Kom igång med Fortnox Tid

Med Fortnox Tid registrerar du snabbt och smidigt din arbetade tid, var du än befinner dig. Här visar vi hur du på bästa sätt kommer igång.

Checklista

1. Gå igenom behörigheterna. Klicka på ditt företagsnamn uppe till höger och sedan Administrera användare

2. Gå igenom inställningarna för Tid. Klicka på kugghjulet uppe till höger och sedan Tid

3. Lägg vid behov till kunder och artiklar under Register

4. Lägg till projekt under Register - Projekt

5. Registrera tid, frånvaro och övrigt under fliken Registrering

6. Fakturera tid under fliken Debiterbar tid

 

1. Se över behörigheter och licenser

Fortnox Tid kan användas av alla på företaget, men med hjälp av behörigheter kan du styra så att alla inte får tillgång till allt i programmet.

Behörighetsinställningarna når du under företagsnamnet uppe till höger i programmet, där du sedan väljer Administrera användare. Klicka på den gröna Td-ikonen för att göra inställningar för respektive användare i Fortnox Tid. Även de generella behörighetsinställningarna för kostnad, pris och tillgång till artikelregistret kan behöva en översyn. Dessa når du under Register/övrigt.

tid-administrera-anva_ndare.jpg

Läs mer om de olika behörighetsinställningarna i hjälpavsnittet Behörigheter i Fortnox Tid.

Varje användare som ska registrera tid behöver ha en licens för programmet (även om någon annan sköter registreringarna åt den personen). Behöver ni fler licenser kan du läsa mer om detta i hjälpavsnittet Tilläggsbeställning.

 

2. Se över inställningar

När alla användare har rätt behörigheter är det dags att se över inställningarna i programmet. Klicka på kugghjulet uppe till höger i programmet och välj Tid.

tid-insta_llningar.jpg

För en användare med behörighet att se allt är inställningarna uppdelade på tre olika flikar:

  • Personliga inställningar
  • Generella inställningar
  • Registreringskod

För övriga användare visas enbart den första fliken.

Mer information hittar du i hjälpavsnittet Inställningar i Fortnox Tid.

3. Lägg till artiklar och kunder

När du gör registreringar i Tid använder du dig av de kunder och artiklar som finns upplagda i Fortnox gemensamma register. För att lägga till nya kunder eller artiklar klickar du på Register uppe till höger i programmet och väljer rätt register, sedan klickar du på knappen +Skapa ny.

tid-register.jpg

Obs! De artiklar du ger inställningen Tjänst blir synliga under tidregistreringar, medan artiklar med inställningen Vara används för övrigtregistreringar.

Om du har ett artikel- eller kundregister från ett annat program kan du importera detta i Fortnox. Läs mer i hjälpavsnitten Import av artikelregister och Import av kundregister.

4. Lägg till projekt

Projekt hämtas också från Fortnox gemensamma register, Register - Projekt. Nya projekt läggs enkelt upp via knappen +Skapa nytt.

Under Inställningar för Tidregistrering kan du välja om alla, eller enbart vissa utvalda tjänster, ska vara valbara på projektet. Du väljer också vilka kunder projektet ska vara knutet till. Dessa inställningar påverkar vilka val som är möjliga när du gör din registrering.

tid-projekt.jpg



5. Registrera tid, frånvaro och övrigt

Nu har du gjort de inställningar som behövs för att ni ska kunna arbeta på bästa sätt i Fortnox Tid!

På fliken Registrering registrerar ni den tid ni lägger hos kunderna samt eventuell frånvaro. Under knappen +Övrigt på samma flik kan ni även registrera exempelvis material, milersättning och utlägg som ska faktureras.

Mer information finns i hjälpavsnittet Att registrera tid, frånvaro och övrigt.

Ett tips för användare som inte sitter vid dator är att det går precis lika bra att göra registreringarna från Fortnox app!


6. Fakturera tid

De stora fördelarna med att ha de anställdas registreringar samlade i Fortnox Tid blir tydliga när det är dags att fakturera eller skapa order.

På fliken Debiterbar tid har du en bra översikt över det som ska faktureras. Härifrån omvandlar du enkelt alla användares registreringar till order- eller fakturaunderlag. På underlagen kan du sedan göra eventuella justeringar och med en knapptryckning skapar du sedan själva ordern eller fakturan.

Läs mer i hjälpavsnitten Debiterbar tid och Faktura-/orderunderlag i Fortnox Tid.

Översikt

Slutligen vill vi slå ett slag för fliken Översikt där du alltid får du en mycket god bild av läget genom olika diagram och beräkningar. Du kan också själv välja vilken statistik du vill ta fram och vilka frågor du vill ha svar på. Resultatet kan sedan exporteras till en CSV-fil om du vill arbeta vidare med uppgifterna i ett annat program.


Läs mer i hjälpavsnittet Översikten i Fortnox Tid.