Frågor och svar - Januari 2023

FAQ - Lönekörning

Nytt löneår och nya löneperioder

I samband med årsskiftet behöver du skapa ett nytt löneår innan du kan börja med ditt lönearbete i Fortnox Lön, det gör du under Inställningar - Lön - Löneår. Programmet upplyser dig om detta efter årsskiftet om löneåret inte finns skapat. Samtidigt som löneåret skapas så skapas det även upp nya löneperioder, kontrollera så att alla datum stämmer i era löneperioder under Inställningar - Lön - Löneperioder. Är det fel datum i de perioder som finns uppskapade så rekommenderar vi att du skapar perioderna på nytt istället för att ändra i de löneperioder som redan är skapade. 
Läs mer i Inställningar - Löneperioder.

Nya värden och uppgifter för 2023

Följande uppgifter har uppdaterats eller är helt nya för 2023:

• Milersättningar
• Inrikes traktamente skattefritt
• Ny kolumn 7 i samtliga skattetabeller
• Uppgift om arbetsplatsens adress och ort på individuppgiften i arbetsgivardeklarationen (AGI)

Läs vår checklista för att se vad du behöver göra i programmet: Tips inför årsskiftet‍ 

Milersättningar och traktamenten i samband med årsskiftet

När det gäller utbetalning av traktamente och reseersättning för tjänsteresor så är Skatteverkets uppfattning att det är arbetstagarens avdragsrätt enligt inkomstskattelagen som styr vilka belopp som gäller. Detta då man vid beräkning av arbetsgivaravgifter och skatteavdrag hänvisar till vad den anställde har för avdragsrätt. När det gäller avdragsrätten så styrs den till vilket inkomstår resan är gjord. Så det är beloppen för 2022 som gäller om resan är gjord under 2022 oavsett att utbetalning sker 2023.

Under Inställningar - Lön - Ersättningar är programmet uppdaterat med de nya milersättningarna som gäller från 1 januari 2023. Har du ersättningar som avser 2022 men som betalas ut under 2023 så kan du justera dessa värden manuellt. Tänkt på att ändra tillbaka dessa när du har betalat ut ersättningarna för 2022.

Du kan även justera det skattefria och skattepliktiga beloppet direkt på lönearterna i lönekörningen. Ändrar du här påverkar det enbart det aktuella lönebeskedet.

Uppgifter om arbetsplatsens adress och ort i AGI:n

Nytt för 2023 är att det har kommit nya krav från Skatteverket om att arbetsgivare ska anmäla uppgift om arbetsplatsens adress och ort i individuppgiften (AGI) om den anställde bara haft ett tjänsteställe under redovisningsperioden. Uppgiften börjar gälla från och med redovisningsperioden i januari 2023. 

Under Register - Personal, öppna den anställdes personalkort och välj Rapportering - Skatteverket, finns nya fälten Arbetsplatsens gatuadress och Arbetsplatsens ort. Dessa fält hämtar uppgifter från Företagsuppgifterna, stämmer inte dessa så ändrar du manuellt till den uppgift som ska redovisas på individuppgiften i arbetsgivardeklarationen. För mer information kring denna ändring gå till Skatteverket.

Hur rättar jag en lön eller registrering som blivit fel bakåt i tiden?

I kalendariet kan du enkelt ta bort eller ändra registreringen, direkt på dagen där det blivit fel. Är dagen redan överförd till lönekörningen gör programmet automatiskt en rättelse på nästa lönebesked som skapas. Läs mer i Ändra tidigare frånvaroregistrering.

Har lönearten som blivit fel registrerats manuellt direkt på den anställdes lönebesked i lönekörningen? Då använder du till exempel samma löneart men registrerar den med omvänt tecken för att rätta. Var uppmärksam så du följer Skatteverkets regler beroende på vad det är för rättelse som görs. 

Har du anställda med 0-schema och ska registrera frånvaro.

Under Inställningar - Lön - Kalendarium finns inställningen Frånvarobaserat nollschema, sätter du ja på den så kommer det automatiskt att genereras schematid på dagen i kalendariet vid registrering av frånvaro. Schematiden som skapas motsvarar det antal frånvarotimmar som anges vid registreringen. Det innebär att om frånvaron inte avser hela dagen så måste du lägga in schematiden manuellt på dagen i kalendariet för att beräkningen ska bli korrekt på lönebeskedet. 

Kan inte skapa eller förhandsgranska lönebeskedet då det finns preliminära semesterdagar

Om man börjar registrera semester i kalendariet på kommande semesterår innan man har gjort semesterårsavslutet så blir dessa semesterdagar preliminära. Det är när semesterårsavslutet är gjort som programmet säkert vet vilken typ av semesterdagar den anställde har på nya semesteråret. Då kommer de preliminära semesterdagarna uppdateras med om de blir betalda, sparade, förskott eller obetalda dagar i samband med semesteruttaget. Det är först då som man kan förhandsgranska eller skapa lönebesked på den anställde för den perioden.

Hur gör jag en slutlön om sista ordinarie lönebeskedet är negativt?

Ska ni kvitta den negativa skulden mot slutlönen enligt överenskommelse med anställd eller i ert avtal så behöver du göra en manuell slutlön. Följ stegen i Skapa slutlön manuellt.

Varför ser jag inte den anställda när jag ska skapa lönekörningen?

Har du angett ett slutdatum på den anställdes personalkort och försöker skapa ett lönebesked i en period som är utanför anställningsdatumet behöver du markera Visa inaktiva under Skapa ny i lönekörningen för att få upp den anställde i listan.

Vi ska börja med Fortnox Lön, kan jag importera personal från mitt tidigare löneprogram? 

Om du tidigare arbetat med ett annat löneprogram så finns det möjlighet att importera ditt tidigare personalregister in i Fortnox Lön. Läs mer här om hur det går i Import av personalregister i Fortnox Lön. 

Jag byter till Fortnox Lön från Visma Lön, vilka uppgifter kan jag få över?

Du kan importera arbetsschema och personal från Visma Lön 300/600 till Fortnox lön. Det görs via utskrifterna Arbetsschema och Personalkort som du skapar i Visma Lön och sparar som PDF. Läs mer i Inför inläsning av Visma Lön 300/600 - Personalkort så du är väl förberedd inför ditt byte.

Hur hanterar Fortnox lön arbetsgivaravgifter för ungdomar?

Programmet hanterar detta automatiskt i samband med lönekörningen, då vi kikar på den anställdes personnummer och de regelverk som är aktuellt från skatteverket. Som arbetsgivare behöver du inte betala arbetsgivaravgift för en anställd om bruttolönen inklusive eventuellt förmånsvärde understiger 1 000 kr under inkomståret. Fortnox Lön beräknar arbetsgivaravgifter först när den anställdes lön överstiger 1000 kr under inkomståret, den så kallade 1000-kr regeln. 

FAQ - Semester

Hur gör man semsterberedning/semeserårsavslut?

Semesteråret kan ha olika datumintervaller. Antingen 1 Januari till 31 December eller 1 April till 31 Mars. Beroende på vilket semesterår ert företag har så kan du följa nedan artikel. I samband med årsskiftet är det semesterårsavslut för perioden januari - december som är aktuell. Har ni april - mars som semesterår, görs semesterårsavslutet efter 1 april.
Checklista vid semesterårsavslut januari-december
Checklista vid semesterårsavslut april-mars

Semesterskuldista till bokföringen per 31 december

Har ni ett räkenskapsår som följer kalenderåret så behöver du ta ut en semesterskuldlista per 31 december.
Om du bokför semesterskulden varje månad så finns semesterskulden uppbokad i bokföringen och en semesterskuldlista finns sparad under Lönekörning - Bokföring under bokförda.
Du kan även ta ut en semesterskuldlista i semesterberedningen, läs mer i Bokföra semesterskuld. 

Hur gör jag en slutlön om sista ordinarie lönebeskedet är negativt?

Ska ni kvitta den negativa skulden mot slutlönen enligt överenskommelse med anställd eller i ert avtal så behöver du göra en manuell slutlön. Följ stegen i Skapa slutlön manuellt.

Hur beräknas värdet på semesterlön och semesteravdrag?

- Löneart 223 - Semester årets månadsavlönad tar hänsyn till:

• Månadslönen under Register - Personal - Löneuppgifter
• Sysselsättningsgrad från Register - Personal - Semester - Betalda dagar
• Procentsats i Lön per dag i % under Register - Avtal för löner från ert avtal
• Procentsats i Semestertillägg i % under Register - Avtal för löner från ert avtal om ni har Nej på att Betala ut semestertillägg separat.
• Faktor uttaget som beräknas på den anställdes arbetsdagar per vecka och finns under Register - Personal - Anställning - Arbetsdagar.
  Beräkningen blir: Månadslönen * sysselsättningsgrad * lön per dag i % * semestertillägg i % * faktor uttag. 

- Löneart 225 - Semesterlöneavdrag månadslön används för anställd med månadslön. Den beräknas på den månadslön som gäller vid frånvarons tillfälle * Lön per dag i % från inställningarna på ert avtal under Register - Avtal för löner. 

- Löneart 22 - Semesterlön årets, timlön som används på timavlönade så hämtas värdet från Lön per dag för semesterdagen från Register - Personal - Semester.

- Löneart 2202 - Semesterlöneavdrag, timlön gör avdrag med den anställdes timlön med det antal timmar den anställde skulle ha arbetat. 

Varför har jag olika värden på semesterlön och semesteravdrag?

Lönearterna som används i samband med att den anställde tar ut semesterdagar tar hänsyn till olika saker. Lönearten för semesterlön tittar bland annat på den anställdes sysselsättningsgrad på intjänandeåret medans lönearten för avdraget går på aktuell sysselsättningsgrad. Har den anställde ändrat sysselsättningsgrad så den är olika på intjänandeåret för dagarna mot nuvarande sysselsättningsgrad på uttagsåret när dagarna tas ut så kan det vara en orsak till att semesterlön och semesteravdrag skiljer. 

En annan orsak kan vara om ni på anställda med sammalöneregeln betalar ut semestertillägget i samband med att semesterdagarna tas ut så är tillägget inräknat i beloppet på löneart 223 som betalar ut semesterlönen vilket kan vara en orsak till varför beloppen för semesterlön och semesteravdrag är olika. 

Här beskriver vi vad de olika lönearterna vid semesteruttaget tar hänsyn till:

- Löneart 223 - Semester årets månadsavlönad tar hänsyn till:

• Månadslönen under Register - Personal - Löneuppgifter
• Sysselsättningsgrad från Register - Personal - Semester - Betalda dagar
• Procentsats i Lön per dag i % under Register - Avtal för löner från ert avtal
• Procentsats i Semestertillägg i % under Register - Avtal för löner från ert avtal om ni har Nej på att Betala ut semestertillägg separat.
• Faktor uttaget som beräknas på den anställdes arbetsdagar per vecka och finns under Register - Personal - Anställning - Arbetsdagar.

Beräkningen blir: Månadslönen * sysselsättningsgrad * lön per dag i % * semestertillägg i % * faktor uttag. 

- Löneart 225 - Semesterlöneavdrag månadslön används för anställd med månadslön. Den beräknas på den månadslön som gäller vid frånvarons tillfälle * Lön per dag i % från inställningarna på ert avtal under Register - Avtal för löner. 

- Löneart 22 - Semesterlön årets, timlön som används på timavlönade så hämtas värdet från Lön per dag för semesterdagen från Register - Personal - Semester.

Löneart 2202 - Semesterlöneavdrag, timlön gör avdrag med den anställdes timlön med det antal timmar den anställde skulle ha arbetat. 

Hur sammalöneregeln och procentregeln beräknas?

Sammalöneregeln används enbart på anställda som har samma fasta månadslön (eller veckolön) varje månad. 

• Semesterlönen enligt sammalöneregelns formel:
  ((Månadslön heltid * sysselsättningsgraden) *Lön per dag i %) *faktor uttag
• Semesterlönetillägget beräknas enligt formeln:
  ((Månadslön heltid * sysselsättningsgraden) * Semestertillägg i %) * faktor uttag

Procentregeln används alltid på anställda med timlön. Regeln kan även användas på anställda med månadslön där huvuddelen av lönen är t.ex provisionsbaserad och ändrar sig från månad till månad eller om en anställd med månadslön har gått upp och ner i sysselsättningsgrad under intjänandeåret. 

• Semesterlön per dag enligt procentregelns formel:
  ((Lön totalt + (beräknad snittlön per dag * semestergrundande frånvarodagar) * semesterersättning i %) / antal betalda semesterdagar)

Du kan läsa mer om de olika beräkningarna i Semesterberedning - förklaringar och uträkningar.

Varför blir semesterdagarna obetalda och inte betalda?

Obetalda dagar plockas när det inte finns några kvarvarande Betalda, Sparade eller Förskottsdagar på den anställdes personalkort. Detta kontrollerar du under Register - Personal - Semester - Semesterdagar i Kvarvarande dagar. 

• Kontrollera så det inte ligger flera registreringar med Frånvaro - Semester på samma dag i Kalendariet på den anställde. 
• Om du har registrerat Frånvaro - Semester i Kalendariet på det nya semesteråret innan ni har gjort ett semesterårsavslut så fortsätter semesterdagarna att plockas från det gamla semesteråret. Har den anställde använt alla semesterdagar så övergår det till slut att bli obetalda dagar. Det är i samband med semesterårsavslutet som personalkortet uppdateras med de nya intjänade dagarna som ska plockas ut under det nya semesteråret. Har du missat att göra semesterårsavslut, se nästa fråga. 

Hur gör jag om vi har missat att göras ett semesterårsavslut?

Vid årsskiftet släpptes en ny hantering för semesterdagar som registreras i kalendariet på kommande semesterår innan man har gjort semesterårsavslut så blir dessa semesterdagarna preliminära. 

• Hantering vid preliminära semesterdagar: 
  Har ni enbart registrerat semesterdagar och det står (Preliminär) på dessa så behöver ni inte göra något mer än semesterårsavslutet. Det är när semesterårsavslutet är gjort som programmet säkert vet vilken typ av semesterdagar den anställde har på nya semesteråret. Då kommer de preliminära semesterdagarna uppdateras med om de blir betalda, sparade, förskott eller obetalda dagar i samband med semesteruttaget.
  
  
• Hantering vid semesterdagar där det inte står (Preliminär) på registreringen.

1. Om det finns semesterdagar registrerade i Kalendariet på det nya semesteråret där det inte står (Preliminär) på registreringen så behöver du först radera dessa registreringar.
2. Därefter registrerar du semesterdagarna på nytt, dagarna kommer då bli preliminära semesterdagar. 
3. Nu kan du skapa semesterberedningen och ta ut en semesterskuldlista. Se här hur du gör detta steg: Skapa semesterberedning/semesterårsavslut 
4. Genomför semesterårsavslutet. Markera dina anställda i listan och klicka på knappen Semesterårsavslut. I samband med semesterårsavslutet kommer de preliminära semesterdagarna att ändras till rätt typ av semesterdag då semesterdagarna har uppdaterats för det nya semesteråret på den anställdes personalkort.

Varför tjänar en anställd in färre semesterdagar än sin semesterrätt?

Det finns lite olika anledningar till att den anställde inte tjänar ihop till sin fulla semesterrätt.

• Om den anställde har frånvarodagar under intjänandeåret som inte är semestergrundande så påverkar det antalet dagar som tjänas in. Exempel på det är tjänstledighet, föräldraledighet över 120/180 dagar samt sjukfrånvaro på mer än 180 dagar. Detta kan kontrolleras i kalendariet eller i en semesterberedning per semesterårets till och med datum. Under Underlag på Ej semestergrundande kalenderdagar - Hela dagar som påverkar antal semesterdagar är dagarna i så fall inräknade i antalet. Läs mer om Ej semestergrundande frånvaro. 
• Den anställde kan vara så kallad intermittent, det vill säga arbetar färre än 5 dagar i veckan enligt schemat. Antal arbetsdagar enligt schemat visas under Register - Personal - Anställning - Arbetsdagar. Den anställde får då ett faktoruttag som är större än 1.Du kan läsa mer om beräkningen för intermittent deltid här: Semesterberedning - Förklaringar och uträkningar - Intermittent deltid  

För att kontrollräkna detta så kan du klicka in dig på din semesterberedning och se alla underlag och värden som beredningen utgår ifrån. Här finns även formler i många av fälten om du håller muspekaren över frågetecknet.

Vart hittar jag mina semesterinställningar?

Dessa hittar du under Register - Avtal för löner. Klicka in på de avtal du vill kontrollera och välj sedan semester för att se de inställningar som ni valt för detta avtal. 

Hur betalar jag ut semestertillägget? 

- När man följer Sammalöneregeln så har man bibehållen månadslön även när man har semester men man får ett semestertillägg per semesterdag. Detta betalas antingen ut i samband med att man tar ut sin semesterdag eller kan man betala ut semestertillägget för alla betalda semesterdagarna separat. Anställda med  procentregeln har inget semestertillägg då det inte finns i den semesterregeln utan enbart för anställda med Sammalöneregeln. 

- Har du Ja på inställningen Semestertillägget betalas ut separat på avtalet under Register - Avtal för löner kontrollera så att ni har betalat ut semestertillägget för alla betalda dagarna innan semesteråret är slut. 

Läs mer om semestertilläggets inställningar och hur man betalar ut semestertillägget i Utbetalning av semestertillägget

Varför saknas personer på min semesterskuldlista nu när jag ska betala ut semestern?

Har du gjort slutlön på den anställde via slutlöneguiden i programmet så får den anställde automatiskt Nej på Ska ingå i semesterberedningen och då kommer den anställde inte med till semesterskuldlistan längre eftersom skulden betalats ut. Denna inställning hittar du under Register - Personal - Semester - Inställningar till semesterberedningen. 

Det står att semesterdagen är Preliminär i kalendariet

Om man börjar registrera semester i kalendariet på kommande semesterår innan man har gjort semesterårsavslutet så blir dessa semesterdagar preliminära. Det är när semesterårsavslutet är gjort som programmet säkert vet vilken typ av semesterdagar den anställde har på nya semesteråret. Då kommer de preliminära semesterdagarna uppdateras med om de blir betalda, sparade, förskott eller obetalda dagar i samband med semesteruttaget. Det är först då som man kan förhandsgranska eller skapa lönebesked på den anställde för den perioden.

Semesterårsavslut behöver göras då det finns preliminära semesterdagar registrerade i kalendariet.

Om man börjar registrera semester i kalendariet på kommande semesterår innan man har gjort semesterårsavslutet så blir dessa semesterdagar preliminära. Det är när semesterårsavslutet är gjort som programmet säkert vet vilken typ av semesterdagar den anställde har på nya semesteråret. Då kommer de preliminära semesterdagarna uppdateras med om de blir betalda, sparade, förskott eller obetalda dagar i samband med semesteruttaget. Det är först då som man kan förhandsgranska eller skapa lönebesked på den anställde för den perioden.

Ändrad sysselsättningsgrad under året vid innevarande intjänandeår

Har du en anställd som har ändrat sysselsättningsgrad där man tjänar in semesterdagarna under samma period som man tar ut dom som betalda dagar, även kallat innevarande intjänandeår. Då behöver du se över sysselsättningsgraden och justera den manuellt för de betalda dagarna. Den genomsnittliga sysselsättningsgraden för de betalda dagarna på innevarande året lägger du in under Register - Personal - Semester för de Betalda dagarna i fältet Sysselsättningsgrad. Läs mer i Semesterfliken i personalkortet.