Checklista lönekörning

För att kunna betala ut löner till de anställda finns ett antal steg du behöver gå igenom, en så kallad lönekörning. Här har vi samlat allt du behöver göra i en checklista för att du inte ska missa något.

1. Förberedelser för att kunna skapa lönebesked

• Kontrollera att det finns löneperioder skapade för de anställda, och att ni har korrekta inställningar för arbetare och tjänstemän.
  Läs mer här:
  Inställningar - Löneperioder‍
  Register - Avtal för löner‍ 
  
  
• Registrera avvikelser, som till exempel frånvaro, närvaro och övriga ersättningar i kalendariet.
  Läs mer här:
  Registrera i kalendariet‍
  
  
• Kontrollera att det finns timmar registrerade på dina timanställda eller att de har ett schema valt på personalkortet (som innehåller timmar). Saknas schema eller timmar i kalendariet kan du välja att ta med tomma lönebesked när det är dags att skapa lönekörningen.

2. Skapa lönebesked

Filmserie: Skapa lönebesked i Fortnox lön:

• Klicka på Meny - Lön - Lönekörning välj Skapa ny.
• Välj löneperiod samt de anställda du vill skapa lönebesked för.
  Har du olika löneperioder skapar du en period i taget, M (=innevarande månad) och K (=föregående månad). Klicka på Skapa. 
• Kontrollera, ändra, lägg till eller ta bort.
  Under fliken Skapade hittar du de anställdas lönebesked.
  Genom att klicka på en rad kommer du in på den anställdes lönebesked och kan göra ändringar, lägga till eller ta bort händelser.
  
  Du har även möjlighet att förhandsgranska lönebeskeden innan du skickar dem till dina anställda.
  För dig som har ett större antal anställda eller om du arbetar med flera olika bolag så kan det underlätta att klarmarkera de lönebesked som du är klar med under skapade. Klarmarkeringen är inte tvingande i löneprocessen utan ska ses som en hjälp i ditt lönearbete. Har du klarmarkerat några men inte alla lönebeskeden så blir du påmind om att det finns lönebesked som inte är klarmarkerade, men du kan gå vidare utan att klarmarkera dessa. Har du inte klarmarkerat några lönebesked alls så kommer du inte bli påmind om att klarmarkera när du går vidare till nästa steg i lönekörningen.
  
  
• Skicka lönebesked till de anställda.
  När allt ser bra ut markerar du alla lönebeskeden i kolumnen ute till vänster och klickar sedan på Skicka lönebesked.
  Lönebeskeden skickas enligt inställningen på den anställdes personalkort.
  Om du håller musen över knappen Skicka lönebesked ser du hur många som skickas digitalt alternativt som PDF.
• Skriv ut lönebesked på nytt.
  När lönebeskeden är skickade hamnar de under fliken Utskrivna.
  Vill du i detta läge skriva ut alla lönebeskeden på nytt väljer du Visa lönebesked.
• Utbetalning av lön.
  Längst nere till höger på fliken Utskrivna väljer du om det ska skapas/skickas en betalfil eller utbetalningslista.
  
  Lönebeskeden hamnar nu i fliken Utbetalda och är klara.

3. Arbetsgivardeklaration på individnivå (AGI)

• Skapa arbetsgivardeklaration (AGI)
  Gå in på fliken Arbetsgivardeklaration och välj Skapa ny och välj den perioden du vill skapa arbetsgivardeklaration för.
  
  Tänk på att deklarationen tar med de lönebesked som har utbetalningsdag inom den perioden/månaden.
  Blir arbetsgivardeklarationen blå betyder det att den är preliminär och att alla lönebesked för denna perioden inte är utbetalda. Säkerställ att alla lönebesked är utbetalda och skapa sedan om arbetsgivardeklarationen.
  Läs mer om Arbetsgivardeklaration på individnivå (AGI)‍
  
  
• Kontrollera
  För att se detaljer på det som kommer rapporteras klickar du på raden för deklarationen i listan. Du kommer nu in i detaljvyn. Här ser du uppgifter om vad som kommer att deklareras i huvuduppgiften och individuppgifterna.
  
  Du kan även skriva ut arbetsgivardeklaration och underlag.
• För att skicka in din deklaration till Skatteverket klickar du på Skicka automatiskt till SKV.
  Underlaget för din deklaration först automatiskt över till Skatteverket. Behörig person behöver därefter bara gå in och signera deklarationen.
  
  Du har även möjlighet att skapa en fil som du sedan laddar upp på Skatteverket.

4. Bokföringsunderlag

Under Inställningar - Lön - Bokföringsinställningar ställer du in hur du vill att lönebesked och arbetsgivardeklaration ska bokföras.
Läs mer här:
Inställningar - Bokföringsinställningar‍

• Skapa bokföringsunderlag
  Gå in på fliken Bokföringsunderlag, välj Skapa ny och välj den period du vill skapa bokföringsunderlag för.
  Vi rekommenderar att du väljer att markera alla underlag som finns att bokföra, så att inget saknas i din bokföring
  
  Bokföringsunderlagen ligger nu under fliken Ej Bokförda. I detta läget är underlagen endast skapade och har inte bokförts.
  
  
• Bokför
  För att bokföra underlagen markerar du de rader som ska bokföras och klickar på Bokför nere till höger. Har du inte Fortnox Bokföring finns istället alternativet Skapa sie-fil.
  
  Verifikations-ID = nummerserie för antalet skapade underlag (det är inte verifikationsnummer i bokföringen).
  
  När underlagen blivit bokförda hamnar de under fliken Bokförda. Du ser där vilken serie och verifikationsnummer som underlagen har i Bokföringen.
  Läs mer här:
  Skapa bokföringsunderlag‍