Fortnox Användarstöd

Dokumentmallar i Fortnox CRM

I Fortnox CRM finns det anpassningsbara och mycket flexibla dokumentmallar som använder sig av smarta taggar. Dessa kan exempelvis användas för att skapa offerter från affärsmöjligheter när som helst under säljprocessen. Där kan du ladda ned ett offertdokument med all relevant information, som dessutom kan förfinas ytterligare för att sedan skickas med e-post till din kund.

Med hjälp av de smarta taggarna som din dokumentmall innehåller fylls alltså offerten i Fortnox CRM i helt automatiskt, exempelvis med vilken kund det är och vilka produkter till vilket pris som du offererar. Dokumentmallen kan även innehålla logga, hälsningar, bilagor med mera.

 

Anpassa dokumentmall

För att kunna ta ut ett dokument, till exempel en offert, behöver du först välja hur din dokumentmall skall vara utformad. Du som är administratör gör detta genom att klicka på CRM-inställningar uppe till höger och går in på Dokumentmallar. Där är det enklast att först välja att ladda ner vår Offertmall så har du något att utgå från.


Ladda_ner_offertmall.png

 

Mallen som laddas ned är ett .doc-dokument med fritext i kombination med smarta dokumentmall-taggar som hämtar in innehåll från affärsmöjligheten, kundkortet, etc. Du behöver nu öppna mallen och anpassa den generellt för ditt företag. Det kan man göra med t.ex. MS Office eller LibreOffice, den sistnämnda är en OpenSource-produkt som är gratis att in­stallera och använda. Tyvärr fungerar det inte med exempelvis Google Docs, eller att redigera direkt med en enklare textredigerare. Vid redigering av mallen, var noga med att byta ut all generell text, exempelvis företagsnamnet "Testbolaget" mot ditt eget företagsnamn. 

Om du skulle vilja lägga till fler dokumentmall-taggar så hittar du vilka som finns tillgängliga under Visa lista med tillgängliga taggar. Alla taggar är utformade på samma sätt, t.ex. får man kundens namn genom att använda taggen «Cl_Name». 



Dokumenttaggar.png

 

När du har valt de taggar som du vill lägga till på din mall, öppnar du upp mallen i MS Office eller Libra Office. Sätt markören där du vill lägga till taggen i ditt dokument. I MS Office, som exempel, klicka sedan på Snabbdelar i menyn och välj Fält.



Word2.png

 

Leta sedan upp Fältnamnet "MergeField" i listan över fältnamn och lägg till din tagg i Fältnamn i Fältegenskaper, som exemplet CL_name här nedan:



word3.PNG

Klicka sedan OK.

 

När redigering av offertmallen är klar skall den sparas i .doc-formatet och laddas upp i Fortnox CRM. Klicka på Ny mall så får du upp fönstret där du laddar upp filen, där döper du också mallen och väljer Försäljning för att mallen skall kunna användas på just affärsmöjligheter.



Ladda_upp_ny_mall.png

 

Vill du ha flera offertmallar, t.ex. med andra villkor eller hälsningar, så kan du alltså enkelt göra en kopia och ladda upp den nya mallen under Försäljning med ett annat namn.