Kom igång med Fortnox CRM Säljstöd

Följ

Fortnox CRM Säljstöd är ett program som hjälper dig att hålla kontroll över dina kunder eller kontakter, möten och aktiviteter med mera. Du kan på många olika sätt anpassa programmet för att passa just din verksamhet. Därför är det väldigt viktigt att du, innan du börjar arbeta med CRM Säljstöd, noga tänker igenom hur du vill arbeta med programmet.


Utbildning
Du vet väl att du även kan gå utbildning hos oss på Fortnox för att lära dig nya program eller funktioner? För att läsa mer utbildning som hjälper dig att snabbt komma igång med arbetet i Fortnox CRM Säljstöd, klicka här.

 

Behörighet
Den användare som är programadministratör kan ange vilka behörigheter övriga användare ska ha i programmen. Programadministratören får automatiskt full behörighet till de program han eller hon är administratör för.

Arbetsgång

1. Längst ner i Fortnox Lobby klickar du på Administration. Om du inte ser knappen Administration beror det på att du inte är program- eller systemadministratör för något program.

2._Klicka_pa__knappen_administration.png

2. Klicka på Redigera behörighet till höger om den användares namn, som du vill redigera behörigheten för.

3._Klicka_pa__redigera_beho_righet.png


3. Du ser de program och programfunktioner som användaren har behörighet till.

4. Bocka för de funktioner som användaren ska ha behörighet till. Om du vill att användaren ska ha full behörighet till alla funktioner i ett program kan du klicka på knappenMarkera/Avmarkera alla och sedan Spara.

4._Sta_ll_in_beho_righeten.png


Behörighetsnivåer
I Fortnox CRM Säljstöd finns det, förutom behörigheter, även olika behörighetsnivåer som styr vad du kan se i programmet.

- Nivå 1
Användare på nivå 1 kan söka fram alla företag/kontakter, utom andra användares dolda företag/kontakter, oavsett vilken användartillhörighet företaget/kontakten har. Detta är den högsta behörighetsnivån. Denna behörighetsnivå kan även se andra användares Säljstöd idag.

- Nivå 2
En användare på nivå 2 kan se alla företag/kontakter som han/hon själv har användartillhörighet till, samt alla företag/kontakter utan någon användartillhörighet.

- Nivå 3
En användare på nivå 3 kan endast se företag/kontakter som han/hon själv har användartillhörighet till.

5. Om det finns funktioner som användaren inte ska kunna använda låter du kryssrutan för denna funktion vara tom. För bokföring och fakturering innebär de översta rutorna (till exempel verifikationer och kundfakturor) behörighet att bara se - inte registrera, spara, ändra etc.

6. Klicka på Spara när du är klar.

Anpassa företags- och kontaktkort

Under Inställningar - Företag - Företagskortsutseende eller Inställningar - Kontakter - Kontaktkortsutseende kan du ändra utseendet på företags- eller kontaktkortet, du kan dölja fält du inte använder, flytta dem eller lägga till egna Fria fält.

5._Ga__till_insta_llningar_-_Fo_retag_-_Fo_retagskortsutseende.png


Dölj fält
För att dölja fält du inte använder klickar du i rutorna för de fält du inte vill visa, så att bocken försvinner. Du kan när som helst bocka för dem igen, så att fälten visas.

6._Ta_bort_bockarna_i_rutorna_bredvid_de_fa_lt_du_inte_vill_visa..png


Flytta fält
Genom att använda pilknapparna kan du flytta fält upp och ner i samma kolumn, eller flytta dem från kolumn till kolumn.

7._Klicka_pa__pilarna_om_du_vill_flytta_fa_ltet_upp_eller_ner_eller_om_du_vill_byta_kolumn..png


Dölj eller flytta informationsblock
På samma sätt som ovan kan du dölja eller flytta hela informationsblock.

8._Bocka_ur_rutan_till_va_nster_om_du_vill_do_lja_ett_helt_block_eller_klicka_pa__pilarna_om_du_vill_flytta_blocket_upp_eller_ner..png


Lägg till fält
Om du vill registrera mer information om företaget eller kontakten än vad som finns som standardfält, så kan du lägga in egna Fria fält under Inställningar - Företag -Företagskortsutseende eller Inställningar - Kontakter - Kontaktkortsutseende. Dessa fält är sökbara precis som standardfälten. Du kan endast lägga till egna fält under blocket Ytterligare information. Du kan lägga till textfält, textruta, kryssruta, rullgardinsmeny och datumfält etc.

9._La_gg_till_ett_fritt_fa_lt.png


Ett exempel på fritt fält är om du vill markera vilka av dina kunder som anmält sig till nyhetsbrev-utskick. Då är en kryssruta passande.

  1. Gå in på Inställningar - Företag - Företagskortsutseende eller Inställningar - Kontakter - Kontaktkortsutseende.

  2. I blocket "Ytterligare information" klickar du på knappen Lägg till fält. Ett nytt fönster öppnas.

  3. Fyll i Namn, vad du vill att fältet ska heta. I detta fall "Nyhetsbrev".

  4. Eftersom det bara finns två alternativ, antingen ska kunden ha nyhetsbrevet eller inte, så är en kryssruta ett lämpligt val under Typ.

  5. Välj på Justering om du vill att fältet ska ligga till vänster, i mitten eller till höger. Sortering innebär vilken ordning på höjden fältet kommer i. Obligatoriskt fält kryssar du i om du vill att man inte ska kunna spara företaget/kontakten om man inte fyllt i detta fält (det är inte att rekommendera just vid kryssruta).

  6. Klicka på Spara.

Resultatet ser du nu på företagskortet/kontaktkortet. För att kryssa i rutan, klicka på Redigera företag eller Redigera kontakt, kryssa i och spara sedan.

Olika fälttyper
När du skapar fria fält kan du välja mellan sex olika fälttyper. Här följer en kort beskrivning av respektive fälttyp:

Text - Denna fälttyp väljer du när du vill ha möjlighet att skriva in en fri text för varje företag eller kontaktperson. Fälttypen Text är även lämplig för siffror som inte skall göras beräkningar på, t ex branschkod och avtalsnummer. Max 185 tecken.

Tal - Denna fälttyp använder du när du vill kunna registrera ett tal som ska kunna användas i beräkningar. Exempel kan vara kundvärde, sannolikhet för affär och antal köpta produkter.

Datum - Denna fälttyp används när du vill registrera ett datum. Exempel är Första kontakt, Avtalsstart, och Kund sedan.

Kryssruta - Denna fälttyp används när du kan svara Ja eller Nej i fältet. Exempel är VIP-kund, Återförsäljare, och Prenumerant nyhetsbrev.

Rullgardinsmeny - Denna fälttyp används när du vill kunna välja ett av flera valbara alternativ. Exempel är Bransch, Distrikt, Antal anställda och Status. Vi rekommenderar att du använder denna typ av fält.

Textruta - Denna fälttyp använder du om du har lite mer text att skriva om företaget. Du kan skriva max 8000 tecken.

Företags- & kontakttyper

Du kan enkelt märka dina kunder genom att använda standardfälten Företagstyp eller Kontakttyp för Kontakter.

10._Ha_r_la_gger_du_upp_fo_retagstyper_och_va_ljer_fa_rg..png


Gå till
Inställningar - Företag - Företagstyper eller Inställningar - Kontakter - Kontakttyper. Där kan du ange vilken typ av företag/kontakter du skall arbeta med, exempelvis slutkund, grossist, butik, åkeri, aktiebolag eller handelsbolag.

De kommer sedan att finnas i rullgardinsmenyn på företagskortet/kontaktkortet när du ska redigera ett företag / en kontakt.

11._Na_r_du_redigerar_fo_retag_kontakt_syns_dina_inlagda_typer..png


På varje företagstyp/kontakttyp kan du sätta en färg, som blir synlig på respektive företag/kontakt i sökresultatet.

12._Ha_r_ser_du_de_olika_fa_rgerna_som_visar_vilken_fo_retagstyp_fo_retaget_a_r..png


Lägg till Företag/Kontakter

För att lägga till företag eller kontakter går du in på fliken Företag eller fliken Kontakter och klickar på Lägg till. Skriv in alla uppgifter du har om företaget/kontakten. Du kan alltid ändra eller lägga till information genom att klicka på ikonen Redigera företag eller Redigera kontakt.

13._CRM_ikon.png

Importera företag och kontakter
Du kan också importera företag och kontakter om du har en excelfil med information. Denna kan du spara om till en txt-fil och importera under fliken Inställningar - Import - Import. Läs mer på sidan Import.

Koppla kontakter till företag
Om du inte i samband med en import kopplar kontaktpersonerna till företaget så kan du göra det i efterhand.

För att koppla en befintlig kontakt till ett företag, gör såhär:

1. Gå in på aktuellt företag. Klicka på knappen Redigera företag. 13._CRM_ikon.png

2. Under informationsblocket Kontakter skriver du i det tomma fältet. Autokomplettering medför att det du skriver matchas mot vad som finns inlagt och förslag visas. Du kan också klicka på den lilla gula rutan. Ett nytt fönster öppnas då där alla inlagda kontakter visas. Välj kontakt som ska kopplas.

14._Klicka_pa__den_gula_rutan_sa__visas_alla_dina_kontakter..png


3. Klicka på Spara.

För att lägga till en ny kontakt till ett företag, gör såhär:

1. Gå till aktuellt företag. Klicka på ikonen Lägg till kontakt under företag. 15._CRM_la_gg_till_kontakt_under_ftg.png

2. Fyll i den information du har om kontakten. Klicka sedan på Spara.

På företaget kan du nu under blocket Kontakter se den nya kontakten, samt på kontaktkortet syns vilket företag kontakten är kopplad till.

 

Arbetsgång vid skapande av Aktiviteter

En aktivitet är en händelse som du önskar logga för att kunna följa upp eller få historik över. Detta kan vara till exempel ett möte eller telefonsamtal. Aktiviteterna presenteras sedan i aktivitetslistan,kalendern och på varje företag- och kontakts presentationskort.

Arbetsgång
1. Börja med att söka fram det företag eller den kontakt som du önskar registrera din aktivitet på. Detta gör du via fliken Företag eller Kontakt och undermenyn Visa.

16._Va_lj_fo_retag_eller_kontakt..png


2. Klicka på knappen Ny aktivitet i företagets eller kontaktens verktygsfält.

17._Klicka_pa__Ny_aktivitet.png

3. Mata nu in lämpliga uppgifter om aktiviteten.

18._Mata_in_uppgifter..png


Ärendenummer: Detta är ett löpnummer på aktiviteterna. Under Inställningar - Aktiviteter - Generellt väljer du nummerserie på ärendenummer.

Typ: Typ av aktivitet. Egna alternativ ställs in under Inställningar - Aktiviteter - Aktivitetstyper.

Datum & starttid samt datum & sluttid: Tid för aktivitetens början och slut.

Visa tid som: Här väljer du hur du vill visa din aktivitet. Upptagen, Frånvarande, Preliminärt och Ledig.

Aktivitetstillhörighet: Här väljer du om aktuell aktivitet ska tillhöra ett företag, en kontakt eller om det är en generell aktivitet (ingen tillhörighet). Om du skapar aktiviteten från ett företags eller en kontakts presentationskort, är aktiviteten redan kopplad.

Heldagsaktiviteter: Kryssa i heldagsaktivitet om aktiviteten varar en dag eller mer.

Rubrik: Här skriver du rubriken på den aktuella aktiviteten.

Plats: Här skriver du var du ska utföra aktiviteten. Till exempel på kontoret, hos kunden, på Konserthuset.

Text: Här skriver du noteringar om aktiviteten. Vad kom ni överens om, vad som bestämdes med mera.

Status: Status sätts med radioknappar. Klar eller ej klar.

Prioritet: Hur viktig du anser att den aktuella aktiviteten är. Prioritet 1-5

Kontakt: Om du har fyllt i kontaktpersoner på det aktuella företaget, kan du här välja bland dem.

Användare: Den användare som aktiviteten skall vara associerad med.

Kopiera aktivitet till Användare: Här har du möjlighet att kopiera en aktivitet till en annan användare. När du klickar på knappen öppnas en popup med de användare du kan välja mellan. Klicka i dem som ska vara med.

Egen påminnelse: En påminnelse kan skickas ut till användaren som skapat aktiviteten. Detta kan ske via SMS, e-post eller en ”pop-up” i CRM Säljstöd.

Påminnelse till företaget/kontakten: Påminnelse kan även skickas ut till det företag eller den kontakt som aktiviteten ligger på.

Återkom: Anges ett kryss i återkom, kan du fylla i uppgifter för en kommande aktivitet.

 

Här visas aktiviteten
Under fliken Säljstöd idag i Aktivitetslistan.

19._Aktivitetslista..png


Under fliken Säljstöd idag - Kalender.

 

20._Kalender..png


På företaget/kontakten under blocket Aktiviteter.


21._Aktivitetsblocket..png


På företaget/kontakten om du klickar på ikonen Visa aktiviteter. 22._CRM_visa_aktiviteter..png

23._Alla_aktiviteter_pa__detta_fo_retag..png