Kom igång med Fakturatolkning

Följ

Utbildning
Du vet väl att du även kan gå utbildning hos oss på Fortnox för att lära dig nya program eller funktioner? För att läsa mer om utbildning i att arbeta digitalt, klicka här.

 

För att kunna använda dig av fakturatolkningen behöver du först gå igenom inställningarna som du hittar uppe till höger i programmet. Välj Leverantörsfakturor och klicka sedan på Digitalt flöde - Fakturatolkning. Läs mer om fakturatolkningen här.  


 

Tolkning
Tolkningen kostar 4,90 kronor/faktura. Dina fakturorna tolkas noggrant för att säkerställa att all information läggs upp rätt. Om du dessutom valt ett förvalt motkonto på leverantören behöver du bara klicka på knappen Skapa fakturor och sedan Bokför under Leverantörsfakturor - Inkomna fakturor.

Om fakturan kommer in innan kl. 10 sker tolkning och verifiering av innehållet samma arbetsdag, maximalt kan det ta upp till 24 timmar. Vid postalt flöde tillkommer tid för posthantering. Observera att tidsangivelserna gäller vardagar.

Den information som tolkas är: 

Leverantörsnamn
Organisationsnummer
Plusgiro
Bankgiro
IBAN
BIC
Swiftkod
VAT-nummer
OCR-nummer
Fakturanummer
Fakturadatum
Förfallodatum
Er referens
Betalningsreferens
Valuta
Moms
Totalbelopp 

 

Skicka fakturorna för tolkning
Du väljer även om fakturorna automatiskt ska skickas iväg för tolkning så fort de hamnar i mappen Leverantörsfakturor eller om du själv vill gå in under fliken Leverantörsfakturor - Skicka för tolkning för att skicka iväg dem.

Om du har valt att fakturorna ska skickas för tolkning med automatik så kommer de att skickas iväg så fort de laddats upp eller mejlats in till mappen för leverantörsfakturor i din arkivplats. 


fakturatolkning.PNG

  

Postalt tolkningsflöde via Banctec
Vill du att fakturorna ska skickas direkt till Banctec för tolkning och arkivering så att du enbart behöver godkänna och bokföra fakturorna i Fortnox aktiverar du det i inställningarna. Genom att fakturorna skickas direkt till Banctec behöver du alltså inte ta emot fakturorna i pappersformat utan de skickas direkt till Banctec som öppnar, skannar, verifierar och arkiverar fakturorna i 10 år. Så fort fakturorna är tolkade hamnar de under fliken Leverantörsfakturor - Inkomna fakturor och du behöver enbart godkänna och bokföra fakturorna. Denna typ av tolkning kostar 9,90 kronor/faktura. De leverantörer som skickar e-postfakturor fortsätter att skicka dem till mejladressen du ser i inställningarna och du betalar endast 4,90 kronor/faktura som mejlats in. Oavsett om fakturorna skickas i pappersformat eller digitalt format kommer tolkningen att göras inom 24 timmar. Observera att tidsangivelsen enbart gäller för vardagar. 

För att kunna använda dig av det postala tolkningsflödet via Banctec behöver dina leverantörer ett Kund-ID. Detta får du när du aktiverat det postala tolkningsflödet och Banctec har godkänt dina uppgifter. Du behöver alltså inte själv kontakta Banctec utan det görs automatiskt när du sparar inställningarna i Fortnox. Aktiveringen hos Banctec kan ta upp till tre arbetsdagar och du ser alltid aktuell status i inställningarna. 

Precis som med Kund-IDt kommer dina adressuppgifter hos Banctec att fyllas i med automatik när tjänsten aktiverats, dessa ser du till höger i inställningarna. Du ska då informera dina leverantörer om vilken adress med tillhörande Kund-ID de ska skicka fakturorna till i fortsättningen. Observera att det enbart är en fakturaadress, du bör inte addressändra till denna adress då det medför att du inte får all din post. Dina leverantörer ska alltså enbart skicka fakturor till din adress hos Banctec. Ska de skicka reklamblad eller annan information är det er vanliga postadress de ska skicka till. Fakturakopior, påminnelser, inkassokrav, följesedlar, ordersedlar och annan för scanningstjänsten ovidkommande post som råkat skickats till ovan adress återskickas med fördröjning mot avgift, se prislista.

ID-numret kommer att vara en del av dina adressuppgifter och det är viktigt att det anges i adressfältet på varje faktura. Det räcker alltså inte att ID-numret står skrivet på kuvertet utan det måste finnas med i adressfältet på fakturan.    


fakturatolkning.png

 

Ovidkommande post
Om någon leverantör skulle skicka något annat än en faktura till dina adressuppgifter hos Banctec kommer de skanna och mejla, alternativt skicka, vidare informationen till de adressuppgifter du har fyllt i för ovidkommande post. Exempel på ovidkommande post kan vara en produktkatalog som din leverantör skickat till din fakturaadress hos Banctec.

Du kommer att få mejl från "aterskick(a)privatgirot.se" med information om de har tagit emot någon ovidkommande post. Om de inte har mottagit något så kommer det stå "Det finns inget att returnera idag" i mejlet. 

Preliminär årsvolym
Den preliminära årsvolymen baseras på antalet leverantörsfakturor som du skapat i Fortnox. Är du ny kund fyller du i det antalet leverantörsfakturor som du uppskattar att du kommer skicka för tolkning under ett år. 

 

Digitalt_flöde_fakturatolkning.png

 

Avsluta med att spara dina inställningar. 

 

Checklista för att kunna använda fakturatolkningen:

1. Gör inställningarna under Inställningar - Leverantörsfakturor - Digitalt flöde - Fakturatolkning.

2. Ladda upp fakturorna till Leverantörsfakturor - Skicka för tolkning eller be dina leverantörer att mejla fakturan direkt till vyn. 

3. Om du inte använder dig av den automatiska överföringen behöver du gå in under Leverantörsfakturor - Skicka för tolkning och skicka iväg de fakturor som ska tolkas. 

4. Gå sedan in under Leverantörsfakturor - Inkomna fakturor och kontrollera att informationen tolkats korrekt. 

5. Markera fakturorna under Leverantörsfakturor - Inkomna fakturor och klicka på knappen Skapa fakturor. 

6. Avsluta med att bokföra fakturorna. 

 

Checklista för postalt fakturaflöde via Banctec:

1. Gör inställningarna under Inställningar - Leverantörsfakturor - Digitalt flöde - Fakturatolkning.

2. När du fått bekräftelsemejlet om att tjänsten aktiverats ska du informera dina leverantörer om vilken adress de ska skicka fakturorna till i fortsättningen. Du ser adressen i inställningarna under rubriken adressuppgifter för era leverantörer, notera att hela adressen måste stå på fakturan inklusive det ID-nummer som börjar på FRX.

4. Gå sedan in under Leverantörsfakturor - Inkomna fakturor och kontrollera att informationen tolkats korrekt. 

5. Markera fakturorna under Leverantörsfakturor - Inkomna fakturor och klicka på knappen Skapa fakturor. 

6. Avsluta med att bokföra fakturorna. 


Dokument som kan tolkas:

 

Dokument Exempel Levereras Återskickas Kasseras
Svenska leverantörsfakturor Samlingsfakturor, räntefakturor,
kreditfakturor, factoringfakturor
X    
Utländska leverantörsfakturor Ej SEK X    
Fakturor utan BGC-ID FRX1234   X  
Ej originalfaktura Påminnelser, inkassokrav, följesedlar,
ordersedlar, fakturakopior
  X  
Ovidkommande post Ej scanningsbart   X  
Reklam       X

 

Krav för e-postfakturor:

  • Accepterade bildformat är PDF, TIFF, TIF och JPEG.
  • Maximal storlek 2,5MB per bild.

Krav för postala fakturor:

  • Skall innehålla BGC-ID