Kom igång med Leverantörsfakturaattest

Checklista

  1. Klicka på ditt företagsnamn uppe till höger och välj Administrera användare. Ge aktuella användare behörighet för Leverantörsfakturaattest.
  2. Gå till Inställningar - Leverantörsfakturor. Klicka på Leverantörsfakturaattest - Generella inställningar och välj hur du vill arbeta med attest. Väljer du Attest via attestflöde så fortsätter du och lägger in attestflöden genom att klicka på Skapa nytt.
  3. Gör inställningar för notiser under Inställningar - Leverantörsfakturor - Leverantörsfakturaattest-Notiser.
  4. När du nu skapar en leverantörsfaktura så ser du attestflödet längst ner på fakturan. Om inte leverantören är kopplad till ett särskilt attestflöde så är standardflödet automatiskt valt

 

1. Tilldela licens och behörighet

För att komma igång med Fortnox Leverantörsfakturaattest behöver du först ge behörighet till de användare som ska kunna attestera leverantörsfakturor. Klicka på ditt företagsnamn uppe till höger i programmet och sedan på Administrera användare. Klicka på ikonen Lfa.

Levatt1.jpg

Här aktiverar du Leverantörsfakturaattest genom att välja PÅ. Välj om användaren ska få sms- och/eller e-postnotiser. Mobilnummer och e-postadress hämtas från användaruppgifterna.

Levatt2.jpg

Välj om användaren ska ha rollen Administratör eller Attestant. Du måste först välja en Administratör för att sedan kunna lägga till Attestanter.

Administratör
En administratör kan få möjligheten att redigera attestflödet och slutattestera fakturor oavsett var i attestflödet en faktura befinner sig, om behörigheten Slutattestera attestflöde i förtid är valt.


Attestant
En användare som har rollen attestant kan enbart redigera attestflödet när det är hans eller hennes tur i flödet att attestera fakturan.

Du kan här även ge tillgång till inställningar och möjligheten att korrigera leverantörsfakturor samt ange om användaren ska ha ett högsta belopp för slutattest. Anger du en beloppsgräns kommer användaren att kunna attestera, men inte slutattestera, fakturor över detta belopp.

Du kan även styra vilka attestanter som ska kunna få se kontosaldon, om du vill att den anställde, eller exempelvis en extern projektledare, ska kunna attestera leverantörsfakturor utan se saldot på konton.

 

2. Gör generella inställningar

När du har administrerat dina användare så finns det lite fler inställningar som du måste gå igenom. Klicka på Inställningar, kugghjulet som ligger längst upp till höger, och välj Leverantörsfakturor - Leverantörsfakturaattest - Generella inställningar.

Här ställer du in om du vill arbeta med enkel attest eller om du vill ha attest via attestflöde.

Levatt3.jpg

Enkel attest

För detta alternativ behövs ingen licens för Leverantörsfakturaattest. Enkel attest innebär att användare som inte har behörighet att attestera leverantörsfakturor (vid Enkel attest) under behörigheterna för Bokföring, endast kommer att kunna spara, och inte bokföra, en leverantörsfaktura. Fakturan kan bokföras först när en användare med behörighet att attestera fakturor har attesterat den.

Attest via attestflöde

Attest via attestflöde kräver licens för Leverantörsfakturaattest, och innebär att du kan lägga upp olika attestflöden som automatiskt kan kopplas samman med olika leverantörer och referenser.

Observera att även samtliga användare med bokföringslicens behöver licens för Leverantörsfakturaattest för att bibehålla samma funktionalitet i programmet, exempelvis kan inte en användare som inte har licens för Leverantörsfakturaattest skapa leverantörsfakturor, om Leverantörsfakturaattest är aktiverat. Läs mer om de generella inställningarna här.


Skapa attestflöde
I samband med att du väljer Attest via attestflöde kommer ett standardflöde att läggas upp, som du kan lägga till attestanter i, och om inget annat flöde matchar när en ny leverantörsfaktura skapas, så kommer standardflödet att väljas.

Skapa nya attestflöden genom att:

  1. Klicka på knappen Skapa nytt och ge attestflödet en benämning
  2. Välj om du ska koppla detta flöde till en specifik leverantör eller referens
  3. Välj vilka användare som ska ingå i attestflödet, i tur och ordning. Den användare som läggs in på översta raden är först i attestflödet och användaren på den sista raden står för slutattesten.

Läs mer om hur du skapar attestflöden här.

 

3. Gör inställningar för Notiser

Notiser är en viktig del i attestfunktionen. I behörigheterna har du valt om användarna utöver programnotiser även vill ha notiser via e-post och sms, men du kan göra fler inställningar för när notiser ska skickas. Klicka på kugghjulet längst upp till höger, välj Leverantörsfakturor och sedan Leverantörsfakturaattest - Notiser.

Levatt4.jpg

För administratörer så ställer du in om det ska notifieras vid utebliven attest och om det ska notifieras när fakturan förfaller inom kort. Du kan ställa in om notiserna via e-post/sms till attestanterna ska skickas ut omgående eller vid en specifikt angiven tid och göra inställningar för påminnelsenotiser.
Att använda sms-notiser kostar 0,69 kronor per sms. Läs mer om notiserna här.

 

4. Börja arbeta med attestering

Nu är de grundläggande inställningarna klara och du är redo att börja arbeta med Leverantörsfakturaattest i programmet.

När du arbetar med attest via attestflöde och skapar en ny leverantörsfaktura så kommer du att se attestflödet längst ner på fakturan. Om den aktuella leverantören eller referensen inte är kopplade till ett specifikt attestflöde kommer standardflödet alltid att väljas.
När fakturan är skapad och sparad kommer notiser att gå ut till den första attestanten som finns med i attestflödet enligt de inställningar som gjorts.

Godkänn och attestera

När en attestant går in på leverantörsfakturan så syns attestflödet längst ner på fakturan.

Levatt5.jpg

En användare som inte har möjlighet att slutattestera fakturan kommer att se knappen Godkänn längst ner till höger på fakturan.

Levatt6.jpg

Behöver du skicka fakturan för utredning innan du godkänner den klickar du på knappen Utred och väljer vem som ska kontrollera fakturan, samt fyller i en kommentar innan du skickar vidare fakturan.


När personen som är sist i attestflödet går in och ska kontrollera fakturan så kommer det istället för Godkänn att stå Attestera. En administratör som har behörighet att Slutattestera attestflöde i förtid kan också avbryta attestflödet genom att slutattestera fakturan även om inte alla attestanter har attesterat.

Tips! Använd Fortnox app för att smidigt attestera leverantörsfakturor! Läs mer här.

 

Film: Kom igång med Leverantörsfakturaattest