Fakturatolkning med bokföringsförslag i ett byråsamarbete

Med Fortnox fakturatolkning med bokföringsförslag tolkas leverantörsfakturorna direkt när de kommer till Fortnox och ett förslag på hur de ska bokföras presenteras.

Det här är en bra lösning för de klienter som har en bokföringslicens och i huvudsak vill sköta leverantörsfakturorna på egen hand. Naturligtvis kan klienten alltid ta hjälp av byrån när det behövs, genom att välja alternativet Få hjälp av byrån på underlaget. Du som konsult kan då se över underlaget innan det bokförs.

När en ny faktura kommit in så visas kortet Inkomna fakturor för klientanvändare med licens för Fortnox Bokföring. Kortet visas både i appen och i Lobbyn. Kortet visas oavsett om fakturan inkommit till Fortnox via e-faktura, e-post, laddats upp till Fortnox Arkivplats, tolkats via postalt flöde eller fotats i appen.

Priset för automatisk fakturatolkning är 4.90 kr per tolkad faktura. Debiteringen sker när konsulten eller klienten klickar på Spara, Få hjälp av byrån eller Bokför.

Mer information om hur din klient kommer igång med fakturatolkning med bokföringsförslag hittar du här: Fakturatolkning med bokföringsförslag‍ 

Till vilka klienter passar Fortnox fakturatolkning med bokföringsförslag?

Fortnox snabba tolkning med bokföringsförslag passar för de klienter som vill hantera leverantörsfakturaflödet på egen hand och primärt ta hjälp av byrån vid enskilda fakturor.
Vissa tillägg och justeringar kan i dagsläget inte göras på själva tolkningsunderlaget. När underlaget sparats kan dock både klienten och konsulten gå in på fakturan via webben och göra de tillägg och justeringar som önskas, exempelvis:

• Kostnadsställe och projekt
• Byte av attestflöde
• Er/vår referens
• Periodisering av kostnader

I dagsläget kan din klient inte använda tolkningen om de samtidigt har Fortnox Lager.
Vi jobbar på för fullt med att vidareutveckla tjänsten, så många förbättringar kommer att ske längs vägen.

Hur går det till?

1. Klienten eller du som konsult aktiverar fakturatolkningen.

Fakturatolkningen kan aktiveras via klientens lobby, webbinställningar eller Fortnox App. Du som konsult kan enbart aktivera funktionen via din klients webbinställningar. 

I lobbyn aktiveras funktionen genom att klicka på kortet Tolkad på ett ögonblick, bokförd med ett klick!. Följ sedan guiden för att aktivera. I ett av stegen får klienten bekräfta att hen stämt av med sin byrå att tjänsten passar bra i det samarbetsupplägg som valts.

Aktivering via webbinställningar görs under Kugghjulet, Leverantörsfakturor - Digitalt flöde - Fakturatolkning. Välj Fakturatolkning med bokföringsförslag. 

Vid aktivering via Fortnox App loggar klienten in i appen och klickar på det informationskort som finns om fakturatolkning. Från kortet går klienten igenom en aktiveringsguide med mer information. I ett av stegen får klienten bekräfta att hen stämt av med sin byrå att tjänsten passar bra i det samarbetsupplägg som valts.

När klienten aktiverat funktionen via app eller webb går det ut ett e-postmeddelande till de (max) fem mest aktiva konsulterna för klienten. Urvalet görs utifrån denna prioriteringsordning (där det kan finnas flera konsulter inom respektive steg):

1. Konsulten har behörigheter till leverantörsfakturor på klienten

2. Konsulten är systemadministratör på klienten

3. Konsulten är klientansvarig på klienten i Digital byrå

4. Användaren är systemadministratör på byrån

Så här ser e-postmeddelandet ut:

2. En faktura inkommer och sparas eller bokförs
När en ny faktura kommit in så visas detta för klienten genom kortet Inkomna fakturor i appen och Lobbyn. Kortet visas oavsett om fakturan inkommit till Fortnox via e-faktura, e-post, laddats upp till Fortnox Arkivplats, tolkats via postalt flöde eller fotats i appen.

För att kunna se kortet behöver klienten ha licens för Fortnox Bokföring med behörighet att Spara leverantörsfaktura och Skicka för tolkning. Om klienten inte ska kunna bokföra fakturorna kan detta styras genom att klienten endast har behörighet för att Spara, ej Bokföra. Med detta upplägg kan ni styra så att klienten är den som inledningsvis hanterar fakturorna, men att det är en konsult som bokför dem.
Konsulten kan se vilka fakturor som finns tolkade, men som ännu inte hanterats av klienten. Detta göras via tjänsten Digitala registreringar: inkomna fakturor.

Få hjälp av byrån
Även om klienten har behörighet att bokföra fakturorna, kan det finnas fall när hen vill att konsulten uttalar sig innan detta görs. Alternativet Få hjälp av byrån kan då användas från fakturaunderlaget:

Tjänsten Leverantörsfakturor - Digitala inkomna förfrågningar skapas automatiskt första gången din klient önskar hjälp från byrån, en aktivitet per förfrågan. Aktiviteten benämns Digitala inkomna förfrågningar: Lev.faktura: X.

När klienten väljer Få hjälp av byrån så är det även obligatoriskt med en kommentar för att förklara vad fakturan gäller, så att du som redovisningskonsult kan bokföra korrekt. Kommentaren skickas i meddelandetjänsten till redovisningskonsulter som har tillgång till leverantörsfakturan. Meddelandet kopplas också till den leverantörsfaktura där förfrågan gjordes och kan kommas åt därifrån av konsulter som har tillgång till fakturan. Meddelandet visas även i samlingsvyn på klientkortet.

Till vilka skickas meddelanden vid förfrågningar?

Initialt skickas meddelandet i samband med inkommen förfrågan till de senast inloggade som har tillgång till leverantörsfakturan, alternativt är systemadministratör på klienten samt handläggare för tjänsten Leverantörsfakturor - Digitala inkomna förfrågningar.
I andra hand väljs de konsulter som har tillgång till leverantörsfakturan på klienten och i tredje hand de konsulter som är systemadministratörer på klienten. Finns inget av ovanstående så skapas meddelandet ändå och återfinns på leverantörsfakturan på klienten, men utan mottagare. Meddelandet skickas till max 5 mottagare.
Om en konsult får meddelanden i samband med förfrågningar men inte vill få dessa, kan behörigheterna för konsulten ses över på klienten. Det gäller då behörigheterna för leverantörsfaktura. Konsulten behöver också tas bort som handläggare på tjänsten. Det motsatta gäller om någon som inte får meddelandet ska få notiser i meddelandetjänsten.