Importera företag & kontakter

Följ

Om du har många företag eller kontakter som du vill bearbeta i Fortnox CRM är det mest effektiva att importera datan med hjälp av externa filer. Det kan vara från ett kundregister i Excel, dina kontakter i mailprogrammet eller ett gammalt CRM-system. Du kan även importera data till Fria fält och kategorier för att anpassa Fortnox efter din verksamhet.

 

Förbereda importen

För att göra en import av kunder eller kontakter i Fortnox CRM börjar du som är administratör med att klicka på inställningar, längst upp till höger i programmet.

Ska_rmavbild_2018-08-28_kl._10.39.19.png

När du står i inställningarna för Fornox CRM klickar du på Datahantering, där finner du sidan för att Importera data. För att komma åt Datahantering behöver du vara administratör i Fortnox CRM, det vill säga Systemadministratör eller Programadministratör för CRM.

2._Import_av_kunder___kontakter.png

Där laddar du upp en extern fil genom att ta filen från din dator och dra och släppa den i rutan eller klicka på Klicka för att välja en fil och välja den aktuella filen på din dator. Längre ned förklaras de steg du behöver ta för att importen skall genomföras.

Obs! Accepterade filformat är .xls och .xlsx

Du kan först ladda hem en Importmall genom att klicka på rutan till höger. Importmallen som är i .xls format med färdiga kolumner gör det enklare att importera kunder & kontakter genom att fylla upp med den data som du vill importera i Fortnox CRM. När du laddat ner mallen öppnar du den med t.ex. MS Office eller LibreOffice, den sistnämnda är en OpenSource-produkt som är gratis att in­stallera och använda. 
(Obs! Importmallen kan du även ladda ner från länken längst ner i denna text.)

Sidan Importera data ger dig en överblick över alla importer som har gjorts och delas upp i olika delar för att på ett bra sätt ha historik på de importer som gjorts. Du finner Pågående importer, Utkast till Importer och lista över Färdiga importer. Här framgår när importen startades, filnamnet på filen som importen är baserad på, hur många rader det existerar i den aktuella filen samt vilken användare som startat eller utfört den aktuella importen.

3._Import_av_kunder___kontakter.png
4._Import_av_kunder___kontakter.png


Genomföra en import av kunder & kontakter
När du valt en fil som ska importeras öppnas en ny sida där importen skall genomföras. 

6._Import_av_kunder___kontakter.png


Importen av kunder & kontakter sker i tre olika steg.

1. Matcha fält
Här behöver du gå igenom alla de fält som finns i den fil som valts för import och koppla kolumnen i filen till det fält i Fortnox CRM som du importera informationen till. Varje fält innehåller information från den valda filen om vad kolumnen heter i filen, och du ser exempeldata från filen i varje ruta. Du väljer vilket fält du vill importera till i Fortnox CRM genom rullgardinen du finner i den röda rutan Välj fält. Varje fält i den valda filen får en egen ruta och varje ruta behöver du gå igenom och koppla till rätt fält i Fortnox CRM.

7._Import_av_kunder___kontakter.png

Du har två ytterligare möjligheter i varje ruta. Det är möjligheten att välja att ett fält ej ska importeras - Då klickar du på Importera inte. Då undantas det fältet från filen i importen.

Samt att du har en möjlighet att bocka i Använd för matchning - som innebär att har du redan en del kunder eller kontakter i Fortnox CRM sedan tidigare som möjligtvis kan finnas med i den valda filen, kan du välja att ett specifikt fält ska användas för att matcha redan befintliga kunder eller kontakter i Fortnox CRM. Då uppdateras istället övriga fält med eventuell ny information i importen istället för att skapa en ny kund eller kontakt.

Om du matchar mot ett flervalsfält, dvs. ett fält där du kan välja ett val i en lista så kommer det alternativ du har i filen automatiskt väljas om texten stämmer överens med ett upplagt val. Om valet inte lagts upp kommer informationen ändå att importeras och visas men det skapas inget nytt sådant generellt val för fältet och om du ändrar valet kan du inte ändra tillbaka.

När du har kopplat alla fält står det att alla kolumner är matchade och du kan då gå vidare.

7._Import_av_kunder___kontakter.png


2. Inställningar
I nästa steg, Inställningar har du möjlighet att knyta ihop dina kunder eller kontakter med relaterad data i din import, t.ex. att lägga till de importerade kunderna i en särskild kampanj eller ett särskilt segment (kategori). Du kan även lägga till dem med ett förvalt värde av vilket fält som helst, även fria fält, klicka i så fall på respektive blå knapp där du sedan väljer från en lista av fält.

Du kan också ställa in hur det skall hanteras om fler än ett företag eller en kontakt matchas i importen. Antingen väljer du att det ska skapas ett nytt företag/en ny kontakt eller så väljer du att importen ska hoppa över den aktuella raden.

Slutligen kan du lägga in en eller flera mailadresser som kommer få en statusrapport när importen är klar.

8._Import_av_kunder___kontakter.png
9._Import_av_kunder___kontakt.png

När du har gått igenom alla Inställningar går du vidare till Granska & importera längst upp till höger i programmet.


3. Granska & importera
Det sista steget innan Importen kan startas ger dig en sammanfattning om vad det är för fält i Fortnox CRM som är kopplade med respektive fält i den valda filen. Du ser även en sammanfattning av de eventuellt ytterligare fält inställningar som har gjorts. Kontrollera sammanfattning och är du nöjd, klicka på Starta import.

10._Import_av_kunder___kontakter.jpg
11._Import_av_kunder___kontakter.png

Din import köas då och filen kontrolleras och själva importen genomförs. Beroende på storleken på din fil, mängden kunder & kontakter i fil kan det ta olika lång tid för importen att slutföras. Du ser i notisfältet, under ringklockan, importens status.

12._Import_av_kunder___kontakter.png

När importen är slutförd kommer en statusrapport att skickas på mail till den eller de mailadresser som du angav i Inställningar.

Du kommer också att se i notisfältet, under ringklockan, att din import är slutförd. Ifrån den notisen har du möjlighet att klicka på länkar för Visa kontakter och Visa företag där du ser exakt vilka kontakter eller företag som har importerats till Fortnox CRM.

13._Import_av_kunder___kontakter.png


Importmall: