Checklista vid semesterårsavslut

Följ

Den här checklistan avser semesterårsperioden 1 april - 31 mars (Föregående intjänandeår)

1. Se till att alla avvikelser fram till 31 mars finns registrerade i Kalendariumet.

Allt som påverkar semestern för de anställda måste finnas registrerade i Fortnox lön fram till 31 mars. Det vill säga alla uttagna semesterdagar, semestergrundande frånvaro, semestergrundande lön, ej semestergrundande frånvaro osv.


2. Skapa den lönekörning som tar med mars månads avvikelser (vanligtvis löneutbetalningen i april).
När avvikelserna är registrerade är det dags att skapa lönekörningen eftersom det är där beräkningen görs.


3. Se över era semesterinställningar
Under Inställningar - Lön - Avtal för arbetare Semester och Avtal för tjänstemän semester kontrollerar du så procentsatser med mera är korrekta utifrån det kollektivavtal eller lagar som ni följer i ert företag. Kontrollera även så inställningarna på varje anställd i Register - Personal på semesterfliken är korrekta för respektive anställd. Vill du ha mer tips om semesterhanteringen, klicka här


4. Ta ut semesterskuldlistan per 31 mars under Semesterberedning.
Har du inte som rutin att ta ut semesterskulden varje månad så rekommenderar vi att du gör det dels i samband med att bokföringsåret är slut men även i samband med att semesteråret är slut om dessa inte är samtidigt.
OBS! Semesterskuldlistan visar enbart de anställda ni har en semesterskuld till, de extraanställda som får sin semesterersättning utbetald vid varje lönetillfälle visas ej.
Vill du läsa mer om semesterberedningen, klicka här.


5. Ta ut underlag per 31 mars under Semesterberedning.
Utskriften Underlag med Intjänat visar värden som används vid beräkning av semesterdagar samt värdet på semesterdagarna. Denna utskrift är värdefull att ha om ni stöter på något som verkar orimligt. Vill du läsa mer om semesterberedningen, klicka här.


6. Kontrollera så allt ser rimligt ut på semesterskuldlistan och underlaget med vad som är intjänat.
Det är viktigt att göra en bedömning om underlaget och semesterskulden ser rimligt ut. Det är den information som finns inmatad i systemet som används vid beräkningarna. Om du upptäcker några fel kan du använda denna guide för att få hjälp med felsökningen.


7. Gör semesterårsavslutet
Utförs i semesterberedningen i Fortnox Lön. 


8. Kontrollera på de anställda så alla värden är korrekta.
Gör en extra kontroll så de anställda har fått korrekt värden och att dessa ser rimliga ut. Till exempel har en anställd tjänat in 25 semesterdagar per 31 mars så ska det vara 25 betalda dagar efter semesterårsavslutet på nya semesteråret från 1 april.


Du är nu klar med ditt semesterårsavslut. Resultatet av semesterårsavslutet visas på kommande lönebesked för den anställde som skapas efter semesterårsavslutet (vanligtvis maj månad).