Checklista vid semesterårsavslut januari - december

Den här checklistan ska hjälpa dig att checka av allt du behöver göra i samband med ett semesterårsavslut för perioden 1 januari - 31 december. Har du semesterår april-mars, läs här: Checklista vid semesterårsavslut april - mars‍ 

Semesterhanteringen i Fortnox lön följer kontantregeln, så har du semesterår 1 januari – 31 december så är det löner som är utbetalda under den perioden som tas med i beredningen, oavsett när de är intjänade. Det innebär att du kan göra semesterårsavslutet så fort du är klar med alla utbetalningar fram till den 31 december. 

Den enda skillnaden som blir beroende på om du gör semesterberedning före eller efter den kommande januarilönen är om du har procentregeln och semesteruttag i december som ska betalas ut i januari. Har du gjort semesterårsavslut före lönekörningen så får du nya årets värden på de semesterdagarna, har du inte gjort semesterårsavslutet så får du det gamla värdet på dessa semesterdagarna. Dagarna hämtas i båda fallen från rätt semesterår, så det är bara värdet på dem som kan skilja. 

1. Se till att alla registreringar är rapporterade i kalendariet och att alla löner med utbetalningsdatum fram till 31 december är utbetalda

För att ingen manuell handpåläggning ska behövas så behöver alla registreringar /avvikelser vara rapporterade i kalendariet på respektive anställd, fram till och med den 31 december. Har man bytt program under året kan man fylla i vissa värden under ingående saldo semester på personalkortet. Semesterhanteringen följer kontantregeln, därför behöver alla lönebesked med utbetalningsdatum fram till 31 december vara utbetalda för att dessa ska tas med i semesterberedningen, oavsett när lönen är intjänad. 

2. Se över era semesterinställningar

På era avtal under Register - avtal för löner kontrollerar du så procentsatser med mera är korrekta utifrån det kollektivavtal eller lagar som ni följer i ert företag. Kontrollera även så att inställningarna på varje anställd i Register - Personal på semesterfliken är korrekta för respektive anställd.

(Obs! En uppdaterad version av nedanstående film är på väg - Inställningar - lön - Avtal är flyttade till Register - Avtal för löner.)

3. Skapa en semesterberedning

Skapa nu semesterberedningen på de anställda som ni ska skapa semesterårsavslut på. Gå till fliken Skapa semesterberedning/semesterårsavslut‍

4. Kontrollera semesterskuldlistan och underlaget

Det är viktigt att göra en bedömning om underlaget och semesterskulden ser rimligt ut. Det är den information som finns inmatad i systemet som används vid beräkningarna. Om du upptäcker några fel kan du använda guiden Felsökningsguide - Semesterberedning för att få hjälp med felsökningen.

5. Spara semesterskuldlistan/underlaget

Utskriften Underlag med Intjänat visar värden som används vid beräkning av semesterdagar samt värdet på semesterdagarna. Denna utskrift är värdefull att ha om ni stöter på något som verkar orimligt. Semesterskuldlistan är bra att använda som underlag när ni bokar upp detta i er bokföring manuellt.

6. Gör semesterårsavslut

Markera nu de anställda som du ska göra semesterårsavslut på, och klicka på Semesterårsavslut. Personalkorten uppdateras nu med den nya informationen.

7. Kontrollera semesterfliken på de anställda

Gör en extra kontroll så de anställda har fått korrekta värden och att dessa ser rimliga ut. Exempelvis, har en anställd tjänat in 25 semesterdagar per 31 december så ska det vara 25 betalda dagar efter semesterårsavslutet på nya semesteråret från 1 januari.

Du är nu klar med ditt semesterårsavslut. Resultatet av semesterårsavslutet visas på kommande lönebesked för den anställde som skapas efter semesterårsavslutet (vanligtvis februari månad).