Digital inlämning och låsning i Årsredovisning

Här hjälper vi dig som konsult att komma igång snabbt och smidigt med den Digitala inlämningen i Fortnox Bokslut & Skatt. För att kunna arbeta i Bokslut & Skatt med era kunder så behöver varje konsult en programlicens för Digital byrå. 

Steg för steg går vi igenom de viktigaste delarna.

Inställningar & grunduppgifter

Om du ska lämna in årsredovisningen digitalt är det viktigt att du inne i Årsredovisningen under fliken Inställningar & grunduppgifter väljer att inlämningen ska ske Digitalt. Det gör du genom att bocka i Digitalt och i rutan som dyker upp klicka på Fortsätt. Notera att ifall du väljer att ändra inlämningsmetod efter påbörjat arbete med årsredovisningen kommer du eventuellt att förlora befintlig data som du har lagt till. Du kommer i så fall behöva gå igenom hela årsredovisningen för att kontrollera innehållet och göra om vissa ändringar som du har gjort. Detta beror på att det finns betydande skillnader i formaten mellan den digitala och manuella inlämningen. 

Klarmarkera årsredovisning

För att skicka in årsredovisningen digitalt behöver du först stämma av alla de perioder som tillhör årsredovisningens räkenskapsår. Även alla perioder innan nuvarande räkenskapsår behöver vara avstämda och klarmarkerade. När alla perioder innan och tillhörande aktuellt räkenskapsår är hanterade kan ni klarmarkera årsredovisningen.

Har du för bolaget tidigare perioder som ni inte ska hantera inne i Bokslut & Skatt, kan du inne på bolagets klientinformation sätta ett startdatum då ni påbörjade arbete i Bokslut & Skatt. Vilket innebär att programmet inte tar hänsyn till ej avstämda perioder innan detta datum. För att sätta ett startdatum klickar du på företagsnamnet uppe till vänster. Här kan du sedan klicka på knappen Redigera uppe till höger. Här har du nu möjlighet att redigera klientinformation och därmed även välja ett startdatum för bolaget. 

Du kan nu bortse från att stämma av perioder innan valt startdatum i klienten. Du behöver nu även se till att resterande månader är klarmarkerade i avstämningen för att kunna klarmarkera årsredovisningen. En månad är avstämd när alla balanskonton är avstämda och en grön ikon bakom perioden dyker upp. 

Läs mer i Kom igång med Avstämning.

När alla perioder är hanterade och avstämda kan du nu klarmarkera årsredovisningen. För att klarmarkera hela årsredovisningen behöver du först välja sista månaden i räkenskapsåret uppe till höger. Klicka på statusen uppe i det vänstra hörnet, ändra denna till Inväntar granskning och därefter välja Klar. När detta är gjort kan du mötas av en ruta som visar ytterligare justeringar som kommer utföras i samband med att du nu klarmarkerar årsredovisningen. 

Kontrollera årsredovisning

Innan du kan påbörja den digitala inlämningen är det viktigt att kontrollera så att årsredovisningen är korrekt. Delar som är viktiga att kontrollera för att kunna påbörja inlämning och låsning av årsredovisning:

1. Kontrollera att Ort är ifyllt, personerna som ska skriva under är tillagda med Förnamn, Efternamn, Datum och Roll i fliken Underskrifter av årsredovisning.
2. Kontrollera att Ort och Datum är valt under fliken Årsstämmoprotokoll.
3. Kontrollera att Ort, Datum och att en Mall är vald. Förnamn och Efternamn behöver även vara tillagt under Elektronisk underskriven av. 

När dessa delar är kontrollerade kan du klicka på Påbörja inlämningen under fliken Digital inlämning och låsning för att påbörja inlämningen. 

För att skicka in årsredovisningen digitalt behöver du först godkänna Bolagsverkets avtal genom att klicka på OK. Här får du även information om vilka steg som behöver utföras på Bolagsverket efter att årsredovisningen blivit inskickad.

När avtalet med Bolagsverket är godkänt har du möjlighet att kontrollera årsredovisningen mot Bolagsverket. Detta gör du genom att klicka på Kontrollera. En validering mot bolagsverket utförs som innehåller eventuella fel eller varningar. Dessa eventuella fel eller varningar har du möjlighet att justera innan du låser årsredovisningen.

Lås årsredovisning

När du har kontrollerat årsredovisningen har du möjlighet att låsa årsredovisningen. Det gör du genom att klicka på knappen Lås årsredovisningen och en ny ruta dyker upp. I denna rutan behöver du fylla i texten LÅS för att knappen Lås ska bli aktiv.  

Årsredovisningen är nu låst och inga justeringar kan ske i årsredovisningen. Du hamnar nu i de sista delarna av den Digitala inlämningen, vilket är underskrift av årsredovisningen och inlämning av årsredovisningen. Vill du inte skicka in årsredovisningen utan istället utföra ytterligare justeringar i årsredovisningen har du möjlighet att klicka på knappen LÅS UPP längst upp i det vänstra hörnet. 

För att låsa upp årsredovisningen behöver du ange en anledning till upplåsningen av årsredovisningen innan knappen Lås upp blir aktiv. Du har nu möjlighet att återigen utföra justeringar i årsredovisningen. 

Underskrift och inlämning

När årsredovisningen är låst behöver årsredovisningen även skrivas under innan du kan gå vidare med inlämningen. För att signera årsredovisningen har ni i detta steg möjlighet att längst upp i det högra hörnet klicka på knappen Ladda ned årsredovisning för att ladda ned årsredovisningen som en PDF. 

Du kan sedan skicka årsredovisningen som PDF till alla giltiga undertecknare, antingen manuellt eller genom en digital signeringstjänst. Som Fortnox-kund har du möjlighet att beställa signeringstjänsten Cling via vår Marknadsplats. När årsredovisningen är signerad behöver du spara ned originalet, antingen digitalt i Digital byrå, annat lagringsutrymme eller fysiskt utskrivet.

När originalet är signerat behöver du endast intyga att årsredovisningen är underskriven innan du går vidare och skickar in årsredovisningen till bolagsverket. Du intygar detta genom att bocka i rutan bredvid texten Jag intygar att årsredovisningen är underskriven.

För att skicka in årsredovisningen till Bolagsverket klickar du på fliken Digital inlämning och låsning i menyn längst ut till vänster. Här klickar du sedan på knappen Lämna in till Bolagsverket och årsredovisningen skickas då digitalt till Bolagsverket och du möts till sist av en bekräftelse på att årsredovisningen har skickats.