Dubbla rapportmottagare i Fortnox Kvitto & Resa

Du kan skicka utlägg och reseräkningar från Kvitto & Resa till olika mottagare genom att välja in fler rapportmottagare under Inställningar. Exempelvis kan du välja att skicka utlägg som hör till företagskortet till bokföringen, men resterande utlägg till ditt löneprogram. Både till Fortnox Bokföring samt Fortnox Lön får du med bilder som underlag.

 

Inställningar

Gå till Inställningar i Kvitto & Resa, klicka på plustecknet vid Rapportmottagare och välj sedan de rapportmottagare du vill lägga till.

Va_lj_rapportmott.jpg

 

För att sortera vilken som ska vara första respektive andra mottagare kan du dra och flytta prickarna till vänster om respektive rapportmottagare.


Exempel: Välj Fortnox Bokföring som första rapportmottagare om du vill att alla rapporter ska till bokföringen för att kostnadsföras så snart som möjligt, och löneprogrammet som andra rapportmottagare om du exempelvis vill skicka in alla löneunderlag samtidigt en gång per månad. 

Viktigt är nu att välja ut vilka utläggstyper som ska gå till respektive rapportmottagare, annars går samtliga till alla upplagda mottagare.

I bildexemplet nedan vill vi att alla utlägg som har betalsättet Företagskort ska gå till Fortnox Bokföring. Till Fortnox Lön skickar vi alla utlägg med betalsätt Privat och även reseräkningar för Milersättningar, Traktamenten och Drivmedelsförmån.

 

Rapportmottagare_utlaggstyper.jpg

 

Det går att välja samma utläggstyper till båda rapportmottagarna, exempelvis om det ska vidarefaktureras. Det som är viktigt att tänka på då är att kontot som används för betalsätten även läggs in under Inställningar - Lön - Utlägg. Detta för att undvika att det blir dubbelt bokfört.

 

Skicka in rapporter

Under Rapporter - Redo att skickas ser du båda rapportmottagarna och kan klicka på den mottagare du vill hantera. Oavsett vilken rapportmottagare utläggen ska skickas till så hamnar alla utlägg först under den första rapportmottagaren.

Steg 1 är i detta fall Fortnox Bokföring och där hamnar alla rapporter efter att rapporterna har skickats in av användaren. Har du Attest aktiverat måste du attestera rapporterna innan de syns under Redo att skickas.

Markera rapporterna och välj Skicka rapporter, när du gör detta kommer det att skapas en verifikation i bokföringen för Utlägg Företagskort, som vi tidigare gjort inställningar för. Traktamente ställde vi in att det ska gå till Fortnox Lön, och då skapas ingen verifikation för det utlägget.

Därefter klickar du på rapportmottagare Fortnox Lön och där ligger alla de rapporter som du nyss valt att skicka.

Markera dem på nytt och klicka på Skicka rapporter. I detta skedet så kommer de rapporter med utläggstyper som ställts in på Rapportmottagare Fortnox Lön, att föras över till Fortnox Lön. De som inte är inställda på denna rapportmottagare skickas inte dit, men är nu klara och du finner rapporterna under Inskickade. 

 

Läs mer om inställningar för Fortnox Bokföring i Kvitto & Resa här. 

Läs mer om inställningar för Fortnox Lön i Kvitto & Resa här.