Kom igång med Fortnox Digital byrå - för dig som uppgraderats från Klienthanteraren

Har ni uppgraderats från Fortnox Klienthanterare till Digital byrå? Då förs klientlistan över automatiskt. Läs mer om klientlistan här.

Klientlista.png

 

Är ni helt nya användare av Digital byrå, klicka här för att få instruktioner hur du går tillväga för att komma igång.

Utbildning

Gratis utbildning för dig som är Fortnox Byråpartner - anmäl dig redan nu!

Arbeta digitalt i Digital byrå

 

Grunduppgifter

När du först kommer in i Digital byrå hamnar du under fliken Alla uppdrag. Här ser du alla dina klienter. Genom att klicka på klientens namn i listan öppnas en klientsida, som innehåller flikarna Grunduppgifter, Uppdrag och Dokument.

Här samlas information om klienten, såsom adressuppgifter, kontaktperson och skapade räkenskapsår i klientens egna Fortnox-program. Börja med att kontrollera att klientens grunduppgifter stämmer.

Är det någon specifik information som är viktig när man jobbar med klienten, fyll gärna i det i rutan med klientinformation så kan alla som har tillgång till klienten se det. 

Grunduppg.png

 

I Digital byrå kan du jobba med att märka dina klienter och dessa kan du sedan söka på i de olika vyerna. Läs mer om märkning här.

Du kan även lägga till klientansvarig på en klient här.

Se till att du har organisationsnummer på alla dina klienter, det kommer krävas när du lägger till olika tjänster. Det lägger du till i klientens Fortnox-program, under företagsuppgifter.

Uppdrag

I Digital byrå finns en överskådlig lista där du ser vad som ska göras åt dina olika klienter. Funktionerna med varningar och påminnelser bygger på att du lägger in vilka uppdrag och underliggande tjänster du ska göra på varje klient, och när och hur ofta de ska göras. Digital byrå kommer då automatiskt generera en aktivitet varje gång tjänsten ska utföras. När nytt räkenskapsår skapas, skapas nya aktiviteter för det nya året automatiskt.

Uppdrag.png

 

Uppdragen och tjänsterna ska spegla ditt uppdragsavtal med klienten, dvs vad har du och klienten kommit överens om att ditt uppdrag är och när ska de olika tjänsterna levereras. Du kan lägga upp uppdragen per kund eller jobba med massbearbetning och då kopiera till flera klienter samtidigt, se nedan.

 

Lägg upp en ny tjänst

Nya tjänster lägger du upp inne på klienten, på fliken Uppdrag. Klicka på Skapa tjänst längst ned till höger.

Nytja_nst.png

Här väljer du vad det är för uppdrag som du ska utföra åt just denna klient. För varje uppdrag finns det olika underliggande tjänster. Exempelvis kan Bokföring vara uppdraget och Dagskassa en underliggande tjänst. För att skapa det smidigaste arbetsflödet och därmed spara tid, välj alltid de digitala tjänsterna i första hand, då uppdateras aktiviteterna automatiskt allteftersom din klient arbetar i sitt eget Fortnox-program.

Tänk på att du kan göra tjänsterna olika detaljerade. Du kan ha ett uppdrag gällande moms och då endast en tjänst som heter moms där alla momstjänster ingår. Använd kommentarsfältet om du vill dokumentera vad som ska göras inom tjänsten.

Alternativt kan du ha ett momsuppdrag men dela upp det på olika tjänster; momsunderlag, momsrapportering, momsbetalning.

 

Skapany.png

  • När du valt uppdrag och tjänst lägger du upp startdatum, och om uppdraget ska löpa på tillsvidare sätter du inget slutdatum.
  • Aktiviteter som är kopplade till en bokföringsperiod, som exempelvis moms- och bokföringsaktiviteter, ska du lägga till vilken som är första bokföringsperiod, detta för att man enkelt ska se vilken period en aktivitet tillhör.
  • Leveransdatumet måste fyllas i.
  • Det är även här du fyller i hur du vill att påminnelser och varningar ska styras. Du ställer in antalet dagar före leveransdatum som Digital Byrå antingen ska påminna dig, eller varna dig, om att leveransdatum börjar närma sig.
  • När du lägger till en ny tjänst väljer du vem som ska vara handläggare för uppdraget, alltså vem det är som ska utföra tjänsten.
  • Du har möjlighet att ställa in om detta uppdrag kräver material från klienten innan det går att utföra. Det är denna inställning som ger ett K i färgmarkeringen.

När du sparar tjänsten skapas en aktivitet för varje gång tjänsten ska utföras, läs mer här

 

Digitala tjänster

För digitala tjänster anges inte fasta intervall, istället uppdateras tjänsternas aktiviteter automatiskt när händelser sker i klienternas Fortnox-program. Detta gör att det enkelt går att se när det finns arbete att utföra utan att behöva gå in på varje klient. När arbete utförs uppdateras aktiviteterna och när inget ytterligare arbete finns att utföra markeras aktiviteten som klar.

Då de digitala tjänsterna skapar flera aktiviteter per tjänst kan du se vilka aktiviteter som skapas längst ner och välja att ta bort någon om du inte vill att just den händelsen ska generera en aktivitet, läs mer här.

 

Momsuppdraget

Det finns en egen flik för momsuppdrag i Digital byrå, för att förenkla hantering av momsinlämning. Fliken grupperar klientens momsaktiviteter med tillhörande bokföringsaktiviteter så att det enkelt går att stämma av att arbetet inför en momsinlämning är klart. Momsaktiviteterna filtreras på inlämningsmånad och grupperar moms med tillhörande bokföringsaktiviteter, vilka beror på valt momsintervall.

 

moms.png

 

Kopiera tjänster till flera klienter med massbearbetning

För att enklare och snabbare kunna lägga upp tjänster kan du kopiera befintliga tjänster till en eller flera klienter samtidigt via massbearbetning.

  • Gå till klientlistan och markera en eller flera klienter, klicka sedan på Lägg till tjänster längst ner till höger. 
  • Du väljer ifrån vilken klient eller fast exempelmall du vill kopiera tjänster.
  • Du kan välja att plocka bort tjänster som du inte vill använda.
  • Välj sedan startdatum och handläggare och beroende på vilka tjänster du valt att kopiera frågar programmet om det behövs ytterligare uppgifter.

massbearbetning.jpg

De tjänster som påverkas av bolagsform; årsvis momsuppdrag och uppdraget inkomstdeklaration kommer inte gå att välja när du kopierar från en bolagsform till en annan. Vill man kopiera dessa tjänster får man göra det från företag med samma bolagsform eller lägga upp de tjänsterna för sig. Du kan i efterhand ändra leveransdag inne på tjänsten om du vill ha olika på klienterna.

Läs mer här

Dokument

På denna flik finns det möjlighet att skapa mappar och lagra dokument rörande klienten. Fliken är kopplad till byråns Arkivplats eller lagringsutrymme och är inte tillgänglig för klienterna. Mappar och dokument lagras i en mapp med namn Digital Byrå och en undermapp med respektive klients namn. Här går det att skapa egen mappstruktur med kopplade mailadresser till mapparna. Tre alternativ finns för att importera ett dokument till en mapp:

  1. Maila till kopplad mailadress
  2. Drag and drop
  3. Via knappen lägg till fil

Aktivera ny klient 

För att enkelt komma igång med nya klienter som lagts upp i Fortnox finns möjligheten att kopiera inställningar från en befintlig klient. Detta gör du under fliken grunduppgifter. Funktionen för att kopiera inställningar är endast tillgänglig för nya klienter som ännu inte har något räkenskapsår och är då tillgänglig via knappen “Kopiera inställningar” under Grunduppgifter på klienten i Digital Byrå. För att kunna kopiera inställningar till en klient krävs att användaren har behörighet till inställningarna som kopieras samt behörighet att se klienten som inställningarna ska kopieras från.

 

När du nu lagt upp dina uppdrag behöver du inte längre fundera på vad som är viktigast att jobba med eller att du ska missa att göra något. Digital byrå ger dig automatiskt en prioriterad lista på vad som är mest bråttom att arbeta med och på vilken kund.

 

Alla uppdrag

Under alla uppdrag visas byråns uppdrag sorterade på prioritet. Här har du möjlighet att filtrera på datumintervall, klient, handläggare och uppdrag. Datumfiltreringen är dynamisk och visar vid start aktiviteter som ligger 10 dagar bakåt i tid och 20 dagar framåt från dagens datum. Utöver datumfiltrering går det även att filtrera på en enskild klient samt på byråns handläggare. När sidan öppnas är innehållet filtrerat på inloggad handläggare.

01-Uppdrag_och_aktiviteter_i_Fortnox_Digital_Byra_.png

Om det skulle finnas aktiviteter som ej är klara och som ligger mer än tio dagar bakåt visas en varning överst på sidan. Denna varning innehåller en länk som ändrar datumurvalet för att visa alla aktiviteter bakåt i tid som ej är klara.  

Genom att klicka på ett fält visas en lista med aktiviteterna som grupperats i fältet, för att enkelt navigera till vald aktivitet klickar du bara på aktiviteten, och där kan du se/ändra status och lägga till information mm. Det finns dessutom en länk för att snabbt kunna logga in i klientens program.

Det finns även i listläget en länk, i slutet på varje rad, för att enkelt logga in i klientens Fortnox. 

Läs mer om uppdrag och aktiviteter här

Här kan du läsa mer om Digital byrå.