Hantera inkomna fakturor

Under fliken Inkomna fakturor ser du de fakturor som har kommit in antingen som e-faktura eller från fakturatolkningen. Med olika färger visar vi om du manuellt behöver göra något mer för att kunna registrera fakturorna i programmet.

Röd - Misslyckad tolkning

Om fakturan är röd under fliken Inkomna fakturor så har den av någon anledning inte kunnat tolkas. Under varningstriangeln till höger kan du se varför den inte kunnat tolkas, och där visas även den bild som skickats in. En sådan faktura kan du registrera genom att klicka på den och manuellt mata in informationen utifrån bilden.

Gul - Kräver redigering

Blir fakturorna gulmarkerade under fliken Inkomna fakturor innebär det att dessa kräver någon typ av ställningstagande eller redigering.

Exempel:

• Fakturan har kopplats samman med fler än en leverantör. Om du klickar på en sådan faktura så får du information om vilka leverantörer fakturan matchats mot och du får då välja vilken leverantör som är den rätta.
• Skulle du inte ha leverantören i ditt leverantörsregister får du frågan om du vill lägga upp leverantören. 
• Om en unik leverantör matchats men leverantörens information skiljer sig åt får du frågan om du vill använda dig av den inkommande datan för att uppdatera ditt leverantörsregister. Denna dialog kan du välja att inte visa igen för specifika fält på leverantören. Skulle du vilja att dialogen börjar visas igen gör du detta med verktyget Återställ fält i leverantörsregistret.

Grön - Klara att skapas

Gröna fakturor under fliken Inkomna fakturor är tolkade och klara att registreras.

Längst till vänster i listan kan du markera fakturorna och skapa alla på en gång. Fakturorna skapas då och ligger som ej bokförda under leverantörsfakturavyn. Du kan se själva bilden i listvyn genom att klicka på bildikonen ute till höger.

Om du jobbar med leverantörsfakturaattest så går fakturorna ut i det förvalda attestflödet när de skapas. Du kan läsa mer om leverantörsfakturaattest här.

Alternativt klickar du på en rad för att komma in på fakturan, och därifrån kan du sedan spara eller bokföra. Även här kan du skicka vidare den för attest enligt förvalt flöde.

När du skapat fakturorna så är de inte bokförda ännu. Du behöver fortfarande välja vilket konto det ska bokföras på om du inte på leverantören har vald ett fördefinierat motkonto eller en konteringsmall.

I kolumnen Typ, till vänster, ser du hur fakturan har kommit in, det vill säga om det är en e-faktura eller en vanlig faktura som har tolkats.

I mitten ser du en del av de uppgifter som tolkningen eller e-fakturan har skickat in.

Jobbar du med leverantörsfakturaattest har du även en kolumn där du ser vilket attestflöde fakturan kommer att hamna i.

Längst ut till höger finns en bild-ikon som du kan klicka på och därmed se bildunderlaget.

Håller du markören över ikonen längst ut till höger så ser du den historik som visar hur och när fakturan har hamnat under inkomna fakturor.

När du skapar fakturan så görs en dublettkontroll. Vi kontrollerar att du inte redan har skapat en leverantörsfaktura med samma fakturanummer eller ocr-nummer, på den leverantören.