Vanliga frågor - E-faktura

Fråga: Varför låser sig fältet för org.nr samt GLN?
Svar: När det finns en aktiv e-fakturakoppling så ska man inte kunna ändra detta. Behöver du justera GLN eller organisationsnummer måste du skapa en ny kund.


Fråga: Jag har skickat e-faktura till kund men den kommer fram som utskriftstjänst?
Svar: Kunden har ej besvarat den skickade e-fakturainbjudan inom 48 timmar, varvid fakturan istället går ut via utskriftstjänst så att kunden får sin faktura.


Fråga: Uppgifterna i EDI-katalogen stämmer inte alltid med de uppgifter jag fått från mottagaren?
Svar: Kontakta supporten som i sin tur kontaktar vår leverantör så korrigeras uppgifterna på den aktuella relationen.


Fråga: Jag har fått ett kopplingsdokument från mottagaren som jag inte vet hur jag ska fylla i?
Svar: Gå gärna igenom vår artikel E-faktura ordlista‍ där vi besvarar ett flertal av de vanligaste punkterna. Hittar du inte informationen där, kontakta supporten.


Fråga: Mottagare får ej exempelvis referensnummer på rätt ställe i sitt system?
Svar: Det finns ingen nationell standard för hur uppgifter ska tolkas i de olika affärssystemen när en fakturafil kommer in. Kunden måste då prova att fylla i ett annat fält och skicka om fakturan.

Skicka e-faktura till PEAB

När du ska skicka en e-faktura via Fortnox till PEAB är det ytterst viktigt att PEABs referensnummer finns med på fakturan, för att den ska kunna levereras till mottagaren. Referensnumret får du av PEAB och ska fyllas i i fältet Er elektroniska referens på fakturan. 

För att en korrekt koppling ska etableras är det också viktigt att fylla i fältet VAT-nummer inne på kundkortet innan ni skickar en inbjudan till PEAB.

Projektnummer vid e-faktura till Skanska

För att skicka e-faktura till Skanska så behöver ni först bjuda in Skanska och få OK från Skanska att kopplingen är aktiverad, och sedan Kontakta Fortnox Support‍ för att låta Crediflow aktivera kopplingen.
När du sedan ska skicka e-fakturan till Skanska måste projektnummer skickas med på ett speciellt sätt för att fakturan ska kunna levereras och bli godkänd. Därför finns det ett speciellt fält i Fortnox där rätt information ska anges. För att ange projektnummer på en e-faktura som ska skickas till Skanska gör du på följande sätt:

1. Gå in under Register och välj Kunder.

2. Välj din Skanska-kund.

3. Gå sedan till fliken Faktureringsuppgifter och öppna upp blocket E-dokument.

4. Skriv in taggen {PRJ} som identifierar kodsträngen i fältet Extrafält 1 e-faktura. (Om du vill ändra kod per faktura gå till steg 5.) Vill du använda samma kod för kunden så fyller ni i koden direkt efter taggen.

Viktigt att tänka på! Fältet måste börja med taggen {PRJ}, direkt efter anges projektnumret. Skrivs numret utan tagg så kommer du inte att kunna skicka e-fakturan. 

(Exempel: {PRJ}123-123-1023 är endast ett exempel på ett projektnummer och ej ett aktuellt sådant.) 

5. Om du istället vill ange koden per faktura så anger du den när du skapat fakturan. Skriv den i Extrafält 1 e-faktura under fakturauppgifter på fakturan.

Om du i steg 4 valt att skriva {PRJ} så kommer detta redan vara ifyllt och du behöver endast komplettera med projektnumret, om inte fyll i hela kodsträngen inklusive taggen.

Viktigt att tänka på! Fältet måste börja med taggen {PRJ}, direkt efter anges projektnumret. Skrivs projektnumret utan tagg så kommer du inte att kunna skicka fakturan.

Behöver du skapa en kreditfaktura till Skanska vill de även ha med vilket fakturanummer kreditfakturan avser. Detta skriver du in i samma fält på fakturan som projektnumret men anger istället {CRI}XXXX där xxxx bytas ut mot fakturanumret.

Detta betyder att du kan i fältet ha både projektnummer och fakturanummer: Exempel: {PRJ}xxxx-xxxxxxx-xxxx{CRI}xxxx