Fakturatolkning

Via fakturatolkningen hanteras dina leverantörsfakturor digitalt och du slipper att manuellt registrera mycket av informationen på en leverantörsfaktura.

Observera: För att kunna använda adressen inbox.lev.xxxxx@arkivplats.se (xxxxx = abonnemangsnumret) måste det finnas någon användare eller konsult i abonnemanget med tillgång till bokföringslicens.

Med fakturatolkningen i Fortnox får du en maskinell avläsning av informationen på dina leverantörsfakturor följt av manuell verifiering av den avlästa informationen. Dessutom får du automatisk hjälp med att löpande uppdatera ditt leverantörsregister med både adress- och betalinformation. Det innebär att du bara behöver godkänna att informationen tolkats korrekt och sedan kan du skapa, bokföra och slutligen betala fakturorna i Fortnox.

Läs mer här om du som byråpartner kan arbeta med Fakturatolkning med automatisk bokföringsförslag åt era klienter: Fakturatolkning med bokföringsförslag i ett byråsamarbete‍‍

För dig som inte har ett byråsamarbete, kan du läsa mer om fakturatolkning med bokföringsförslag här: Fakturatolkning med bokföringsförslag‍‍

De olika alternativ som finns för att få in leverantörsfakturorna digitalt i Fortnox är:

1. Få dina leverantörer att maila leverantörsfakturorna direkt in i ditt Fortnox program. 
2. Ställa om din post gällande dina pappersfakturor så att dessa skickas direkt till en extern fakturaadress, där dina leverantörsfakturor öppnas, skannas samt arkiveras. Den skannade och tolkade leverantörsfakturan skickas till ditt Fortnox program.
3. Att du själv mailar in din leverantörsfaktura direkt in i ditt Fortnox program
4. Att du skannar och laddar upp din leverantörsfaktura till ditt Fortnox program

Givetvis kan man blanda dessa olika alternativ.

Tolkning via e-postflöde

Ett effektivt sätt är att låta dina leverantörer skicka fakturorna direkt till den epostadress som börjar med inbox.lev som du hittar vid brevsymbolen till vänster i vyn eller under kugghjulet och Leverantörsfakturor - Digitalt flöde - Fakturatolkning. För att få det mest automatiserade flödet kan du också välja att fakturorna ska skickas automatiskt för tolkning. Du kan även ladda upp leverantörsfakturorna med knappen Lägg till fil uppe till höger, eller genom att själv mejla dem till den epostadress som börjar med inbox.lev som du hittar vid brevsymbolen till vänster i vyn.

Observera att du behöver ha behörighet för Leverantörsfakturor - Inkomna fakturor och Skicka för tolkning för att göra detta. 

Om du väljer att själv skanna pappersfakturor, tänk då på att undvika vikta papper eller av annan anledning svårlästa bilder. Fotograferade pappersfakturor bör också undvikas av kvalitetsskäl.

Efter att du fått in fakturorna i Fortnox ska de skickas iväg för tolkning. För att manuellt skicka dem markerar du Ej skickade fakturor i fliken Skicka för tolkning och klickar sedan på Skicka nere till höger i vyn. Om du vill att fakturorna ska skickas iväg för tolkning automatiskt så kan du välja det i inställningarna för fakturatolkningen. Då skickas de utan att du behöver logga in i Fortnox och lägger sig som Väntar tolkning under fliken Skicka för tolkning.
För att kunna skickas får en fakturas filstorlek inte vara större än 2,5 MB och filen måste vara i ett av filformaten PDF, TIFF eller JPEG.

Observera! Fakturorna måste vara uppdelade i olika filer, dvs. en faktura ska vara en fil, det går alltså inte att tolka en fil som innehåller flera fakturor. Däremot går det bra att tolka en faktura som har mer än en sida, så kallade extra sidor.

När fakturorna har tolkats kommer de in under fliken inkomna fakturor där du ser du den föreslagna tolkade informationen av fakturan tillsammans med bilden på originalfakturan.

Tolkning via postalt flöde

För att slippa att själv hantera pappersfakturor kan du låta dina leverantörer skicka dem direkt till den fakturaadress som Fortnox i samarbete med Excela tillhandahåller åt dig.

Observera att du behöver ha behörighet för Leverantörsfakturor - Inkomna fakturor och ha aktiverat det postala flödet i inställningarna för att göra detta.

Excela öppnar, skannar och arkiverar alla fakturor som har skickats till dem. De arkiveras i sitt originalformat i 10 år för att uppfylla lagen, skulle du behöva hämta ut dem kontaktar du vår support. Det är viktigt att endast originalfakturor skickas hit och att det är korrekt adressuppgift på fakturan, har fakturan fel adressuppgift och/eller kund-ID är risken att det blir fördröjningar eller att informationen inte kommer fram.

Läs mer här: Digital flöde - Fakturatolkning

Tolkade fakturor

När fakturorna har tolkats hamnar de under Leverantörsfakturor - Inkomna fakturor och du kan gå in och skapa fakturor.

Fakturor skickade via e-post tolkas direkt när de kommer in till Fortnox. För pappersfakturor direkt till Excela tillkommer tid för posthantering. Om postala fakturor kommer in innan kl. 10 sker tolkning och verifiering av innehållet samma arbetsdag, maximalt kan det ta upp till slutet av nästkommande arbetsdag.

Den information som tolkas är:

• Organisationsnummer
• Plusgiro
• Bankgiro
• IBAN
• BIC (Swift)
• VAT-nummer
• OCR-nummer
• Fakturanummer
• Fakturadatum
• Förfallodatum
• Er referens
• Betalningsreferens
• Valuta
• Moms
• Totalbelopp

Det är extra viktigt att fält som används för att identifiera vilken leverantör från leverantörsregistret som fakturan är ifrån är korrekt inlagda i leverantörsregistret. Dessa är i tur och ordning Organisationsnummer, VAT-nummer, Bankgiro, Plusgiro och IBAN. Denna information används även för betalningar från Fortnox, för utlandsbetalningar krävs även IBAN och BIC (Swift). Därför hjälper Fortnox dig att uppdatera leverantörsregistret så fort det kommer en faktura som innehåller avvikande information.

För att granska eller redigera en tolkad faktura klickar du på den så öppnas fakturan i vyn för leverantörsfakturor. Här kan du ändra den tolkade informationen samt kontera fakturan, klicka sedan på Spara så skapas en ej bokförd faktura.

För att direkt registrera flera fakturor som är redo att importeras markerar du dem längst ut till vänster och klickar sedan på knappen Skapa fakturor som du hittar längst ner i högra hörnet. När leverantörsfakturan skapats kan den bokföras som vanligt. Använder du dig av Fortnox Leverantörsfakturaattest kommer först ett attestflöde att automatiskt kopplas på.

Kräver redigering

Blir fakturorna gulmarkerade innebär det att de kräver någon typ av redigering. T.ex. kan det vara att ingen leverantör identifierats, då får du välja att skapa en leverantör eller ange en befintlig leverantör.
Om du skapar ny leverantör kan du enkelt lägga upp leverantören genom att använda dig av den tolkade informationen. Om mer än en leverantör identifierats får du välja vilken du vill använda.
Innehåller fakturan information som skiljer sig mot den valda leverantören i leverantörsregistret får du välja vilken information som är korrekt och får därmed även ditt leverantörsregister uppdaterat. I vissa fall kan man därför behöva skapa mer än en leverantör för samma företag, t.ex. för att hålla ordning på olika betalningsmottagare.

Återskick av misslyckad tolkning

Om någon faktura från e-postflödet inte kunnat tolkas så återskickas den och visas i programmet som röd under filtret Misslyckade. Genom att föra muspekaren över triangeln som du hittar längst till höger i listan får du upp ett meddelande om varför den inte kunnat tolkas. T.ex. kan det bero på att bildfilen inte uppfyller kriterierna för en faktura eller att den är oläslig.
I det postala flödet återskickas fakturor om möjligt till den e-postadress som lagts upp under kontaktuppgifter ovidkommande post i inställningarna. Om en postal faktura inte kunnat scannas eller saknar nödvändig kundinformation på fakturan kommer den inte kunna återskickas ordinarie väg utan återskickas direkt till leverantören med ett följebrev som uppger anledningen. Dessa undantag kräver en manuell hantering. Fortnox förbehåller sig därför rätten att debitera dig som kund avseende återskick, se gällande prislista. Därför är det viktigt att du kommunicerar till dina leverantörer att de endast skall skicka fakturor till fakturaadressen.

Fakturor som ej kunde skickas för tolkning

I ett fåtal undantagsfall kan det inträffa att en uppladdad bild misslyckats att hanteras korrekt när den skulle skickas för tolkning. Sådana dokument samlas under ett eget filter som heter Kunde ej skickas i fliken Skicka för tolkning. Bilderna hamnar i detta filter om tolkningen inte genomförts inom 5 dygn från det att den skickades för tolkning, både om du manuellt klickat i och skickat dem eller vid användning av inställningen att automatiskt skicka för tolkning. Du kan om du vill skicka om dessa fakturabilder utan att det uppstår någon dubblett eller extra kostnad.

Om det skulle finnas dokument som inte tolkats inom 5 dygn så visas ett meddelande om det när du går in i vyn Inkomna fakturor eller Skicka för tolkning.

Checklista: Tolkning via e-postflöde

1. Gå in under Inställningar - Leverantörsfakturor - Digitalt flöde - Fakturatolkning för att få fram e-postadress för inkomna leverantörsfakturor
2. Om du vill att inkomna fakturor ska skickas direkt för tolkning, aktivera detta under inställningen för Digitalt flöde - Fakturatolkning
3. Meddela dina leverantörer den nya e-postadressen som de ska skicka fakturorna till. Glöm inte att upplysa dina leverantörer om att detta endast gäller originalfakturor och att varje faktura ska vara en fil. Alternativt ladda upp leverantörsfakturorna eller mejla in dem själv. 
4. Om du inte använder dig av den automatiska överföringen behöver du gå in under Leverantörsfakturor - Skicka för tolkning och skicka iväg de fakturor som ska tolkas.

Checklista: Tolkning via postalt flöde

1. Aktivera det postala flödet under Inställningar - Leverantörsfakturor - Digitalt flöde - Fakturatolkning.
2. När du fått bekräftelsemejlet om att tjänsten aktiverats informerar du dina leverantörer om den nya fakturaadressen som du finner i inställningarna under rubriken adressuppgifter för era leverantörer. 
3. Det är viktigt att att informera leverantören om att endast originalfakturor skickas hit och att dessa har korrekt adressuppgift på fakturan, dvs den nya adressen samt kund-ID

* Se förslag på brev att skicka ut till leverantör om adressändring/e-poständring längst ner i texten.

Checklista: Hantera tolkade fakturor

1. Gå in under Leverantörsfakturor - Inkomna fakturor och kontrollera att informationen tolkats korrekt.
2. Markera fakturorna som är redo att importeras och klicka på knappen Skapa fakturor.
3. Hantera eventuella fakturor som kräver redigering eller där tolkning misslyckats.
4. Fortsätt arbetet med dina leverantörsfakturor, dvs ev. attest samt bokföra och betala

Dokument som kan tolkas

Krav för epostfakturor

• Accepterade bildformat är PDF, TIFF (även TIF) och JPEG (även JPG).
• Maximal storlek 2,5MB per bild.

Krav för att hantera postala fakturor

• Leverantörsfakturan skall innehålla rätt fakturaadress samt Kund-ID

* Brevförslag/mall att använda för att skicka till leverantörer för ändring av adress samt e-post 

adressändring.docx