Aktivera e-faktura i Fortnox

I Fortnox Bokföring kan du ta emot e-faktura i ditt program, vilket innebär att din leverantör skickar fakturan från sitt affärssystem direkt in i ditt Fortnox-program.

 

Inställningar

För att börja ta emot e-faktura i Fortnox behöver du först klicka på Inställningar, kugghjulet längst upp till höger, och därefter på Leverantörsfakturor. Välj Digitalt flöde - E-faktura.

Insta_llningar_efakt.jpg

 

Välj Ja i fältet Aktivera stöd för e-faktura, och därefter Ja i fältet Ta emot e-faktura.

I fältet Inbjudningsmeddelande till leverantörer kan du skriva en text som du vill kommer med när systemet skickar ut en inbjudan till dina leverantörer. Vi återkommer till det längre fram när detta händer.

I fältet E-post och Telefon skriver du in de kontaktuppgifter som du vill att vi använder när vi behöver komma i kontakt med dig gällande e-faktura.

När du sparat dina inställningar är ditt företag aktivt i vårt register för företag som kan ta emot e-faktura. Det finns inget centralt register i Sverige över vilka företag som kan skicka och ta emot e-faktura, utan varje operatör med e-faktura har sitt eget register.

Nästa steg är att meddela dina leverantörer att du nu kan ta emot e-faktura.

Detta kan du göra på två sätt:

 

Bjud in enskild leverantör

Klicka på Register uppe till höger i programmet, och välj Leverantörer. Därefter väljer du den leverantör som du i framtiden vill ta emot e-faktura ifrån.

Inne på leverantören klickar du på ikonen för e-faktura.

För att kunna göra en sökning i vårt register över leverantörer som har möjlighet att skicka e-faktura måste du fylla i något av de fyra översta fälten. Har du redan fyllt i organisationsnummer på leverantören så görs sökningen på det. Du kan också söka på företagsnamn, VAT-nummer eller leverantörens GLN-nummer.

 

Bjud_in_ensk_lev.jpg

 

Du kan få två olika svar på din sökning:

  1. Leverantören visas i listan. Har leverantören fler företag med samma organisationsnummer så visas alla företagen i listan. Har du en mailadress registrerad på din leverantör så visas den här, och du kan skicka inbjudan. Ett mail skickas till din leverantör, med information om att du gärna i framtiden vill ta emot e-faktura, och vilka fördelar som finns med ett sådant arbetssätt. Leverantören kan sedan göra nödvändiga inställningar för ditt företag i sitt system.
  2. Om inget sökresultat visas så finns inga uppgifter i vårt register om denna leverantör. Då behöver vi veta vilket system de använder och du kan välja att manuellt göra sammankopplingen. När du har fyllt i de uppgifter du har så klickar du på skicka.

 

Manuell_sammankoppl_efakt.jpg

 

Bjud in alla leverantörer

Vill du istället skicka en inbjudan till alla dina leverantörer på en och samma gång, så gör du följande:

Gå till Register - Leverantörer. Här är listan med alla dina leverantörer. Klicka längst upp där det står Inbjudan e-faktura.

 

Bjud_in_alla_lev.jpg

 

Klicka på Ja, så skickas det från systemet ut en inbjudan till alla de leverantörer som du registrerat ett organisationsnummer och en e-postadress på.

När inbjudan är skickad så ser du två olika symboler längst ut till höger i leverantörsfakturalistan.

Symbolen med två pilar betyder att du nu har en aktiv koppling med din leverantör och att denne kan börja skicka e-faktura till dig.

Varningstriangeln betyder att du har skickat in inbjudan men din leverantör har inte svarat på den ännu.

 

Symboler_efakt.jpg

 

Leverantörer som inte bjudits in ännu

När du har aktiverat e-faktura under dina inställningar så kan du inne på en leverantör i registret, eller när du skapar en leverantörsfaktura, få ett meddelande om att din leverantör har möjlighet att skicka e-faktura till dig. Detta betyder att leverantören finns i vårt register och du kan direkt i denna vy skicka en inbjudan.

 

image1.jpg

 

Alla e-fakturor som kommer in ser du sedan under Leverantörsfakturor - Inkomna fakturor.

 

image3.jpg

 

 

Läs mer om att Hantera inkomna fakturor