Kom igång med Fakturatolkning

Följ

Utbildning
Du vet väl att du även kan gå utbildning hos oss på Fortnox för att lära dig nya program eller funktioner? För att läsa mer om utbildning i att arbeta digitalt, klicka här.

 

Genom att digitalisera leverantörsfakturorna så sparar du tid, ökar kontroll, får bättre ordning och minskar pappersmängden. Du får digital åtkomst till dina bilder/leverantörsfakturor för enklare rapport- och sökfunktioner.

Genom fakturatolkningen slipper du att manuellt registrera mycket av den informationen som du har på en leverantörsfaktura. Med fakturatolkningen får du en maskinell avläsning av informationen på dina leverantörsfakturor följt av manuell verifiering av den avlästa informationen. Dessutom får du automatisk hjälp med att löpande uppdatera ditt leverantörsregister med både adress- och betalinformation. Det innebär att du bara behöver godkänna att informationen tolkats korrekt och sedan kan du skapa, bokföra och slutligen betala fakturorna i Fortnox.

 

Arbeta med dina leverantörsfakturor digitalt
När du arbetar med dina leverantörsfakturor i Fortnox har du möjlighet att ta emot fakturorna i ett samlat digitalt flöde. Det finns olika tillvägagångssätt för detta. Du kan välja vilket alternativ du föredrar, eller kombinera de olika alternativen.

Här följer en beskrivning på de olika tillvägagångssätten:

1. E-faktura direkt till Fortnox.
Du och din leverantör upprättar en koppling, därefter läses informationen från E- fakturorna in direkt till Fortnox. Läs mer om hur du kommer igång med E-faktura här.

2. Leverantörsfakturorna skickas för tolkning via e-postflöde.
Din leverantör eller du själv skickar fakturan som en bifogad fil i ett e-postmeddelande direkt till ditt Fortnox. När fakturorna kommer in i Fortnox kan du välja om de ska skickas automatiskt för tolkning eller om du vill skicka iväg dem manuellt.

3. Leverantörsfakturorna skickas för tolkning via postalt flöde
För att slippa att själv hantera pappersfakturor kan du låta dina leverantörer skicka dem direkt till den fakturaadress som Fortnox i samarbete med BancTec tillhandahåller åt dig. BancTec öppnar, skannar och arkiverar alla fakturor som har skickats till dem. De arkiveras i sitt originalformat i 10 år för att uppfylla lagen.

image2.jpg


Leverantörsregister

När fakturan tolkats matchas den mot upplagd leverantör i ditt leverantörsregister. Saknas leverantören hjälper Fortnox dig med att lägga upp den. Dessutom får du automatisk hjälp med att löpande uppdatera leverantörsregister med adress och betalinformation.
Det är extra viktigt att fält som används för att identifiera vilken leverantör från leverantörsregistret som fakturan är ifrån, är korrekt inlagda i leverantörsregistret. Dessa är i tur och ordning Organisationsnummer, VAT-nummer, Bankgiro, Plusgiro och IBAN. Denna information används även för betalningar från Fortnox, för utlandsbetalningar krävs även IBAN och BIC (Swift).

Vill du även få hjälp med konteringen av leverantörsfakturan, komplettera respektive leverantör med bokföringsuppgifter såsom fördefinierat motkonto, konteringsmall, kostnadsställe, projekt och momstyp. På så sätt får du ett automatiskt konteringsförslag på dina leverantörsfakturor.

image1.png

Inställningar för fakturatolkning:

Skicka automatiskt inkomna fakturor för tolkning
Här väljer du hur automatiserat du vill arbeta. Om du vill att fakturor som kommer in i Fortnox via E-post ska skickas iväg per automatik för fakturatolkning sätter du denna inställning till JA, i annat fall kommer du själv behöva gå till fliken “skicka för tolkning” och manuellt skicka iväg dina leverantörsfakturor för tolkning.

Aktivera fakturaadress
Här väljer du JA ifall du vill ha en postadress för postalt flöde, då kommer vår samarbetspartner att skapa en unik adress till ert företag. Observera att det enbart är en fakturaadress för dina leverantörsfakturor!  Ska de skicka reklamblad eller annan information är det er vanliga postadress de ska skicka till.

Ovidkommande post
Om någon leverantör skulle skicka något annat än en faktura till dina adressuppgifter hos Banctec kommer de skanna och mejla, alternativt skicka, vidare informationen till de adressuppgifter du har fyllt i för ovidkommande post. Exempel på ovidkommande post kan vara en produktkatalog som din leverantör skickat till din fakturaadress hos Banctec. Du kommer att få mejl från "aterskick(a)privatgirot.se" med information om de har tagit emot någon ovidkommande post. Om de inte har mottagit något så kommer det stå "Det finns inget att returnera idag" i mejlet.

image2.jpg

Checklista för leverantörsfakturor som skickas för tolkning via e-post
1. Gör inställningarna under Inställningar - Leverantörsfakturor - Digitalt flöde - Fakturatolkning.

2. Hämta e-postadressen under Inställningar - Leverantörsfakturor - Digitalt flöde - Fakturatolkning och ge till dina leverantörer. Det är denna e-postadress som de ska använda när de skickar fakturan till ditt Fortnox.

3. Om du inte använder dig av automatiskt skicka inkomna fakturor för tolkning, gå in under Leverantörsfakturor - Skicka för tolkning och skicka iväg de fakturor som ska tolkas.

4. Gå sedan in under Leverantörsfakturor - Inkomna fakturor och kontrollera att informationen tolkats korrekt samt skapa faktura.

5. Avsluta med att bokföra fakturorna.


Krav för e-postfakturor:
* Accepterade bildformat är PDF, TIFF, TIF och JPEG.
* Maximal storlek 2,5MB per bild.


Checklista för postalt fakturaflöde:
1. Gör inställningarna under Inställningar - Leverantörsfakturor - Digitalt flöde - Fakturatolkning.

2. När du fått bekräftelsemejlet om att tjänsten aktiverats ska du informera dina leverantörer om vilken adress de ska skicka fakturorna till i fortsättningen. Du ser adressen i inställningarna under rubriken adressuppgifter för era leverantörer, notera att hela adressen måste stå på fakturan inklusive det ID-nummer som börjar på FRX.

3. Gå sedan in under Leverantörsfakturor - Inkomna fakturor och kontrollera att informationen tolkats korrekt samt skapa fakturan.

4. Avsluta med att bokföra fakturorna.


Krav för att kunna hantera postala fakturor är:
* Leverantörsfakturan skall innehålla rätt fakturaadress samt Kund-ID


Brevförslag/Mall:
Längst ner i artikeln finner du ett brevförslag/mall att använda för att skicka till leverantörer för ändring av adress samt e-post.


Dokument som kan tolkas:

Dokument Exempel Levereras Återskickas Kasseras
Svenska leverantörsfakturor Samlingsfakturor, räntefakturor, kreditfakturor, factoringfakturor gro_n_bock.png    
Utländska leverantörsfakturor Ej SEK gro_n_bock.png    
Fakturor utan BGC-ID FRX1234   gro_n_bock.png  
Ej originalfaktura Påminnelser, inkassokrav, följesedlar, ordersedlar, fakturakopior   gro_n_bock.png  
Ovidkommande post Ej scanningsbart   gro_n_bock.png  
Reklam        gro_n_bock.png


Om du vill veta mer om hur vår fakturatolkning fungerar finns det en mer utförlig beskrivning i vår artikel Fakturatolkning.