföringsförslag

I stegen nedan visar vi framför allt hur det ser ut om du jobbar från appen, men det fungerar på liknande sätt om du arbetar via en dator istället.

1. Fakturan tolkas
Har fakturan kommit till Fortnox via e-faktura, e-post, laddats upp till Fortnox Arkivplats eller via postalt flöde? Oavsett så tolkas den! Har du inte fått in leverantörsfakturan digitalt i Fortnox så kan du fotografera den via appen. Uppgifterna tolkas även då automatiskt och ett underlag skapas upp inom några sekunder. För att fota klickar du på det gröna plustecknet längst ned i appen.

- Välj Leverantörsfaktura, kameran startas och du fotograferar din leverantörsfaktura. Var noga med att hela fakturan kommer innanför den gröna ramen och att fotografiet blir skarpt..

Du kan stänga av den gröna ramen genom att trycka på beskär-symbolen i nedre vänstra hörnet.

När leverantörsfakturan är fotograferad väljer du att registrera den som leverantörsfaktura i appen. Underlaget registreras, tolkas via appen och sparas i Fortnox. Det är viktigt att du fortfarande sparar underlaget i sitt originalformat för din bokföring.

2. Hantera de inkomna fakturorna
För att hantera de inkomna fakturorna klickar du på kortet i appen eller i Lobbyn, där det står:

Du har fått 1 faktura
Öppna och hantera

Så här ser det ut i appen: 

Så här ser det ut i Lobbyn:

Har du flera leverantörsfakturor kommer du till ett listläge där du väljer vilken leverantörsfaktura du vill hantera.

Så här ser det ut i appen: 

Så här ser det ut i Lobbyn:

Kontrollera att den information som föreslås stämmer överens med den som finns på den tolkade leverantörsfakturan. Genom att klicka på bildikonen på fakturan kan du se den i helskärmsläge.

Du kan byta bokföringskonto, om du inte är nöjd med det som föreslås, genom att klicka på kontot och söka fram ett annat genom att söka på kontonummer eller kontobenämning.

Så här ser det ut i appen:

Så här ser det ut i Lobbyn:

2.1 Dela upp kostnaden
Vill du dela upp kostnaden på flera konton gör du det genom att klicka på Lägg till kategori, därefter väljer du det konto som delkostnaden ska hamna på och anger ett belopp. Kostnaden på huvudkontot korrigeras då automatiskt.

Observera att de justeringar du gör här enbart gäller kostnader och att de automatiskt läggs i debet.

En matchning sker mot dina leverantörer i ditt leverantörsregister, saknas leverantören i leverantörsregistret så får du möjlighet att skapa en ny. Det görs med hjälp av bankgironumret som är angivet på leverantörsfakturan.

Det går också att lägga till en ny leverantör manuellt. Det gör du via leverantörsregistret som du kommer åt genom att klicka i leverantörsfältet och därefter på plustecknet i högra hörnet. Leverantörens adressuppgifter kan inte anges manuellt utan hämtas från den information som finns hos Bolagsverket.

3. Bokför eller spara leverantörsfaktura

När du känner dig nöjd med bokföringsförslaget väljer du något av de alternativ som visas:

• Bokför, visas inte om du använder kontantmetoden‍‍, attestfunktionen‍ eller om användaren saknar behörighet för att bokföra. Väljer du Bokför så skapas en verifikation och en notis visas med verifikationsnumret.
• Spara
  - Används för att spara fakturan för att sedan kunna fortsätta hantera den i Fortnox på webben, tex om du vill periodisera fakturan.
  - Används även vid kontantmetoden.
  - Används när du har attestflödet påslaget, då går fakturan vidare till nästa person i attestflödet.
• Avbryt, används för att stänga ner rutan
• Få hjälp av byrån, om du har en koppling till en redovisningsbyrå visas det här alternativet och du kan skicka den till redovisningskonsulten för att få hjälp.

Använder ni er av vår attestfunktion (enkel eller attest med attestflöde) så visas endast möjligheten Spara. Fakturan skapas och läggs för attest.

Den person som ska attestera fakturan får ett kort i listan över saker att hantera.

För att attestera fakturan, klicka in dig på fakturan, kontrollera den och välj Attestera. Vill du inte attestera fakturan måste du hantera den i Fortnox på webben.

5. Betala leverantörsfaktura

Läs här:
Betala leverantörsfakturor i Fortnox App

FAQ för Fakturatolkning med bokföringsförslag

Här hittar du frågor och svar:
De vanligaste frågorna - Fakturatolkning med bokföringsförslag