Anonymisering - Räkenskapsår

I syfte att följa GDPR kan du i Fortnox anonymisera personuppgifter.

Obs! att personuppgifter får behandlas om det är nödvändigt för att uppfylla en rättslig förpliktelse exempelvis bokföringsskyldigheten enligt bokföringslagen. Det åligger dig som personuppgiftsansvarig att veta vilka lagar du behöver följa enligt svensk och europeisk lag.

När du väljer att anonymisera tas all information och spårning av uppgifter som kan vara direkt eller indirekt kopplade till en individ bort.
Du kan välja att anonymisera en dokumenttyp per räkenskapsår eller alla.
De dokumenttyper som du kan välja att anonymisera är:

* Verifikationer
* Leverantörsfakturor
* Kundfakturor
* Ordar
* Offerter
* Periodiseringar

Obs! En genomförd anonymisering går inte att ångra, utan uppgifterna som tas bort går förlorade.

Dokumenttyper

Verifikationer

De fält som kommer att anonymiseras, det vill säga där uppgifter tas bort, på verifikationen är:

* Beskrivning
* Kostnadsställe
* Projekt
* Transaktionsinfo
* Kommentar
* Periodiseringsmodalen (KS/PR/Transaktionsinfo samt periodiseringsverifikation)
* Kopplade dokument raderas

För att kunna anonymisera räkensaksårets verifikationer måste följande vara uppfyllt:

* Att alla periodiseringar skapade utifrån en verifikation är utförda.
* I de fall bokföringsattest används för räkenskapsåret, måste alla verifikationer vara attesterade

Exempel på verifikation innan anonymisering:

Samma verifikation efter anonymisering:

Leverantörsfakturor

De fält som kommer att anonymiseras, det vill säga där uppgifter tas bort, på leverantörsfakturan är:

* Leverantörsnamn
* Leverantörsnummer
* Kostnadsställe (kod samt benämning)
* Projekt (kod samt benämning)
* Vår referens
* Er referens
* Transaktionsinfo
* Kommentar
* Periodiseringsmodalen (KS/PR/Transaktionsinfo i modalen)
* Kreditupplysning (Hämtas utifrån fakturans leverantör, försvinna från fakturan om man tar bort leverantören. Kund/lev-register får ansvara för att radera upplysningar)
* Kopplade dokument/bild/fil raderas

För att kunna anonymisera räkenskasårets leverantörsfakturor måste följande vara uppfyllt:

* Leverantörsfaktura måste vara makulerad eller slutbetald
* Alla periodiseringar skapade utifrån leverantörsfakturan måste vara utförda

Tänk på att om du har skapat en anläggningstillgång från en leverantörsfaktura och du ännu har ej utförda avskrivningar så kommer ändå leverantörsfakturan att kunna anonymiseras.

Kundfakturor

Med kundfakturor avses följande typer av faktura - kundfaktura, kreditfaktura, avtalsfaktura, räntefaktura, kontantfaktura och tidfaktura

De fält som kommer att anonymiseras, det vill säga där uppgifter tas bort, på kundfakturan är:

* Kundnamn (Både i fältet "Kund" och "Namn")
* Kundnummer
* Kostnadsställe (kod samt benämning)
* Projekt (kod samt benämning)
* Artikelbenämning
* Vår referens
* Er referens
* Etiketter
* Kommentar
* Periodiseringsmodalen (Anonymisera följande fält KS/PR/Transaktionsinfo i modalen)
* Ert Ordernummer
* Fakturaadress
* Fakturaadress 2
* Leveransadress
* Leveransadress 2
* Postnummer under både leveransuppgifter och kunduppgifter
* Ort under både leveransuppgifter och kunduppgifter
* Land under både leveransuppgifter och kunduppgifter
* Telefon
* Organisationsnummer
* Fakturatext
* Husarbete (Personnummer, Namn, Fastighetsbeteckning/Lägenhetsnr, BRF:s org.nr )

För att kunna anonymisera räkensaksårets kundfakturor måste följande vara uppfyllt:

* Kundfakturan måste vara makulerad eller slutbetald.
* Alla periodiseringar skapade utifrån kundfakturan måste vara utförda.
* För att anonymisera fakturor som är skickade med Fortnox Finans, kontakta finans@fortnox.se

Ordrar

Med order avses restorder och order.

De fält som kommer att anonymiseras, det vill säga där uppgifter tas bort, på order är:

* Kundnamn (Både i fältet "Kund" och "Namn")
* Kundnummer
* Kostnadsställe (kod samt benämning)
* Projekt (kod samt benämning)
* Artikelbenämning
* Vår referens
* Er referens
* Etiketter
* Kommentar
* Kreditupplysning.
* Ert Ordernummer
* Fakturaadress
* Fakturaadress 2
* Leveransadress
* Leveransadress 2
* Postnummer under både leveransuppgifter och kunduppgifter
* Ort under både leveransuppgifter och kunduppgifter
* Land under både leveransuppgifter och kunduppgifter
* Offerttext
* Husarbete (Personnummer, Namn, Fastighetsbeteckning/Lägenhetsnr, BRF:s org.nr )
* Telefon
* Organisationsnummer

För att kunna anonymisera räkensaksårets ordrar måste följande vara uppfyllt:

* För att anonymisera en order ska den vara antingen makulerad eller faktura skapad.

Offerter

De fält som kommer att anonymiseras, det vill säga där uppgifter tas bort, på offert är:

* Kundnamn (Både i fältet "Kund" och "Namn")
* Kundnummer
* Kostnadsställe (kod samt benämning)
* Projekt (kod samt benämning)
* Artikelbenämning
* Vår referens
* Er referens
* Etiketter
* Kommentar
* Ert Referensnummer
* Fakturaadress
* Fakturaadress 2
* Leveransadress
* Leveransadress 2
* Postnummer under både leveransuppgifter och kunduppgifter
* Ort under både leveransuppgifter och kunduppgifter
* Land under både leveransuppgifter och kunduppgifter
* Offerttext
* Husarbete (Personnummer, Namn, Fastighetsbeteckning/Lägenhetsnr, BRF:s org.nr )
* Organisationsnummer
* Telefon

För att kunna anonymisera räkenskapsårets offerter måste följande vara uppfyllt:

* Offerten måste måste antingen vara makulerad eller order skapad.

Periodiseringar

När man anonymiserar periodiseringar kommer fältet beskrivning i listan över periodiseringar att anonymiseras, dvs uppgiften tas bort. Själva verifikationen för den utförda periodiseringen anonymiseras via toggeln för Verifikationer.
För att kunna anonymisera räkenskapsårets periodiseringar måste periodiseringen vara utförd eller borttagen.

Behandlingshistorik

När ett eller flera dokumenttyper anonymiseras loggas detta i behandlingshistoriken, med när det är gjort, vilken användare samt vilken eller vilka och hur många dokumenttyper som anonymiserats.