Företag - Import företag & kontakter

Följ

För att snabbt kunna bli produktiv med Fortnox CRM Säljstöd, kan du importera uppgifter från andra register och program. När du gör din import startas en guide, där du i fyra steg leds genom importen. Du uppmanas att matcha din importfil med de fält som är skapade i Fortnox CRM Säljstöd. Om du kan föra över dina uppgifter från ditt befintliga system till en tab-separerad textfil (exempelvis till Excel) kan du importera dessa till Fortnox CRM. Information om hur du gör för att spara om en excel-fil till en tab-separerad textfil hittar du under Tab-separerad textfil.

För att enkelt kunna matcha informationen i de olika cellerna i din fil bör du döpa rubrikerna på varje kolumn till vad fältet heter i Fortnox CRM. Översta raden ska innehålla rubriker, sedan ligger företagen radvis. Finns flera kontaktpersoner på företagen så lägger du upp företaget flera gånger och använder en rad per kontaktperson. Företaget ligger alltså upplagt flera gånger i filen, med olika kontaktpersoner på varje rad. Se exempel i filer du finner längst ner i artikeln. 
 

Arbetsgång vid import av Företag

Gå in på Inställningar - Import - Import.

Steg 1 - Välj fil
Bläddra upp din tab-separerade textfil. Observera att filen max får innehålla 5000 rader. Klicka på nästa.

OBS! Arbetar du på en Mac ska excelfilen sparas som Windows-formaterad text (.txt) innan den importeras.


1._import_Mac.png


Inställningar för import.

Steg 2 - Matcha fält

1. Namnge din import. Namnet kommer att synas på företagskortet så att du lätt kan se i samband med vilken import ett företag lades upp.

2._Insta_llningar_fo_r_import.png


2.
Välj en nyckel för företagen. Detta är till för att förhindra att dubbletter av företag läggs upp, till exempel i de fall du har flera kontaktpersoner upplagda på företaget. Har du angivit kundnummer i filen så kan du välja kundnummer som Nyckel. Samma kundnummer läggs då endast upp en gång i programmet, men alla kontaktpersoner får varsitt kontaktkort. Se bild till höger.

Du använder dig också av en nyckel om du ska uppdatera information på befintliga företag. Finns ett företag inlagt med t.ex organisationsnummer så kan du använda Organisationsnummer som nyckel så uppdateras den befintliga informationen på företaget med den information som finns i filen. (För detta måste du även markeraUppdatera informationen på redan existerande företag nedan.)


3._Har_du_valt_kundnummer_som_nyckel_sa__kommer_Testfo_retaget_AB_med_kundnummer_1_att_la_ggas_upp_en_ga_ng__men_alla_de_fyra_olika_kontaktpersonerna_la_ggs_upp_pa__varsitt_kontaktkort.png

3. Om du kryssar i Uppdatera informationen på redan existerande företag samtidigt som du valt en nyckel så uppdateras befintliga företag i Fortnox CRM med eventuell ny information ifrån filen.

4. Välj Ignorera första raden så importeras inte rubrikerna i din fil.

5. Kryssar du i Skapa aktivitet så skapas en aktivitet att importen har gjorts.

6. Matcha fälten. Den fasta texten är de fält som finns i Fortnox CRM. I rullgardinsmenyn ser du de rubriker du har i importfilen. Ska ett fält vara tomt väljer du en tom rad i rullgardinsmenyn (den tomma raden är förinställd). Här kan du också importera till dina egna Fria fält.

7. Ska du även importera kontakter matchar du de fälten.

8. Längst ner i blocket Användare kan du välja vilken/vilka användare som ska ha tillgång till de företag som importeras.

9. Klicka på nästa.

OBS!
Om du vill importera till fältet Företagstyp alternativt Kontakttyp där de olika typerna är förinställda, så är det viktigt att du stavar likadant i filen som du gjort i programmet, annars görs ingen koppling.

Vill du importera information till en kryssruta skriver du 1 för ett kryss och 0 för tom ruta, i excelfilen.

Steg 3 - Förhandsgranska

Här ser du det första företaget som kommer att importeras. Kontrollera att informationen hamnar i rätt fält. Klicka sedan på Importera.

Steg 4 - Klar

Här ser du hur många företag/kontakter som importerats. Du är nu klar med importen.

Arbetsgång vid import av Kontakter

Gå in på Inställningar - Import - Import

Steg 1 - Välj fil

Bläddra upp din tab-separerade textfil. Observera att filen max får innehålla 5000 rader. Klicka på nästa.

 

Steg 2 - Matcha fält

 

  1. Namnge din import. Namnet kommer att synas på kontaktkortet så att du lätt kan se i samband med vilken import en kontakt lades upp.

  2. Välj en nyckel för kontakterna. Detta är till för att förhindra att dubbletter läggs upp eller om du vill uppdatera information på befintliga kontakter. Om det finns kontakter som är kopplade till Företag så måste nyckel väljas även på Företagsnivå.

  3. Om du kryssar i Uppdatera informationen på redan existerande kontakter samtidigt som du valt en nyckel så uppdateras befintliga kontakter i Fortnox CRM med eventuell ny information ifrån filen.

  4. Välj Ignorera första raden så importeras inte rubrikerna.

  5. Kryssar du i Skapa aktivitet så skapas en aktivitet på alla kontakter som berörs av denna import.

  6. Matcha fälten. Den övre halvan gäller Företagskortet, den nedre gäller Kontaktkortet. Den fasta texten är de fält som finns i Fortnox CRM. I rullgardinsmenyn ser du de rubriker du har i importfilen. Ska ett fält vara tomt väljer du en tom rad i rullgardinsmenyn (den tomma raden är förinställd). Här kan du också importera till dina egna Fria fält.

  7. Ska du även importera kontakter matchar du de fälten.

  8. Längst ner i blocket Användare kan du välja vilken/vilka användare som ska ha tillgång till de företag som importeras.

  9. Klicka på nästa.

4._Insta_llningar_fo_r_import.png

 

OBS!

Om du vill importera till fältet Företagstyp alternativt Kontakttyp där de olika typerna är förinställda, så är det viktigt att du stavar likadant i filen som du gjort i programmet, annars görs ingen koppling.

Vill du importera information till en kryssruta skriver du 1 för ett kryss och 0 för tom ruta, i excelfilen.

Steg 3 - Förhandsgranska

Här ser du det första företaget som kommer att importeras. Kontrollera att informationen hamnar i rätt fält. Klicka sedan på Importera.

Steg 4 - Klar

Här ser du hur många företag/kontakter som importerats. Du är nu klar med importen.