Nyheter Maj 2018

Följ

Enklare att efterleva GDPR

Med anledning av den nya lagen Global Data Protection Regulation kommer det att finnas ett antal nya stödfunktioner i Fortnox för att enklare leva upp till de krav som ställs på dig som hanterar personuppgifter. Nedan följer de viktigaste nya möjligheterna i Fortnox för att ta bort och göra utdrag av personuppgifter. För att läsa mer om GDPR i Fortnox, klicka här.


Anonymisering av ett räkenskapsår

Nu kan ett valt räkenskapsår anonymiseras, du kan välja att anonymisera Verifikationer, Periodiseringar, Leverantörsfakturor, Kundfakturor, Offerter, Ordrar och Kopplade filer/bilder för dessa affärshändelser. Det krävs en ny behörighet som systemadministratören aktivt behöver tilldela. Behörigheten för att anonymisera finner du under Register och Övrigt.

image7.png
För att läsa mer om denna anonymisering, klicka här.

image6.png


Kopplade bilder / Fortnox Arkivplats

Alla filer finns under koppla bild
Alla filer som skickas in eller laddas upp i inboxen blir nu tillgängliga i Koppla bild fliken, oavsett filändelse. Filformat som ej kan förhandsgranskas kan laddas ner, kopplas eller raderas.

image9.png

Ingen papperskorg för lagringsplatsen
För de som använder den kostnadsfria Lagringsplatsen, utan Arkivplats, kommer borttagna filer inte längre att läggas i papperskorgen utan tas bort helt.


Användare

Ta bort användare
När en systemadministratör väljer att ta bort en användare så anonymiseras den och personuppgifter tas bort. För spårbarhet får användare med en ny behörighet Hantera borttagna användare, tillgång till ett nytt verktyg där borttagna användare visas. Här kan den användaren även raderas fullständigt.

Radera behandlingshistorik
En ny behörighet ger tillgång till det nya verktyget Radera behandlingshistorik med vilket historik i Behandlingshistoriken kan raderas för ett valt datumintervall. Raderingar av behandlingshistorik kommer loggas i behandlingshistoriken, och just dessa poster kommer inte försvinna vid radering. Detta för att upprätthålla spårbarhet och stävja ev. missbruk av funktionen.


Fortnox Lön

Export av personaluppgifter till .csv
Alla uppgifter på personalkortet kan nu exporteras till csv-fil under Rapporter - Lön - Personallista.

image14.png

Export av lönetransaktioner till .csv
Alla lönetransaktioner för de anställda under valt löneår kan nu exporteras till csv-fil under Rapporter - Lön - Lönestatistik.

Anonymisera anställd
Med den nya anonymiseringen av en anställd tas alla personuppgifter på personalkortet bort, fritextfälten töms och anställnings-ID anonymiseras. Uppgifter på skapade lönebesked anonymiseras ej då detta är underlag till bokföringen.
För att anonymisera en anställd krävs en ny behörighet som tilldelas av systemadministratören.

image8.png


Radera löneår
Möjligheten finns nu att helt radera alla händelser som tillhör ett löneår. För att kunna radera ett löneår måste först räkenskapsåret som tillhör löneåret ha blivit anonymiserat samt att en ny behörighet krävs.


Historik på anställd
I Register - Personal finns nu en detaljerad historik på alla uppdateringar av de anställda. Där kan du se vem som gjort vilken förändring när och kan filtrera på bl.a. anställda och fält som uppdaterats.

image1.png

Varnande kontrollfråga vid mejl av lönebesked
Nu kommer en varnande kontrollfråga vid utskrift av e-lönebesked då man inte ska mejla känslig information som ett lönebesked innehåller.

image17.png



Kunder/Leverantör

Ta bort kund
Det finns nu möjlighet att även ta bort kunder med affärshändelser. Alla affärshändelser behöver vara avslutade, dvs. slutbetald kundfaktura eller offert vars order inte är i status skapad, eventuella avtal med kunden måste också vara borttaget. Tas kunden bort kommer momstypen på kundens fakturor baseras på värdet som var när kunden valdes in på fakturan.

Obs! Kundnummer på borttagna kunder kan ej återanvändas.

Ta bort avtal
Tidigare kunde man endast sätta ett avtal som avslutat men nu finns även möjligheten att helt ta bort ett avtal. För att ta bort ett avtal så behöver det vara avslutat.

Ta bort leverantör
Nu går det att ta bort leverantörer med affärshändelser om dessa avslutats, dvs. leverantörsfakturor slutbetalts eller makulerats.

Obs! Leverantörsnummer på borttagna leverantörer kan ej återanvändas.




Bankkopplingar

Automatisk bankkoppling med SEB
Nu tillkommer en automatisk bankkoppling mellan Fortnox och SEB där följande kan hanteras automatiskt:

* Skicka utbetalningar
* Ta emot utbetalningar
* Ta emot inbetalningar
* Ta emot kontoavstämning

Detta kräver tjänsten för bankintegration hos SEB. Anslutning sker från Register Bankkonton i Fortnox och kräver ett fysiskt avtalstecknande med SEB, därefter skickas upplagda bankkonton till Fortnox för en automatiserad anslutningsprocess.

image3.jpg


Swedbank SEPA
För Swedbank och Sparbankerna kan nu utrikesbetalningar hanteras med ISO20022-fil. Detta då Swedbanks konvertering av SPID/SPISU-fil upphör på internetbanken och fil som följer SEPA-direktivet krävs.
För utrikesbetalningar med betalfil skall ett avtal tecknas med ditt bankkontor och avtalsnummer för betalningar anges på bankkontot i Fortnox.




image15-redigerad.jpg
Fortnox Bokföring

Massbearbeta kontoplanen
För att spara tid och göra det enklare att justera kontoplanen kan den nu massbearbetas. Genom att på samma gång kunna uppdatera många konton blir det lättare att anpassa bokföringen i Fortnox efter sin egen verksamhet. Bl.a. kan nu Kostnadsställe (Ks), Projekt (Pr), Transaktionsinfo och Kvantitet massbearbetas.

image4.png


Status av inbjudan till leverantör för e-faktura
Statusen för e-faktura kopplingen med en inbjuden leverantör har förbättrats och blivit mer tydlig så att du enklare skall kunna använda dig av att ta emot leverantörsfakturor på det effektivaste sättet.

* När du bjudit in en leverantör visas statusen "inbjudan är skickad" i leverantörsregistret
* När vår underleverantör/samarbetspartner (Crediflow) svarar att kopplingen är klar byts statusen till "Kopplingen är aktiv"
* Om kopplingen misslyckats, t.ex. om leverantören avvisat inbjudan tas kopplingen bort automatiskt.

E-fakturakoppling_va_ntar.png


Möjlighet att bjuda in alla leverantörer till e-faktura
Slå på e-faktura för alla dina leverantörer så att du får fakturorna på det mest effektiva sättet med minst risk för manuella fel. Under Register - Leverantörer finner du ett nytt verktyg som bjuder in alla leverantörer i det aktuella registret till att skicka e-faktura. Det som krävs är att det finns organisationsnummer och e-postadress på leverantören. Endast leverantörer med unik träff i Crediflows EDI-katalog kommer bjudas in.

Inbjudan_e-faktura.png




Intern systemanvändare och låsning av period
I manuell låsning av period finns nu en Intern systemanvändare som kan låsas precis som vanliga användare eller Externt via integration. Den interna systemanvändaren används för automatisk bokföring av affärshändelser, bl.a. i Fortnox Lagers automatiska bokföring.

image11.png



Fortnox Lön/Fortnox Lön Plus

Collectum ITP2
Från programmet kan du nu även rapportera anställda som tillhör ITP2 till Collectum.
ITP2 - tjänstemän födda 1978 eller tidigare
Rapporteringen ska göras när en förändring sker på den anställdes månadslön, vid tjänstledighet, föräldraledighet eller längre sjukfrånvaro.
ITP1 - tjänstemän födda 1979 eller senare
Rapportering sker varje månad
Man skapar rapporteringen på samma ställe och kan i en rapport ha med både ITP1 och ITP2.

image16.png

Vill du läsa mer om Collectum ITP2, klicka här.


Sparade semesterdagar specificeras per intjänande år
Anställda har enligt semesterlagen rätt att spara semesterdagar i 5 år och enligt vissa kollektivavtal får man spara sina dagar längre än 5 år. Följer man semesterlagen för sparade semesterdagar ska värdet för dessa dagar motsvara samma värde som sina nuvarande betalda dagar medan de som inte följer semesterlagen för sparade semesterdagar så ska värdet vara enligt den sysselsättningsgrad som de tjänats in till. I Fortnox Lön specificerar vi nu semesterdagar som sparas per intjänandeår.

image12.png


Skapa nytt arbetstidsschema från personalregistret
För att underlätta finns det nu möjlighet att direkt från personalkortet välja att skapa ett nytt arbetsschema.

image2.png


Ändra anställnings-ID
Det går nu att ändra de anställdas anställnings-ID i personalregistret.
Ett använt anställningsnummer spärras så att det inte går att använda på nytt till en annan anställd. Ett anställningsnummer ska inte avslöja individen, därför rekommenderar man inte att använda personnummer, födelsenummer eller namn.


Ändra benämning Avrapportera till Klarmarkera
Benämningen Avrapportera är nu ändrad till Klarmarkera.


Ändra benämning Pappadagar till 10 dagar vid barns födelse
I programmet är det ändrat så att vi benämner det som tidigare kallades Pappadagar på samma sätt som Försäkringskassan. Den nya benämningen är 10 dagar vid barns födelse.