Byt till nya Fortnox CRM

I samarbete med Upsales lanserar Fortnox en helt ny produkt, Fortnox CRM. Fortnox CRM ersätter befintliga CRM Säljstöd som stängs ned 31/12 2018. Fortnox CRM innebär ett stort lyft och är helt integrerat med din Fortnox-lösning, bl.a. gällande kunder, fakturor, ordrar och artiklar. Dessutom får du bland annat:

  • En modern och användarvänlig produkt med fler funktioner som
    • Aktiviteter & möten - planerade och historiska
    • Säljtavla - få en bättre överblick över pågående affärsmöjligheter
    • Prognoser via rapporter - få bättre koll på din försäljning
    • Lead till Order - få inblick i hela kundresan
    • Stödfunktioner som underlättar efterlevnad av GDPR
  • Nya Fortnox CRM har stöd för ett mobilt och aktivt arbetssätt
    • med appar för iOS och Android
    • med möjlighet att koppla ihop med kalender
    • med möjlighet till uppslag, segmentering och tvätt av företagsdata via Bisnode.
  • För det växande företaget finns också möjlighet att uppgradera till Upsales CRM med bl.a.
    • mer komplett säljstöd för större säljteam
    • marknadsföring med marketing automation
    • BI-verktyg för att följa upp på alla typer av data
    • API och färdiga integrationer för att hantera andra behov 


Så byter du
För att byta till nya Fortnox CRM behöver du som är systemadministratör i Fortnox gå igenom nedan dialog som dyker upp i lobbyn i Fortnox. Väljer du Påminn mig senare kommer dialogen upp nästa gång du går till lobbyn.

image1.png

När du byter hjälper vi dig flytta över all nödvändig data så att du enkelt skall komma igång. Flytten av data kan ta upp till 1 timme beroende på hur mycket data ni har.

I både CRM Säljstöd och Fortnox CRM har du möjlighet att ha fria fält på kunder och kontakter som du kan använda för att anpassa CRMet efter just din verksamhet. Av tekniska och praktiska skäl kan dessa fria fält inte följa med fullt ut i flytten av data som är begränsad till totalt 10 fält som skapas upp som textfält. Därför behöver du här välja upp till 5 st fält från kundkortet plus upp till 5 st fält på kontaktkortet som skall flyttas med som textfält. När du är igång kan du sedan skapa upp obegränsat antal fält i alla fälttyper, men tänk på att data för dem alltså inte följer med i flytten.

image2.png

Innan du startar flytten kan välja att lägga till tilläggstjänsterna för Kalendersynk respektive Bisnode. För att läsa mer om hur du kan använda dessa, se Kalendersynk med Outlook respektive Hitta nya kunder med Bisnode.

När datan är migrerad hittar du Fortnox CRM under CRM i menyn uppe till vänster där du tidigare hade CRM Säljstöd.

image3.png

Nu är du inne i ditt Fortnox CRM där du hittar din flyttade data. Här följer först en lista på vilken data som flyttat in under respektive flik. Därefter följer en lista som utifrån nuvarande CRM Säljstöd beskriver vilka funktioner man bör använda istället i nya Fortnox CRM. För att sedan läsa mer om hur du kommer igång att arbeta i Fortnox CRM, klicka här.


Flyttad data från CRM Säljstöd

Flik och fältnamn i CRM Säljstöd
(Ev. annat fältnamn Fortnox CRM)
Flik i Fortnox CRM
Företag
Relevanta standardfält samt 5 fria fält migreras:
- Företagsnamn
- Kundnummer
- Fakturaadress
- Postadress
- Besöksadress
- Leveransadress
- Telefon
- Hemsida (→Webbplats)
- Beskrivning (→Anteckningar)
- Användare (→Kontoansvariga)
- Skapad av användare och tidpunkt
- Betalningsvillkor
Företag
Kontakter
Kontakter med företag
Kontakter utan företag → Kontaktpersoner på Uppsamlingskund

Relevanta standardfält samt 5 fria fält migreras:
- Företag
- Förnamn
- Efternamn
- Telefon
- Mobil (Endast ett mobilnummer)
- Epostadress
- Titel
- Anteckningar
Kontakter

Aktiviteter
Både aktiviteter och möten i CRM Säljstöd migreras till aktiviteter i Fortnox CRM.

"Inställningen aktivitetstyper" från CRM Säljstöd skapas upp i Fortnox CRM

Relevanta standardfält migreras:
- ID
- Typ
- Rubrik
- Text
- Användare
- Företag/Kontakt
- Datum & Starttid

Aktiviteter
Projekt
Migreras ej då upplägget skiljer sig åt och används sparsamt
-
Affärsmöjligheter
Öppna eller förlorade affärsmöjligheter migreras, vunna synkas som vunna affärer från order eller faktura.

Säljfas sätts baserat på sannorlikheten på affärsmöjligheten
0-5% eller ingen sannorlikhet→Fallback 5%
5-25%→Prospect 1
50-90%→Prospect 2
90-99%→Muntlig överenskommelse
100%→Vunnen

Relevant fält flyttas över:
- Företag
- Kontakt
- Skapad användare
- Sannorlikhet→Baserat på vilken fas som tilldelats
- Fas→Se ovan tilldelning
- Beskrivning
- Anteckningar
- Beräknat avslutsdatum
- Artikel
- Benämning
- Antal
- Listpris
- Pris
Säljtavlan / Försäljning

Produkter
Alla produkter migreras, både aktiva och inaktiva. All administration sker i Fortnox artikelregister.

Relevanta fält migreras:
- Namn
- Listpris
- Artikelnummer
- Status

Artikelregister i Fortnox




Funktionsjämförelse mot CRM Säljstöd
Följande lista beskriver hur flikarna och dess funktioner i CRM Säljstöd har ersatts med nya funktioner i Fortnox CRM. 

Flik och funktion i CRM Säljstöd Funktion i nya Fortnox CRM
Behörighetsstyrning
Behörighetsstyra för användare i CRM Säljstöd när det gäller offert/order/faktura
Behörighetsstyrningen för användare när det gäller offert/order/faktura finns ej.
Min Sida
Panel, Personliga kontakter, Interninfromation
Ersätts av Rapportcenter, kalender, Aktivitetslista, Notiser och övriga funktioner. En egen Min Sida kommer alltså inte att finnas på samma sätt fullt ut i Fortnox CRM.
Säljstöd Idag
Aktivitetslista, Kalender, Sök, Ärendenummer
Aktivitetslistan och Kalender som återfinns via toppmenyn och via specifik kalenderikon i vänstermenyn. Sökningar görs via toppmenyn. Ärendenummer finns ej.
Företag
Visa, Lägg till, Sök, Utökad sökning, Avancerad sökning
Via filtrering och kundkortet kommer du kunna söka på företag. För att lägga till nya företag används plustecknet i vänstermarginalen. All sökning görs via toppmenyn, dock finns ej utökad sökning eller avancerad sökning, snabbsök och filtrering löser detta.
Kundkort
Allmän info, Ytterligare info, Användartillhörighet, Affärshändelser, Kontakter, Aktiviteter, Redigera och Lägga till.
Kundkortet är uppbyggt via en tidslinje med tidigare och kommande händelser. Kundkortet innehåller fält för information och olika flikar för t. ex kontakter och aktiviteter. Du kan även skapa egna fria fält.
Kontakter
Visa, Lägg till, Sök, Utökad sökning, Avancerad sökning
Kontakter läggs till på kundkortet, utökad sök eller avancerad sökning görs med snabbsök och filtrering
Projekt
Visa, Lägg till
Projekt ersätts med Kampanjer som man kan gruppera och tagga både företag och kontakter i. Kampanjer är även sökbara, har tidsbegränsning och kan tilldelas specifika användare.
Gruppfunktioner
Gruppaktiviteter, Grupp e-post, Etiketter, Grupp SMS, Gruppmärkning, Schemalagda utskick
Gruppaktiviteter ersätts genom att man i sökresultat, filtrering av listor eller snabbsök kan hantera markerade kunder och masskapa aktiviteter för utvalda kunder. Varken grupp e-post, etiketter, grupp SMS och schemalagda utskick kommer att finnas. Det är dock smidigt att exportera utvalda kunders och kontakters e-postadresser och telefonnummer till en csv-fil som kan utformas efter behov.
Rapporter
Standard, Egendefinierade, Köade rapporter
Rapporterna hittar man i ett Rapportcenter där de vanligaste rapporterna återfinns. Utöver det kan alla sökresultat och listor exporteras till excel.
Affärsmöjligheter
Lista, Lägg till, Artiklar
Affärsmöjligheter är utformade på ett annat sätt och är grunden i försäljningsarbetet. Det finns en säljtavla där affärsmöjligheter listas och egna affärsmöjligheter läggs till via Kundkortet. Förutom det innehar Affärsmöjligheter i Fortnox CRM dokumentmallar som stöd för att skapa offerter. Du behöver alltså inte längre använda offerter i Fortnox Offert & Order, däremot behövs Fortnox Offert & Order om du vill kunna skapa ordrar, på samma sätt som du behöver Fortnox Fakturering för fakturor. Artiklar skapar du som vanligt i artikelregistret, dessa väljer du sedan in på affärsmöjligheten i Fortnox CRM. Ordrar och fakturor är alltså resultatet av en affärsmöjlighet, de skapas automatiskt när affären är vunnen.
Inställningar
Företag, Kontakter, Projekt, Gruppfunktioner, Order/Fakturering, Import, Aktiviteter, Mallar, PAR, Integrationer
Administration är där anpassningar görs i Fortnox CRM, bland annat kan Företag och Kontakter anpassas med egna fria fält. För Import finns det en mall. Via dokumentmallar kan du skapa offerter och kund- eller mötesdokument.