Synka din kalender med Fortnox CRM

Följ

Du kan enkelt hålla din kalender och dina möten i Fortnox CRM automatisk i synk med varandra. Du spar tid och har alltid informationen lättillgänglig, med full historik och uppföljning på dina säljmöten. Till mötena kopplas företag, kontaktpersoner, affärsmöjligheter och kampanjer, det ger tydlig historik och bra underlag i rapporterna. Systemet kopplar automatiskt rätt kontakter och företag baserat på e-postadresserna i mötesinbjudan. Läs mer om möten i Fortnox CRM här och hur du dessutom kan samarbeta i den delade kalendervyn i CRM här.

Kalendersynk är en tilläggstjänst som har stöd för Google Calendar samt Microsoft Office 365 och Microsoft Exchange (2016 on-premise).
 

Synkningsförfarandet
När ett möte läggs till eller ändras i din kalender kommer det att dyka upp i Fortnox CRM, både om du får en inbjudan från kund eller själv bjuder in till ett möte från din kalender. Fortnox CRM kommer då automatiskt att koppla mötet till korrekt kontakt och företag om deltagarens epostadress finns upplagd. Med Exchange sker detta omedelbart medans ändringar i Google-kalendern synkas över var 10 minut.

Du kan också bjuda in kunden direkt från Fortnox CRM och kan därmed undvika dubbelarbete. Inbjudan skickas då direkt till kunden förutsatt att du valt att mötesinbjudan skall skickas ut automatiskt. Denna metod ger dig mest effektiv mötesuppföljning i CRM då du automatiskt får med dig kopplingen till rätt företag, kontaktpersoner, specifika affärsmöjligheter eller kampanjer.

Notera att du får upp möten du bjudits in till i CRM även om du ännu inte aktivt tagit ställning till om du skall delta. Tas mötet bort i CRM så tackar du nej. Skulle ni vara flera i er organisation i CRM som bjudits in till samma möte blir mötet där till ett gemensamt möte för er, då bör ingen ta bort inbjudan i CRM utan istället tacka nej genom kalendern.

Även återkommande möten kan synkroniseras automatiskt samt om man vill att anteckningar skall följa med.

 

Aktivera kalendersynken
Har du beställt kalendersynk till Fortnox CRM hittar du som systemadministratör inställningarna för att komma igång under CRM-inställningarna uppe till höger.

Kalendersynk_med_Google___Exchange.png

Saknar du Kalendersynk kan du beställa till den under tilläggsbeställningar.

Kalendersynk.png

I CRM-inställningarna behöver du som systemadministratör först aktivera den kalendersynk ni vill använda i er organisation och göra de inställningar som är gemensamma för alla användare. När kalendern aktiverats behöver sedan varje användare aktivera den mot sin egen kalender samt göra användarspecifika inställningar.

För att aktivera kalendersynk i organisationen, klicka på Google Calendar eller Exchange Calendar under app längst ner i vänstermenyn. Då kommer du till en dialog där du aktiverar kalendern högst upp till höger.

Kalendersynk_med_Exchange.png

 

Gemensamma inställningar

I de gemensamma inställningarna för alla användare kan du ställa in följande:

  • Standard mötestyp innebär vilken av de i CRM definierade mötestyperna som skall användas för möten som skapas från kalendern, dvs. om du fått en inbjudan eller bjudit in till mötet från din kalender istället för från CRM. Ett tips är att använda en annan mötestyp än den som ni brukar använda som default när ni bjuder in kunden från CRM. Då särskiljs riktiga säljmöten från övriga interna eller privata möten i uppföljningen och säljtavlan.
  • Exkludera återkommande möten gör att möten som satts upp som återkommande i kalendern inte följer med i synkningen till CRM. Detta val kan man använd för att filtrera bort stående interna möten som inte är relevanta att följa upp på i CRM, då får man dock tänka på att undvika dubbelbokningar.
  • Inkludera mötesanteckningar innebär att anteckningsfältet i CRM följer med över till det stora textfältet för agenda och anteckningar i kalendern. Detta sker alltså endast åt ena hållet, från CRM till kalendern. Notera att om man väljer att stänga av detta blir agendan i kalendern alltså tom men kan uppdateras från kalendern. Har man denna på bör man tänka på att anteckningarna direkt i mötet visas för kunden, har man anteckningar man inte vill dela kan man t.ex. lägga dem som en aktivitet eller på affärsmöjligheten istället.

Exchange_insta_llningar.png

 

Användarspecifika inställningar

När systemadministratören aktiverat kalendern kan nu alla användare aktivera och ställa in följande användarspecifika inställningar:

  • Användarnamn och lösenord för inloggning till kalendern (användarnamn och lösenord)
  • Skicka inbjudningar från kalendern innebär att när användaren bokar ett möte från Fortnox CRM går den även till externa. Om detta inte slås på får man ett extra kontrollsteg då inbjudan från CRM bara skickas till din egen kalender där du sedan igen får lägga till deltagare. Inbjudningar från kalendern till CRM kommer synka deltagare precis som vanligt.

Exchange_anva_ndare.png

 

Sta_ll_in.png