GDPR i Fortnox CRM

Följ

Registerutdrag
I Fortnox CRM är det enkelt för er som är personuppgiftsansvarig att förmedla de uppgifter som lagras om era kontakter i Fortnox CRM. Med hjälp av en särskild rapport på kontakten kan du exportera uppgifterna i ett smidigt rapportformat som inkluderar samtliga relaterade uppgifter, t.ex. aktiviteter, möten, etc.

Öppna först upp kontaktpersonen, t.ex. genom att klicka på den i listan på företaget eller under fliken kontaktpersoner. Uppe till höger finner du det gula plustecknet, därunder finns alternativet att exportera personuppgifter.

Exportera_persondata.png

Anonymisering (av kontaktperson)
En viktig del i GDPR­-syfte är att inte spara information om kontaktpersoner som man inte aktivt bearbetar. Därför finns en funktion för automatiserad
anonymisering/radering av kontakter utifrån kriterier som man själv väljer. T.ex. att man vill anonymisera kontaktpersoner som man ej haft kontakt med senaste 30 dagarna som ligger på företag som ej är köpande kunder.

Anonymiseringen av kontakter kan göras från olika ställen i Fortnox CRM. Under CRM-inställningarna hittar du som administratör fliken Anonymisering under Datahantering. Där kan du ställa in olika kriterier för vilka kontakter som bör anonymiseras, samt förbestämma vilken information som ska anonymiseras.

3._CRM_-_Insta_llningar_fo_r_anonyminsering.png

4._CRM_-_Anonymisering_1.png
5._CRM_-_Anonymisering_2.png

Du kan även anonymisera kontakter direkt i programmet, t.ex. med Avancerad sök eller i kontaktlistan. Ställ in de filter du vill ha, markera de kontakter du vill anonymisera och klicka sedan på Hantera markerade och välj Anonymisera.

1._CRM_-_Hantera_markerade_-_Anonymisera.png

Då öppnas en ny dialog där du kan välja vilka fält du vill ska anonymiseras. Dessa fält kommer alltid att anonymiseras:
* Namn
* Titel
* Mobilnummer
* Telefon
* Mail
* Anteckningar
* Fria fält på kontaktnivå
Förutom dessa tvingande fält kan du själv välja vilken information relaterade till kontakterna som du vill ska anonymiseras, till exempel fält som rör aktivitet, affärsmöjligheter, möte, order, återkommande order, event, dokument, e-sign, formulär, mail och egna objekt.
Vill du anonymisera alla fält, klickar du enklast på Välj alla fält i vänsterspalten.

2._CRM_-_Anonymisera_fa_ltval.png

Genom att anonymisera tar man helt bort kopplingen mellan informationen och individen. Viss information finns fortfarande kvar, men kan inte spåras till en kontaktperson. Ett bra ändamål om du vill använda informationen för statistiska ändamål.

Obs! Anonymiseringen kan INTE återställas. En anonymiserad kontakt och dess relaterade information är anonymiserad för gott. Därför har enbart Systemadministratörer tillgång till funktionen.

 

Radering av personuppgifter
Radering av personuppgifter för en kontakt eller ett företag kan enkelt göras genom att klicka på soptunnan på kontaktpersonen eller företaget.

Notera att om man väljer att ta bort ett företag tas även all data kopplad till företaget bort såsom aktiviteter, kontaktpersoner och försäljning. I bekräftelsedialogen som dyker upp visas vilken relaterad data som finns så du kan ta ställning till om du vill radera den. 

Ba_ttre_radera_fo_retag.png

Ett alternativ är att manuellt anonymisera data för att fortsättningsvis se att ni haft t.ex. en aktivitet med företaget men inte med vem.  

 


Syfte med bearbetning
På kontaktkortet i Fortnox CRM kan ni ange syftet till varför ni lagrar information om personen. Som systemadministratör kan ni lägga upp ett sådant fält som fria fält under kontaktpersoner och även bestämma om fältet ska vara obligatoriskt att fylla i. Läs mer om fria fält här.