Så fungerar kortkoppling i Kvitto & Resa

Oavsett vilken bank du har koppling mot så läses transaktionerna in varje natt.

När företaget har betalningsansvar

När användaren gjort ett köp med företagskortet kommer transaktionen in till Kvitto & Resa under kommande natt, och en utläggsrapport skapas automatiskt under Ej inskickade utläggsrapporter

Ej_inskickade_utlr.jpg

Användaren behöver komplettera dessa utlägg med bild på kvittot. Gå in på rapporten och öppna upp utlägget som ska kompletteras med bild.

Rapporten som skapats under Ej inskickade utläggsrapporter går först att skicka in när fakturaperioden är avslutad och banken har skickat fakturan.

 

Privat betalningsansvar

Transaktionerna kommer in under Ej inskickade utlägg, användaren behöver sedan avgöra vad som är köpt privat eller till företaget. De kortköp som gjorts privat kan du enkelt radera genom att gå in på dem och klicka på radera.

Ej_inskickade_utl.jpg

 

De utlägg som har gjorts till företaget behöver användaren komplettera med en bild på kvittot.
Vid privat betalningsansvar kan användaren skapa rapporter och koppla bilderna när som helst för att skicka in. Med detta upplägg behöver man inte invänta någon faktura från banken.

Registrera kvitto direkt vid kortköp

För att inte riskera att tappa bort kvittot går det att lägga in kvittobilden i Kvitto & Resa direkt vid köptillfället. Om användaren fått kvittot via mail kan man även skicka det till kvitto@fortnox.se, från den mailadress som är registrerad i Fortnox. 

Kvittot hamnar då under Ej inskickade utlägg och när transaktionen sedan kommer in från banken till Kvitto & Resa så kan användaren välja “Hämta från befintligt utlägg” och på så sätt koppla ihop bilden med transaktionen från banken.

Underlag_fo_r_utla_gg.jpg

 

Hantera leverantörsfaktura från banken

När du tar emot fakturan från banken så är det några saker du behöver tänka på, eftersom det inte är någon automatisk matchning mellan reseräkningarna/utläggen i Kvitto & Resa och fakturan.

Under Användare i Kvitto & Resa, på respektive användare, har ni tidigare ställt in vilket kreditkonto som alla transaktioner från företagskortet ska bokföras mot. Observera att kontona i bilden nedan bara är ett exempel på hur det kan se ut.

 

Konton.jpg

 

Såhär kan ett verifikat i bokföringen se ut när det har kommit in från Kvitto & Resa.

 

Ver_kor.jpg

 

För att kortköpen ska bokas mot leverantörsfakturan från banken ska samma kreditkonto som används i ovan inställningar under Användare även användas när ni registrerar fakturan från banken. I detta exempel är konto 2410 kreditkonto på användaren, då ska leverantörsfakturan konteras i debet (=bokas upp) mot samma konto, för att det ska bli enkelt att stämma av bokföringen mot banken.

 

Levfakt.jpg