Fortnox Användarstöd

Frågor och svar om semesterberedning

Här får du svar på de vanligaste frågorna om semesterberedningen i Fortnox Lön. 


Varför stämmer inte sysselsättningsgraden i semesterberedningen?

Skulle sysselsättningsgraden inte stämma överens med det aktuella schemat på den anställdes personalkort så kontrollera vilka scheman som ligger på personen i kalendariet under de datumintervall som du väljer att ta ut beredningen på.
Har den anställde bytt schema under tiden så räknar programmet fram en snittsysselsättningsgrad. Även ej semestergrundande frånvaro del av dag under perioden påverkar beräkningen av sysselsättningsgraden.
Du kan läsa mer angående beräkningen av sysselsättningsgraden här: Beräkning av sysselsättningsgrad i semesterberedningen

Om personen går på 0-schema och/eller är timanställd så kommer semesterberedningen beräkna utefter procentregeln.
Vid procentregeln så tillämpas först sysselsättningsgraden i beräkningen om ni har minimidagslön enligt ert avtal.
Skulle beräkningen av lön per dag bli lägre än minimidaglönen så görs följande uträkning:
Minimidaglönen för heltid * sysselsättningsgraden.

 

Varför får den anställde inte full semesterrätt?

Det finns lite olika anledningar till att den anställde inte tjänar ihop till sin fulla semesterrätt.
En anledning är att den anställde har frånvarodagar under intjänandeåret som inte är semestergrundande. Exempel på det är tjänstledighet, sjukdag 181 och framåt.
En annan anledning kan vara att den anställde är intermittent, det vill säga jobbar färre än 5 dagar i veckan enligt schema. Den anställde får då ett faktoruttag som är mer än 1.
Du kan läsa mer om beräkningen för intermittent deltid här: Semesterberedning - förklaringar och uträkningar

För att kontrollräkna detta så kan du klicka in dig på din semesterberedning och se alla underlag och värden som beredningen utgår ifrån. Här finns även formler i många av fälten om du håller muspekaren över frågetecknet.

 

Varför kommer de anställda inte med i beredningen?

Det finns en inställning på personalkortet under fliken Semester - Inställningar till semesterberedning som heter Ska ingå i semesterberedningen, är den inställd på Nej så kan det vara en anledning.

inst_llningar-semesterberedning.jpg

Kontrollera även datumet på fliken Semester under Beräknad t.o.m. Är det inskrivet samma datum som du försöker ta ut semesterberedningen på så är det en anledning till att du inte får ut den per det datumet.

semester_r-ber_knad-tom.jpg

 

Varför utgår inte alla anställda från samma datum på semesterberedningen?

Semesterberedningens startdatum styrs utifrån:

  • Den anställdes anställningsdatum
  • Vilket datum som ligger under Beräknad t.o.m på fliken Semester på personalkortet
  • Inställningen för när semesteråret börjar

 

Varför får den anställde så hög semesterlön per dag?

Procentregeln:

Semesterlön per dag enligt procentregelns formel:
((Lön totalt+ (beräknad snittlön per dag * semestergrundande frånvarodagar) * semesterersättning i %) / antal betalda semesterdagar)

Beräknad snittlön per dag får du fram genom:
(lön för arbetad tid / närvarotid i dagar)

Semestergrundande frånvaro är t.ex. Sjuk dag 1 till 180 och Vård av barn. Antal dagar hamnar i fältet Frånvaro arbetsdagar - Semesterlönegrundande i beredningen.

underlag-semesterberedning.jpg

I detta exempel räknas Beräknad snittlön per dag ut enligt följande:
45600 /38= 1200
Det är alltså det värdet på 1200 du multiplicerar med 4 här. Hela uträkningen blir då ((Lön totalt + (1200*4) * semesterersättning i %) / antal semesterdagar).

En anledning till att semesterlönen per dag kan blir hög är att det ligger få antal dagar i fältet Närvarotid i dagar.
Närvarotid i dagar innebär hur många arbetsdagar den anställde arbetat. Antal dagar hämtas från kalendariet och räknar närvaro registreringar.

Har du registrerat antal arbetade timmar för en timavlönad på en och samma dag i kalendariet? Det kan i så fall vara anledningen till att det blir få dagar i Närvarotid i dagar.

Behöver du komplettera beredningen manuellt görs det genom att klicka dig in på den anställde i listvyn under semesterberedning och längst ner till höger finner du knappen Ändra.

 

Sammalöneregeln:

Semesterdaglönen enligt sammalöneregelns formel:
((Månadslön heltid * sysselsättningsgraden) *Lön per dag i %) *faktor uttag

Semesterlönetillägget beräknas enligt formeln:
((Månadslön heltid * sysselsättningsgraden) * Semestertillägg i %) * faktor uttag

Har du anställda som jobbar färre än 5 dagar i veckan?
Fortnox Lön beräknar semester utefter nettosemester, kan även kallas kvot-semester.
Har du deltidsanställda som inte arbetar alla 5 arbetsdagar i veckan, så kallade intermittent deltidsanställda, innebär det att de får mindre antal semesterdagar. Däremot anpassas värdet på semesterlönen efter antalet dagar så de anställda förlorar inga pengar.

För att räkna fram den anställdas faktor uttag gör du enligt följande:
Arbetsdagar heltid/Arbetsdagar enligt schema.
T.e.x. om en anställd jobbar 3 dagar i veckan, faktorn blir då 5 / 3 = 1.67.

Har du en anställd som jobbar 3 dagar i veckan så kommer värdet på en semesterdag att bli högre än om den anställda arbetat 5.
Så här kan det se ut i semesterberedningen:

faktor-uttag-semester.jpg

 

Varför stämmer inte den anställdes semesterdagar i semesterskuldlistan i jämförelse med personalkortet?

Semesterskuldlistan visar alltid intjänade och uttagna dagar per det datumet du tar ut.

Föregående semesterår:

f_reg_ende.jpg

Dagarna på Kvarvarande och Sparade dagar är så många dagar den anställde haft angivet i personalkortet minus uttagna dagar från kalendariet.

I personalkortet ser du aktuellt kvarvarande dagar just nu. Har du tagit ut en semesterskuldlista per ett visst datum och den anställda tagit ut semesterdagar efter det datumet så kan alltså antal dagar skilja om du skulle jämföra semesterskuld och personalkort.
Semesterdagarna räknas ned på uttagna dagar på personalkortet så fort du registrerar dem i kalendariet.


Innevarande semesterår:

innevarande.jpg


Antal Intjänade är de beräknade intjänade dagarna och Uttagna är så många dagar av de intjänade som är uttagna fram tills datumet du tar ut semesterskuldlistan på.

I detta exempel kan det skilja om man jämför Intjänade och Betalda dagar på fliken Semester på personalkortet, då den anställde får alla semesterdagarna direkt när semesteråret börjar och tjänar in och kan ta ut dem under årets gång.

 


Varför är semesterlöneavdraget större än semesterdaglönen när en anställd tar ut semester?


I detta exempel visar vi en månadsavlönad som går enligt sammalöneregeln:

223 - Hämtar information från fliken semester på personalkortet och företag inställningarna.
225- Hämtar information från aktuell lön och företag inställningarna.

l_nearter-sammal_neregeln.jpg

Löneart 223 hämtar alltså sysselsättningsgraden från betalda dagar på fliken
Semester på personalkortet.

semesterdagar-syssels_ttningsgrad.jpg

Löneart 225 beräknar istället på det aktuella arbetstidsschemat på fliken Anställning på personalkortet.

 

tider.jpg

 

Har den anställda tjänat in semesterdagarna på en lägre sysselsättningsgrad än det aktuella arbetstidsschemat kan det då vara anledningen till att semesterlöne avdraget är större än semesterlönen.

Du kan läsa mer om detta här: Belopp på lönearter

 

Varför dyker det upp ett värde för rörlig del i semesterskuldlistan?

Summan för rörlig del som du ser i semesterskuldlistan är utbetalda semestergrundande rörliga tillägg t.ex. bonus och provision * Rörligt tillägg i % från dina företagsinställningar. Vanligast är 12% men siffran går att ändra för att anpassa ert avtal.

r_rligt-till_gg.jpg

 

För att se vilka lönearter som är grundande för rörlig del kan du gå till Register - Lönearter och koder och välja Utökad sökning. Där kan du filtrera fram på Typ av semestergrundande och välja Rörlig.

Tillämpar ni inte rörlig del i ert avtal alls så kan du under inställningarna skriva 0 i fältet för Rörlig del i %, och sedan skapa en ny semesterberedning, så kommer ni inte längre ha något belopp på rörlig del.

Om det fortfarande dyker upp en summa för rörlig del på raden för betalda dagar, kontrollera den anställes personalkort på fliken Semester - Rörligt tillägg.

 

Hur ser jag enklast vad beredningen fått värdena i från?

För att enkelt kunna kontrollera vad semesterberdningen hämtar värdena till underlagen så kan du skriva ut listan som heter Intjänad + underlag. Där får du fram ett semesterunderlag.

utskrift.jpg