Kom igång med Fortnox Digital Byrå

Följ

Utbildning
Du vet väl att du även kan gå utbildning hos oss på Fortnox för att lära dig nya program eller funktioner? För att läsa mer om utbildning i Digital Byrå, klicka här.

 

Konceptet Digital Byrå har utvecklats av Fortnox för att underlätta och spara tid för Sveriges redovisningskonsulter. Genom Fortnox Digital Byrå tar du steget in i framtiden och får på samma gång en total överblick över dina kunder. Tack vare fördefinierade och automatiska tjänster får du påminnelser och notiser, utan omvägen med onödiga klick!

I översikten ser du aktuell status för varje klient och notiser om händelser som måste behandlas, till exempel inkomna leverantörsfakturor. Arbetsprocessen blir betydligt smidigare och effektivare tack vare direktkopplingen till kundernas program, som gör att du enkelt kommer direkt till det aktuella ärendet, utan omvägar och extra klick.

Börja med att logga in i Fortnox och klicka på Digital Byrå i huvudmenyn. Du kommer då till listan över dina uppdrag. 

 

Alla uppdrag
Under alla uppdrag visas byråns uppdrag sorterade på prioritet och när den öppnas är innehållet filtrerat efter inloggad användare. Sidan innehåller möjlighet att filtrera på datumintervall, klient, handläggare och uppdrag. Datumfiltreringen är dynamisk och visar vid start aktiviteter som ligger 10 dagar bakåt i tid och 20 dagar framåt från dagens datum. Utöver datumfiltrering går det även att filtrera på en enskild klient samt på byråns handläggare. 

 

DB-1.4-1._Filtrering_pa__uppdrag.png

Om det skulle finnas aktiviteter som ej är klara och som ligger mer än tio dagar bakåt visas en varning överst på sidan. Denna varning innehåller en länk som ändrar datumurvalet för att visa alla aktiviteter bakåt i tid som ej är klara.  

Översikt
I översikten sorteras och grupperas byråns aktiviteter i kategorier på klientnivå där klienten med mest brådskande aktiviteter hamnar överst i listan. Aktiviteterna grupperas i kategorier med hjälp av kolumner där färg visar status. I slutet på varje rad finns en länk för att enkelt logga in på klienten.

För att navigera sig till aktiviteten klickar du bara på aktivitetsnamnet. I slutet på raden kan du även se information om eventuella kommentarer samt möjlighet att logga in i klientens program. Genom att klicka på statusvärdet för aktiviteten kan du uppdatera detta direkt från listvyn.


DB-1.4-4._Visa_aktiviteter_med_direktla_nkar.png

 

Aktivitetslista
Genom att växla till aktivitetslistan visas alla aktiviteter för datumintervallet som rader sorterade efter prioritet som bestäms av aktivitetens leveransdatum tillsammans med inställningar för påminnelse och varning. Aktivitetslistan visar information om aktivitet, klient, handläggare, leveransdatum och status. För att ändra eller visa mer information om en aktivitet klickar du på aktivitetens status. Ikonen längst till höger öppnar upp klientens program där man ska utföra aktiviteten.  På samma sätt som på fliken Alla uppdrag visas det även längst upp i aktivitetslistan en varning om det finns aktiviteter som ej är klara och som ligger mer än tio dagar bakåt i tiden.

 

DB-1.4-5._Aktivitetslistan.png

 

Alla klarmarkerade aktiviteter visas i en egen tabell i slutet av aktivitetslistan.

 

DB-1.4-6._Klarmarkerade_aktiviteter_i_aktivitetslistan.png

 

Momsuppdrag

Momsuppdrag har fått en egen flik för att förenkla hantering av momsinlämning. Fliken grupperar klientens momsaktiviteter med tillhörande bokföringsaktiviteter så det enkelt går att stämma av att arbetet inför en momsinlämning klart. Momsaktiviteterna filtreras på inlämningsmånad och grupperar moms med tillhörande bokföringsaktiviteter, vilka beror på valt momsintervall. Vid exempelvis årsvis intervall visas samtliga bokföringsaktiviteter för året oavsett vilket intervall bokföringen utförs.  

 

Ska_rmavbild_2015-12-21_kl._15.45.44.png 

 

Aktivitet
En aktivitets prioritet visas med hjälp av följande färg och märkning:

  • Tillgänglig - En aktivitet är blå, för tillgänglig, till dess att den når sitt inställda påminnelse eller varningsdatum. 
  • Påminnelse - När det börjar bli dags att utföra en aktivitet ändrar den färg från blå till gul. 
  • Varning - När en aktivitet är nära eller har passerat leveransdatum byter den färg till röd. 
  • Klient - För att visa att en aktivitet kräver material från klienten märks den med ett K tills dess att material inkommit och arbete går att utföra

Fa_rg_2_.png

För information om hur du konfigurerar påminnelse och varning klicka här.

Visa och ändra aktivitet
Alla aktiviteter är synliga som rader i översikten och aktivitetslistan. För att ändra eller visa mer information om en aktivitet klickar du på aktivitetens status. Ikonen längst till höger öppnar upp klientens program där man ska utföra aktiviteten. Inne på en aktivitet är det möjligt att byta status, skriva kommentar, se historik samt ändra aktivitetens leveransdatum i de fall aktiviteten inte har ett fast inlämningsdatum, som exempelvis en momsdeklaration. Det finns också möjlighet att ändra eller lägga till handläggare på en enskild aktiviteter om en handläggare till exempel skulle vara på semester för att slippa uppdatera själva tjänsten och ändra alla aktiviteter.

När en kommentar har sparats på en aktivitet visas detta i slutet på aktivitetens rad. Du kan även ändra status på en aktivitet direkt från aktivitetslistan genom att klicka på statusvärdet för aktiviteten. 

 

DB-1.4-7._Aktivitetslistan_visa_kommentar___la_nk.png

Förutom att lägga en kommentar på en aktivitet kan du också lägga en kommentar på en tjänst. En kommentar på en tjänst görs direkt på tjänsten och syns på såväl tjänsten som dess aktiviteter och markeras med ett “i”.

Hantera klienter
För att hantera klienter i Fortnox Digital Byrå klickar du på menyvalet Klienter som du finner längst upp till höger i programmet. Du kommer då till Digital Byrås klientregister. Här visas klienterna i en tabell med Användar-ID, Namn, Organisationsnummer, eventuell märkning samt ett verktygsfält med en länk till klienten och en länk för att administrera användare. I klientregistret ser du även vem som är klientansvarig i en egen kolumn för att enkelt se vem som är ansvarig för respektive klient. Informationen om klientansvarig läggs in under klientens grunduppgifter i Digital Byrå. 

 

 

Tabellen kan filtreras med hjälp av ett sökfält som du finner överst på sidan och det är också möjligt att sortera innehållet genom att klicka på tabellens rubriker. 

 

Skapa klient
För användare med behörighet att lägga till klienter visas knappen Skapa klient längst uppe till höger, som används för att lägga till nya klienter i Digital Byrå. När en klient skapas anges uppgifter om klienten, om klienten själv ska ha tillgång till några av programmen samt en e-postadress dit en bekräftelse sänds när klienten är tillgänglig för aktivering. När du klickar på Skapa kund kommer du till en tre stegs guide där alla information fylls i om klienten.

Aktivera klient
När en ny klient har skapats behöver den aktiveras för att bli tillgänglig i Digital Byrå. Nya klienter som behöver aktiveras visas i en egen tabell ovanför övriga klienter för användare med behörighet att lägga till klienter. Genom att klicka på ikonen i verktygsfältet längst till höger aktiveras klienten och behörigheter kan konfigureras.

Klientuppgifter
Genom att klicka på klientens namn i listan öppnas en klientsida i Digital Byrå. Sidan innehåller flikarna Grunduppgifter, Uppdrag och Dokument. Fliken grunduppgifter samlar information om klienten, såsom adressuppgifter, kontaktperson och skapade räkenskapsår. 

Administrera användare
För information om administreringen av användare i Fortnox se:

Lägga till ny konsult

Lägg till användare, tilldela licens och redigera behörigheter

I listan med klienter i Digital Byrå finns en länk för att administrera behörigheter till en klient. Länken finner du längst ute på den aktuella raden för klienten.

AdministreraAnva_ndare_2_.png

 


Skapa tjänst
Funktionaliteten i Digital Byrå bygger på de tjänster som skapas och konfigureras på klienten.

Aktiviteter och räkenskapsår
I Digital Byrå är tjänster knutna till klientens räkenskapsår genom att tjänsten genererar aktiviteter under eller för det räkenskapsår som skapats på klienten. Om klienten saknar räkenskapsår kommer aktiviteter ej att skapas upp förrän ett räkenskapsår läggs till. De tjänster som påverkas av räkenskapsår kommer ej heller att kunna skapas innan klienten har ett räkenskapsår.

För de flesta tjänster i Digital Byrå skapas aktiviteter upp under ett räkenskapsår plus ett extra år. Detta innebär att tjänsten skapar aktiviteter fram till räkenskapsårets slut och ett extra år men inte efter.

När ett nytt räkenskapsår skapas på klienten kommer aktiviteter automatiskt skapas upp för klientens tjänster.

Aktiviteter för räkenskapsår
För uppdragskategorierna Periodisk sammanställning, Bokföring och Moms skapas aktiviteter upp för ett räkenskapsår vilket innebär att aktiviteten för årets sista period kommer att skapas efter klientens räkenskapsår. När ett nytt räkenskapsår skapas på klienten kommer aktiviteter automatiskt skapas upp för klientens tjänster.

För information om hur räkenskapsår skapas för en klient klicka här

Vid en förlängning av ett räkenskapsår kommer aktiviteter och tjänster som påverkas att uppdateras automatiskt. En förkortning eller radering av räkenskapsår behöver dock hanteras manuellt i Digital Byrå. Hanteringen omfattar att se över moms- och bokföringstjänster med årsvis intervall samt att ta bort överflödiga aktiviteter.

Lägg till tjänst
Tjänster skapas under fliken Uppdrag som visas när du klickat på ett klientnamn i ditt klientregister.

 

 

Fliken innehåller en tabell med befintliga tjänster och med hjälp av knappen Lägg till ny tjänst öppnas sidan för att lägga till nya tjänster.

Uppdrag och tjänst

Ska_rmavbild_2015-12-22_kl._10.38.25.png


När du vill skapa en ny tjänst börjar du med att välja vilken uppdragskategori din tjänst tillhör. Under varje uppdragskategori finns en uppsättning tjänster att välja på. Den första tjänsten har samma namn som uppdragskategorin och kan användas om du inte vill dela upp valt uppdrag på flera olika tjänster.

Start- och slutdatum
För en ny tjänst väljs ett startdatum som anger när tjänsten ska börja utföras.
Det går också att ange ett slutdatum om tjänsten bara skall utföras under en begränsad period. Sätts inget slutdatum (fältet lämnas tomt) kommer tjänsten löpa tills vidare.

Intervall
Med hjälp av intervall anges hur ofta och när i valt intervall tjänsten ska utföras. För intervallet veckovis anges vilken veckodag tjänsten utförs, för månadsvis anges vilken dag i månaden (1-31) och för intervallen Varannan månad, Kvartalsvis, Halvårsvis och Årsvis används en datumväljare för att bestämma när tjänsten ska utföras.

Påminnelse- och varningsdatum
Aktiviteterna för en tjänst ändrar prioritet med hjälp av påminnelse- och varningsdatum som sätts i förhållande till aktivitetens leveransdatum. Värdet för påminnelsedatum anger hur många dagar innan leveransdatum som aktiviteten ska byta färg från blå, för tillgänglig, till gul, för påminnelse.
Med varningsdatum styr du på samma sätt när aktiviteten ska byta till röd, för brådskande. Antal dagar för påminnelse och varning på en tjänst kan vid behov justeras i efterhand.

Handläggare
För att ange vem på byrån som utför tjänsten väljs en eller flera handläggare från en lista med byråns användare.

Kräver material
Genom att ange att tjänsten kräver material kan du enkelt följa om klienten inkommit med material. Tjänstens aktiviteter kommer då att märkas med ett och ha status “Inväntar material” för att indikera att material behövs för att kunna utföra arbete.

Tjänster med ytterligare inställningar
Vissa tjänster har speciella inställningar för att exempelvis kunna avgöra när tjänsten skall utföras eller för att kunna koppla aktiviteter till en viss period.

- Momstjänster
På tjänster under kategori Moms finns olika inställningar som beror på klientens bolagsform och vilket intervall som är valt. Klientens bolagsform beräknas med hjälp av klientens organisationsnummer och utöver bolagsform anges om klienten har begärt tidigarelagd inlämning, har handel med EU-land eller redovisar elektroniskt eller på papper. Dessa val visas för de intervall och de bolagsformer där de påverkar inlämningsdatum.

- Bokföringstjänster och periodisk sammanställning
För bokföringstjänster väljs utöver intervall vilken som är tjänstens första bokföringsperiod. Detta gör att aktiviteten märks upp med vilken bokföringsperiod den avser och den kan på så sätt knytas till rätt momsaktivitet på sidan Momsuppdrag i Digital Byrå.

För periodisk sammanställning anges även om redovisning sker på papper eller elektroniskt vilket påverkar tjänstens inlämningsdatum.

Egen tjänst
För att utöka flexibiliteten finns det också möjlighet att skapa sig ett Eget uppdrag som är ett fritt valt där tjänst kan benämnas manuellt. Alla övriga inställningar i redan befintliga tjänster finns även möjliga i valet av Eget uppdrag. Uppdraget Bokslut i Digital Byrå har även en möjlighet att lägga upp en Egen tjänst, vilket ger möjlighet att själv sätta en egen personlig titel på den aktuella tjänsten. 

 

DB-1.4-8._Egen_tja_nst_pa__uppdraget_Bokslut..png

Kommentar på en tjänst
Det går också att lägga en kommentar direkt på en tjänst som skapas på en klient. Detta kan vara bra om det till exempel finns en specifik instruktion som är kopplad till tjänsten. Denna information går att lägga in under delen kommentar på tjänsten. Kommentaren på tjänsten syns som ett “i” längst till höger i översikten och i aktivitetslistan.

Kopiera tjänst/tjänster
För att underlätta och spara tid så finns det i Digital Byrå möjlighet att kopiera tjänster från en befintlig klient till en ny klient.

Börja med att klicka dig in på den klient i ditt klientregister till vilken du vill kopiera in redan befintliga tjänster. Klientregistret finner du längst upp till höger i programmet. Välj sedan den aktuella klienten och klicka dig in på fliken Uppdrag på den aktuella klienten. Där finner du knappen "Kopiera tjänster".


Kopiera01_2.png

Därefter får du gå igenom tre olika steg för att genomföra kopieringen:

Steg 1 - Val av tjänster
Valet av tjänster att kopiera sker genom att du först väljer en klient att kopiera från och därefter eventuellt justera vilka tjänster som ska kopieras.
När en klient har valts i listan visas de tjänster som är aktiva på klienten och det finns här möjlighet att justera valet av vilka tjänster som ska kopieras. De tjänster som du väljer att markera i kolumnen längst till vänster med en bock är de tjänster du väljer att kopiera. 

Steg 2 - Inställningar
När tjänster som ska kopieras har valts finns det möjlighet att göra inställningar innan kopieringen sker.
Startdatum - Med hjälp av Startdatum avgörs från när de kopierade tjänsterna ska börja gälla och aktiviteter ska skapas upp.
Handläggare - Vid kopiering följer valda handläggare med från de kopierade tjänsterna om annan handläggare inte anges. Om en eller flera handläggare väljs vid kopieringen justeras handläggare på samtliga tjänster som kopieras.
Övriga inställningar - Utöver startdatum och handläggare visas eventuellt ytterligare inställningar för de tjänster som kopieras. Inställningarna är uppdelade och märkta vilken tjänst de tillhör.
När du gått igenom inställningarna väljer du att klicka på Kopiera.

Steg 3 - Resultat
kopieringen startas och du får en lista och en sammanfattning över de tjänster som har kopierats.
Klicka sedan på stäng för att avsluta kopieringen. Du kommer då tillbaka till fliken Uppdrag på den klient du valt att kopiera tjänster till.

Vill du läsa mer om hur du kopierar tjänster i Digital byrå, klicka här.

Digitala tjänster
Digital är benämningen i Digital Byrå på tjänster vars aktiviteter uppdateras automatiskt på grund av händelser i klientens program. För närvarande finns digitala tjänster för verifikat, dagskassor, leverantörsfakturahantering och återrapportering på kundfakturor.  

För digitala tjänster anges ej fasta intervall, istället uppdateras tjänsternas aktiviteter automatiskt när händelser sker i klienternas databaser. Detta gör att det enkelt går att se när det finns arbete att utföra utan att behöva gå in på klienten. När arbete utförs uppdateras aktiviteterna och när inget ytterligare arbete finns att utföra markeras aktiviteten som klar.

 

Digitala verifikationer och dagskassor
För att bevaka när nya dagskassor eller verifikationer inkommer på en klient används tjänsterna Digitala dagskassor och Digitala verifikationer. Tjänsterna skapar aktiviteter som indikerar inkomna dokument i klientens arkivplats/lagringsutrymme. Påminnelse och varning för tjänsterna anger här hur länge ett inkommet dokument får vara obehandlat innan dess aktivitet byter från blå till gul och röd färg.

De digitala tjänsterna för leverantörsfakturor är uppdelad på följande tjänster:

- Digitala inkomna dokument 
Denna tjänst bevakar när nya dokument inkommer i arkivplatsen för leverantörsfakturor och skapar en aktivitet som heter Digitala inkomna dokument: Att hantera. 
När ett dokument raderas, flyttas eller skickas för tolkning räknas aktivitetens antal ner och aktiviteten uppdateras. När dokument skickas för tolkning uppdateras aktiviteten Digitala inkomna dokument: Under tolkning och visar hur många dokument som inväntar tolkning. 
När dokumenten kommer tillbaka från tolkning räknas antalet automatiskt ner. 
Påminnelse och varning för tjänsten anger hur länge ett inkommet dokument får vara obehandlat innan dess aktivitet byter från blå till gul och röd färg.

- Digitala registreringar 
Denna tjänst bevakar leverantörsfakturor som skapas manuellt, kommer tillbaka från tolkning samt inkomna e-fakturor. Fakturor som kommer från tolkning och via e-faktura skapar en aktivitet som heter Digital Registrering: Inkomna fakturor. 
Skapade fakturor visas med hjälp av aktiviteterna Digital Registrering: Fakturor att bokföra eller Fakturor att attestera beroende på om man använder attest eller ej. 
Aktiviteterna räknas ner när en faktura attesteras, bokförs eller makuleras. 
Påminnelse och varning för tjänsten anger hur lång tid före fakturans förfallodatum aktiviteten byter från blå till gul och röd färg.

- Digitala utbetalningar 
En bokförd faktura kan visas med hjälp av tjänsten Digitala utbetalningar som använder aktiviteterna Digitala Utbetalningar: Fakturor att betala eller Betalningar att attestera om betalattest används. 
Aktiviteterna räknas ner vid attestering och när betalfil skapas. 
Påminnelse och varning för tjänsten anger hur lång tid före fakturans förfallodatum aktiviteten byter från blå till gul och röd färg.

-Digitala återrapporteringar 
Fakturor under betalning och betalningar att bokföra hanteras med hjälp av tjänsten Digitala återrapporteringar. Då en faktura går till betalning uppdateras aktiviteten Digitala återrapporteringar: Fakturor att betala, Betalningar att attestera om betalattest används och Fakturor med inaktiv betalfil. Detta för att enkelt se om det finns fakturor som behöver betalas eller ej.
När en återrapporteringsfil läses in räknas antalet ner och aktiviteten Digitala återrapporteringar:  Betalningar att bokföras uppdateras. När betalningarna bokförs räknas antalet ner. 

Påminnelse och varning för tjänsten anger hur lång tid efter fakturans förfallodatum aktiviteten byter från blå till gul och röd färg.

Digitala kundfakturor
Den digitala tjänsten som finns för kundfakturor är valet av Digital återrapportering som visas med aktiviteten betalningar att bokföra. Dessa dyker upp i Digital Byrå när nya inbetalningar har lästs in eller inkommit automatiskt via bankintegration.

Visa och ändra tjänster
Om du behöver göra förändringar på en redan skapad tjänst som ligger på en klient klickar du på Klienter längst uppe till höger i programmet så att du kommer till din lista över alla dina klienter. Välj sedan att klicka dig in på aktuell klient och gå till fliken uppdrag.

 

För att se och ändra på inställningar på en skapad tjänst klickar du på tjänstens namn. Tjänsten visas då tillsammans med dess inställningar samt en tabell tjänstens aktiviteter och historik. För att spara eventuella ändringar trycker du spara. Avbryt och Visa lista tar dig tillbaka till tabellen med klientens tjänster.

Handläggare
På en skapad tjänst är det möjligt att ändra valda handläggare. När ändringen sparas uppdateras tjänstens inställningar och de aktiviteter som inte passerat leveransdatum med gjord ändring.

Påminnelse och varning
Påminnelse- och varningsinställningar på en tjänst kan vid behov justeras. När ändringen sparas  uppdateras tjänsten och de aktiviteter som inte passerat leveransdatum.

Slutdatum
När en tjänst inte längre ska utföras anges ett slutdatum på tjänsten. När ett slutdatum sparas på tjänsten raderas de aktiviteter som ligger efter valt slutdatum. Övriga aktiviteter och historik kommer att finnas kvar. Ett angett slutdatum kan endast tidigareläggas, inte tas bort eller flyttas fram.

Observera!
Slutdatum för en behöver ta hänsyn till tjänstens redovisningsperiod. För exempelvis en momstjänst med månadsintervall som skall innefatta december månad som sista månad kommer den sista aktiviteten att levereras i februari varpå tjänstens slutdatum ej skall sättas före denna leverans. Tjänstens aktiviteter visas i en tabell på tjänsten.

Radera tjänst
Om något har blivit fel vid uppläggning av en tjänst kan denna raderas. Radering av en tjänst raderar både tjänst och aktiviteter och kan inte ångras.

För att inte förlora historik på tjänst och aktiviteter används slutdatum istället för radering när en tjänst ska upphöra.

Dokumenthantering
Inne på en klient i ditt klientregister finns det en flik som heter Dokument.

På denna flik finns det möjlighet att skapa mappar och lagra dokument rörande klienten. Fliken är kopplad till byråns Arkivplats eller lagringsutrymme och är inte tillgänglig för klienterna. Mappar och dokument lagras i en mapp med namn Digital Byrå och en undermapp med respektive klients namn. Om licens för Arkivplats finns går det även att komma åt och hantera de lagrade filerna via Arkivplatsen.