Kom igång med Leverantörsfakturaattest

Följ

Med Fortnox Leverantörsfakturaattest får du större kvalitetssäkring av det ekonomiska flödet, då det minskar osäkerheten gällande bluffakturor och minimerar risken för att inte betala i tid. Eftersom du får en större kännedom om var fakturan befinner sig i er organisation medför det också att du på ett lättare sätt kan göra uppföljningar och kontroller. Fortnox Leverantörsfakturaattest kostar 59 kronor för den första licensen och sedan 29 kronor/per ytterligare licens och användare.

Utbildning
Du vet väl att du även kan gå utbildning hos oss på Fortnox för att lära dig nya program eller funktioner? För att läsa mer om utbildning som är riktad till dig som vill effektivisera ditt arbete med hjälp av våra digitala tjänster i Fortnox Bokföring och Leverantörsfakturaattest, klicka här.

 

 

För att komma igång med Fortnox Leverantörsfakturaattest behöver du först gå igenom dina användare och ge de som ska använda sig av leverantörsfakturaattest behörighet. För att göra det klickar du på ditt företagsnamn uppe till höger i programmet och sedan på Administrera användare.

 

Tilldela licens och behörighet 
Via Administrera användare ställer du in och ger behörighet till de användare som ska ha leverantörsfakturaattest och väljer om de ska ha rollen Administratör eller Attestant. Skillnaden är att en administratör kan redigera attestflödet och slutattestera fakturor oavsett var i attestflödet en faktura befinner sig. Det finns via behörighetsinställningarna möjlighet att ställa in om en administratör ska få slutattestera och avbryta ett attestflöde eller ej. 

3.18_-_kom_iga_ng_med_levfakturaattest_uppdatera_1.png

 

En användare som har rollen attestant kan enbart redigera attestflödet när det är hans eller hennes tur att attestera fakturan. Vill du att attestanterna ska kunna lägga till attestanter och flytta attest till någon annan behöver du först ange det i inställningarna. 

Här aktiverar du också sms- och e-postnotiser. För att användaren ska kunna ha dessa aktiverade måste det finnas ett mobilnummer sparat på användaren, e-post är ett obligatoriskt fält så det kommer ju alltid att finnas. I inställningarna anger du när du vill att notiserna ska skickas till administratörerna respektive attestanterna. 

Du kan även här ge tillgång till inställningar och möjligheten att korrigera leverantörsfakturor samt om användaren ska ha ett högsta belopp för slutattest. Anger du en beloppsgräns kommer användaren inte kunna slutattestera några fakturor över detta belopp. Däremot kan en attestant godkänna fakturor över detta belopp men ej vara sista attestant i ett attestflöde om totalbeloppet är högre än attestantens maxbelopp att attestera.

 

beh_righeter_levattest.png

 

När du har administrerat dina användare går du vidare till de grundläggande inställningarna för Leverantörsfakturaattest. Klicka på Inställningar som ligger längst upp till höger i programmet och öppna först upp blocket Leverantörsfakturaattest - Generella inställningar. 

 

Leverantörsfakturaattest - Generella inställningar
Här ställer du in om du inte ska arbeta med någon attest, om du vill arbeta med enkel attest eller om du vill ha attest via attestflöde.

 

2._Generella_inst_llningar.jpg

 

Enkel attest innebär att om användaren inte har behörighet att bokföringsattestera fakturor så kommer personen endast kunna välja Spara när han/hon lägger upp en ny leverantörsfaktura. 

Attest via attestflöde gör fler inställningar valbara så som möjligheten att ställa in om fakturan ska bokföras vid slutattest och på vilket konto som ej bokförda leverantörsfakturor i rapporter ska visas. Läs mer om de generella inställningarna här.

 

Skapa attestflöde
Väljer du attesthanteringen Attest via attestflöde kan du skapa nya attestflöden genom att klicka på knappen Skapa nytt. Här ger du ditt attestflöde en benämning och väljer om du ska koppla detta flöde till en specifik leverantör eller referens och väljer de användare som ska ingå i attestflödet. Ordningen i attestflödet bestäms av vilken rad som användaren väljs in på. Översta raden är först i ordningen och användaren på den sista raden står för slutattesten. Vill du ändra ordningen i attestflödet mellan användarna så kan man enkelt ta tag i pilsymbolen på en rad och dra och släppa för att förändra ordningen. 

 

3._attestfl_de.jpg

 

Läs mer om hur du skapar attestflöden här

Efter att du har gjort de generella inställningarna går du vidare med att öppna upp blocket Leverantörsfakturaattest - Notiser.  

 

Leverantörsfakturaattest - Notiser
Notiser är en viktig del i attestfunktionen.  Det går att få notiser i form av programnotis , e-post och sms. Programnotiser kommer alltid att skickas ut, sms och e-post är valfritt. 

4._Notiser.jpg

 

Att använda sms-notiser kostar 0,69 kronor per sms. Läs mer om notiserna här.

 

Nu är de grundläggande inställningarna klara och du är redo att börja arbeta med Leverantörsfakturaattest i programmet. I leverantörsfakturalistan så kommer det nu att finnas ett nytt filter för att kunna sortera bland fakturorna. Det heter Under attest och kommer att ha en egen, orange färgmarkering för att du lätt ska kunna särskilja dem från redan befintliga filter och färger.

 

5._nytt_filter.jpg

 

Om du går in på en leverantör i ditt leverantörsregister och klickar på fliken Affärshändelser ser du att du även här kan filtrera affärshändelserna för att enbart de fakturor med status "Under attest" ska visas.

 

1.png

 

Det kommer också att finnas nya markeringar i leverantörsfakturalistan. 

symboler_i_lista.png

 

Utropstecken i cirkel, fakturan ska betalattesteras. Kommer endast att synas då man har betalattest på i inställningarna.

Frågetecken, fakturan är under utredning.

Utropstecken i triangel, varning att fakturan har förfallit eller förfaller inom kort.

En bock, fakturan är betalattesterad. Kommer endast att synas då man har betalattest på i inställningarna.

 

Attestflöde på leverantörsfakturor
När du skapar en ny leverantörsfaktura och har ställt in att du arbetar med attest via attestflöde så kommer du att se attestflödet längst ner på fakturan. Om den aktuella leverantören eller referensen inte är kopplade till ett specifikt attestflöde kommer standardflödet alltid att väljas. Så länge ingen har godkänt kan du alltid byta vilket flöde som ska gälla på din leverantörsfaktura. 
Det finns möjlighet att skicka en faktura på utredning, kredit och du har möjlighet att flytta en attest mellan attestanter. Vill du läsa mer om att attester och attestflödet i leverantörsfakturaattest, klicka här

När fakturan är skapad och sparad kommer notiser att gå ut till den första attestanten som finns med i attestflödet enligt de inställningar som gjorts. Läs mer om notisinställningarna här.


 

Rapporter och leverantörsfakturor under attest
I inställningarna under Leverantörsfakturaattest - Generella inställningar finns det möjlighet att ställa in ett konto för fakturor som ligger Under attest/Ej bokförda. När du väljer att skriva ut balans-/resultatrapporten så kommer du att finna en bockruta "Visa Under attest/Ej bokförda levfakturor". Bockar du i rutan kommer du att få med de leverantörsfakturor som inväntar attest och som alltså ännu ej är bokförda i rapporten. Läs mer om rapporterna här.