Regelverk för automatisk bokföring

För en automatiserad och effektiv hantering av de transaktioner som inte matchar med en faktura eller befintligt verifikat, rekommenderar vi dig att skapa regelverk. Ett regelverk innebär att du kan skapa förutsättningar för hur transaktioner ska hanteras och bokföras med hjälp av olika parametrar, gränser och konton.

Skapa regelverk

Du skapar regelverk genom att klicka på Inställningar i vyn Transaktioner. 

När en transaktion återrapporteras från banken som uppfyller samtliga av de krav som du ställt in, skapas ett bokföringsverifikat i den verifikationsserie och med det motkonto du valt - helt automatiskt.

Namn på regel
Här bestämmer du vad regeln ska kallas internt, den har ingen påverkan på utfallet av bokföringen - utan är endast en beskrivning för att främst tydliggöra vad för typ av regel det avser.

Transaktionskonto 
Oavsett om du har ett eller flera transaktionskonton, behöver du ange vilket konto transaktionen kommer återrapporteras ifrån. Du kan välja ett transaktionskonto, eller Alla. 

Transaktionstyp 
Här väljer du vad det är för typ av transaktion, antingen in-eller utbetalning. 

Från dag i månad - Till dag i månad 
Återkommande transaktioner har som oftast även ett återkommande transaktionsdatum. För ytterligare villkor och ökad säkerhet kan du därför ange det datumintervallet för den specifika transaktionen. 

Belopp SEK min - Belopp SEK max
Genom att ange beloppsintervall säkerställer du att rätt summa bokförs. Samtidigt som du ökar kontrollen genom att avvikande belopp hamnar i din Att göra-lista och hanteras med manuell handpåläggning. 

Följande ord/fras nämns i transaktionen
I princip alla transaktioner innehåller någon typ av referens. Genom att ange det referensord/nyckelord som förekommer i transaktionen du önskar automatisera, ökar du sannolikheten att rätt transaktion med rätt belopp bokförs enligt dina villkor. 

Verifikationsserie och Motkonto
I det sista steget behöver du ange verifikationsserien som transaktionen ska bokföras i och kontot som transaktionen ska bokföras mot. Du får även en förhandsgranskning för hur verifikationen kommer att se ut innan du sparar regeln. 

OBS! Regelverk kan inte skapas för kredittransaktioner eller för annan valuta än SEK.

Bokföring

Regelverk du skapar kommer automatiskt bokföra både framtida och redan inlästa transaktioner i din Att-göra lista, förutsatt att dessa inte matchar mot en faktura eller verifikation. 
Eftersom verifikatet skapas automatiskt kan du därför behöva komplettera med ett underlag för transaktionen i efterhand, utöver bankfilen som bifogas på verifikationen. 

Historik

I historikvyn kommer du kunna filtrera på de transaktioner som har bokförts med hjälp av regelverk, för att få en bra överblick för vilka transaktioner som bokförts på vilket sätt. 

Skapa nytt verifikat är det hanteringssätt för transaktioner som bokförs via regelverk och på transaktionskortet ser du vilken regel som applicerats samt matchade referenser och nyckelord. 

Behörigheter

För att få tillgång till att skapa Regelverk behöver du som användare behörighet för Verifikationer - Bokför och aktiverat Inställningar under licensen Bokföring. 

Exempel på en regel

I vårt fall är bankavgifter för vårt Företagspaket en återkommande transaktion som alltid inkommer under samma datum- och beloppsintervall samt alltid bokförs på konto 6570 i serie A. 

Transaktionen debiteras vårt Huvudkonto och transaktionstypen är därför en utbetalning. Vidare anges datumintervallet 1-10, eftersom beloppet alltid dras mellan dessa dagar den första månaden vid varje nytt år. Beloppet för vårt företagspaket är 2 000kr, vilket vi också anger som maxbelopp för transaktionen. 
Referensen som banken skickar med i återrapporteringen till Fortnox, beskrivs fördelaktigt med “Företagspaket”, så därmed anges det också under vårt Nyckelord. Eftersom serie A och konto 6570 ska appliceras väljs det som verifikationsserie och vårt motkonto. 

Såhär ser verifikationen ut när regeln bokför transaktionen. 

I historikvyn finner du transaktionskortet som ser ut enligt följande.