Kontakter - Lägg till kontakter

Följ

Här lägger du till en ny kontakt genom att skriva in olika uppgifter (namn, adress, telefonnummer, e-mail etc). Du kan här samla all information du har om din kontakt och du kan lägga till egna fria fält, som liksom standardfälten är sökbara.

Du har också möjlighet att från en Excel-fil importera en större mängd kontakter. Läs mer under Import företag & kontakter.


1._Ha_r_la_gger_du_in_kontaktuppgifterna.png


Kontakttyp

Du kan enkelt märka dina kunder genom att använda standardfältet Kontakttyp. Där kan du ange vilken typ av kontakt du skall arbeta med, exempelvis privatperson, affärskontakt, medlem, icke medlem eller VIP-kund. Under Inställningar - Kontakter - Kontakttyper lägger du just de kontakttyper du skall arbeta med. De kommer sedan att finnas i rullgardinsmenyn på kontaktkortet. På varje kontakttyp kan du sätta en färg, som blir synlig på respektive kontakt i sökresultatet.

Obs! Ska du importera till detta fält är det viktigt att stavningen är densamma i importfilen som i programmet.

2._Ha_r_skriver_du_in_dina_olika_kontakttyper.png

Titel

Du kan bestämma vilka fält samt vilka informationsblock som skall vara synliga på kontaktkortet och i vilken ordning de sorteras. Detta gör du under Inställningar - Kontakter - Kontaktkortsutseende. I kryssrutorna intill varje fält bockar du ur de rutor du inte vill ska vara synliga. Exempel är om du inte behöver visa både fakturaadress och postadress eller inte har användning för blocket Användartillhörighet. Med pilarna flyttar du fälten mellan de tre olika kolumnerna samt uppåt och neråt.

3._Ha_r_va_ljer_du_vilka_fa_lt_och_block_som_ska_synas_samt_hur_de_ska_sorteras.png

Obligatoriska fält

Du kan välja att göra vissa fält obligatoriska. Det innebär att du inte kan spara kontakten om du glömt att fylla i de fälten. Du får då en varning med röd text, som talar om vilka fält som måste fyllas i innan du kan spara.

Så gör du:

  1. Gå in på Inställningar - Kontakter - Kontaktkortsutseende.

  2. Klicka på benämningen på det fält du vill lägga som obligatoriskt.

  3. Det öppnas ett nytt fönster. Där kryssar du i Obligatoriskt fält.

Klicka på Spara.

4._Ha_r_kryssar_du_i_om_du_vill_att_fa_ltet_ska_vara_obligatoriskt.png

Fria fält

Om du vill registrera mer information om företaget än vad som finns som standardfält, så kan du lägga in egna fria fält under Inställningar - Kontakter - Kontaktkortsutseende. Du kan endast lägga till egna fält under rubriken Ytterligare information. Du kan lägga till textfält, textruta, kryssruta, rullgardinsmeny och datumfält etc.

Ett exempel på fritt fält är om du vill markera vilka av dina kunder som anmält sig till nyhetsbrev-utskick. Då är en kryssruta passande.

Så gör du:

  1. Gå in på Inställningar - Kontakter - Kontaktkortsutseende

  2. I blocket "Ytterligare information" klickar du på knappen Lägg till fält. Ett nytt fönster öppnas.

  3. Fyll i Namn, vad du vill att fältet ska heta. I detta fall "Nyhetsbrev".

  4. Eftersom det bara finns två alternativ, antingen ska kontakten ha nyhetsbrevet eller inte, så är en kryssruta ett lämpligt val under Typ.

  5. Välj på Justering om du vill att fältet ska ligga till vänster, i mitten eller till höger. Sortering innebär vilken ordning på höjden fältet kommer i. Obligatoriskt fält kryssar du i om du vill att man inte ska kunna spara kontakten om man inte fyllt i detta fält (det är inte att rekommendera just vid nyhetsbrev).

Klicka på Spara. Nu finns fältet på kontaktkortet.

5._La_gg_till_ett_fritt_fa_lt.png


Användartillhörighet

Här kan du välja vilka användare som ska ha tillhörighet till denna kontakt. Du styr med behörigheter och olika nivåer per användare om det finns kontakter du inte vill att någon annan ska se. Beroende på vilken nivå de olika användarna har tilldelats av administratören ser de olika kontakter.

 

Dölja kontakt

Om du av någon anledning vill dölja en kontakt från andra användare så markerar du fältet Dold under blocket Allmän information. Endast de personer som har Användartillhörighet till aktuell kontakt kan då se den.