Inställningar - Digitalt flöde - Fakturatolkning

Slipp den manuella hanteringen av inkomna fakturor och få dem tolkade och automatiskt registrerade – redo för dig att bokföra med ett enda klick.

För att kunna använda dig av fakturatolkningen behöver du först gå igenom inställningarna som du hittar under kugghjulet uppe till höger i programmet. Välj Leverantörsfakturor och klicka sedan på Digitalt flöde - Fakturatolkning. 

Skicka automatiskt inkomna fakturor för tolkning

Här väljer du om fakturorna automatiskt ska skickas iväg för tolkning så fort de hamnar i mappen Leverantörsfakturor eller om du själv vill gå in under fliken Leverantörsfakturor - Skicka för tolkning för att skicka. Om du valt Fakturatolkning eller Fakturatolkning med bokföringsförslag, så skickas de iväg när de laddats upp eller inkommit i mappen för leverantörsfakturor via e-post till din inbox för leverantörsfakturor.

Postalt tolkningsflöde via Excela

Vill du att fakturorna ska skickas direkt till Excela för tolkning och arkivering aktiverar du det i inställningarna. Genom att fakturorna skickas direkt till Excela behöver du alltså inte ta emot fakturorna i pappersformat alls utan enbart godkänna och bokföra dem i Fortnox. Istället för att skicka fakturorna skickar din leverantör dem direkt till Excela som öppnar, skannar, verifierar och arkiverar de postala fakturorna i 10 år. Skulle du av någon anledning behöva dem i pappersformat i efterhand finns de alltså i enlighet med bokföringslagen. När fakturorna är tolkade hamnar de under fliken Leverantörsfakturor - Inkomna fakturor och du behöver enbart godkänna och bokföra fakturorna. Det postala tolkningsflödet kostar 9,90 kronor/faktura.

För att kunna använda dig av det postala tolkningsflödet behöver dina leverantörer ditt kund-ID hos Excela. Detta får du genom att aktivera det postala tolkningsflödet i inställningarna Digitalt flöde - Fakturatolkning och Excela har godkänt dina uppgifter. Du behöver alltså inte själv kontakta Excela utan det sker automatiskt när du sparar inställningarna i Fortnox. Det skickas en e-post och en programnotis vid aktivering hos Excela vilket normalt sett sker nästkommande arbetsdag men kan ta upp till tre arbetsdagar. Aktuell status visas hela tiden i inställningarna.

När tjänsten aktiverats ser du hela adressen inklusive Kund-ID till höger i inställningarna. Denna adress kan du ge till dina leverantörer så att de skickar orginalfakturorna dit i fortsättningen. Observera att det enbart är en fakturaadress, du bör inte addressändra till denna adress och dina leverantörer bör inte använda den för andra syften då det medför att du inte får all din post. Det är alltså enbart fakturor som skall skickas till din adress hos Excela, inte reklamblad, fakturakopior, påminnelser, inkassokrav, följesedlar, ordersedlar eller annan post. Scanningsbar sådan klassas som ovidkommande post och återskickas med fördröjning mot avgift, se prislista.

Det som klassas som reklam kasseras. Kund-Id utgör alltså en del utav dina adressuppgifter och måste anges i adressfältet på varje faktura, inte bara på kuvertet.

Ovidkommande post

Om någon leverantör skulle skicka något annat än en faktura till dina adressuppgifter hos Excela kommer de skanna och mejla, alternativt skicka, vidare informationen till de adressuppgifter du har fyllt i för ovidkommande post. Exempel på ovidkommande post kan vara en produktkatalog som din leverantör skickat till din fakturaadress hos Excela.

Du kommer att få mejl från "aterskick(a)privatgirot.se" med information om de har tagit emot någon ovidkommande post. Om de inte har mottagit något så kommer det stå "Det finns inget att returnera idag" i mejlet.

Avsluta med att spara dina inställningar.

Här kan du läsa mer: Fakturatolkning‍