Tidredovisning tillsammans med Lön

Följ

Fortnox Tidredovisning kan användas som ett självständigt program för att rapportera tid, eller tillsammans med Fortnox Fakturering för att fakturera tid. Programmet kan också användas integrerat med Fortnox Lön. Om du använder Fortnox Tidredovisning tillsammans med Fortnox Lön så kommer vissa vyer att se lite annorlunda ut jämfört med om du endast använder Fortnox Tidredovisning.

De vyer som skiljer sig åt, eller har tillkommit, om du tillsammans med Fortnox Tidredovisning även använder Fortnox Lön är:

  • Tid – Rapportera

  • Tid – Kalendarium

  • Tid – Visa lönebesked

  • Inställningar

För de medarbetare som inte är programanvändare i Fortnox Tidredovisning måste en koppling ske till personalregistret i Fortnox Lön.

Koppla medarbetare i Tidredovisning till person i personalregistret i Lön

I medarbetarregistret i Tidredovisningen kan det finnas medarbetare som inte är programanvändare i Fortnox Tidredovisning, dvs inte har någon egen inloggning till programmet. Dessa medarbetare måste kopplas till rätt person i personalregistret i Fortnox Lön. Kopplingen görs för att se till att registreringen i Tidredovisning och Lön sker på rätt person. Det är endast den eller de användare som har behörighet till Register – Medarbetare i Tidredovisningen som kan göra den här kopplingen.

1._Om_medarbetaren_inte_a_r_programanva_ndare_i_tidsredovisning.png


1. I listan under Register - Medarbetare ser du i kolumnen Programanvändare vilka som inte är programanvändare. Klicka på respektive persons namn.

2. I rullgardinsmenyn Koppla till lön ser du de personer som är inlagda i Fortnox Lön. Välj aktuell anställd och klicka på Spara.

2._Ma_ste_han_eller_hon_kopplas_till_ra_tt_person_i_personalregistret_i_Fortnox_Lo_n.png


Om en medarbetare är programanvändare, dvs har egen inloggning till Fortnox Tidredovisning, görs denna koppling istället i Lobbyn.

1. Programadministratören klickar på knappen Administration i Lobbyn.

2. Klicka på Redigera behörighet på aktuell användare.

3. I blocket Behörighet Lön bläddrar du fram rätt person i rullgardinsmenyn Person i personalregistret. Klicka sedan på Spara.

3._Administrato_ren_go_r_kopplingen_under_administration_i_lobbyn.png


Tid - Rapportera

När du rapporterar din tid ser du högst upp en sammanfattning av antal timmar, timmar enligt schema samt eventuell diff.

4._Vid_rapportering_syns_antal_rapporterade_timmar__timmar_enligt_schema_samt_eventuell_diff.png


Kolumnen Avvikelse har tillkommit i rapporteringsbilden. I kolumnen lägger du in eventuella avvikelser från ditt ordinarie arbetstidsschema. Det kan vara frånvaro (t ex semester, kompledighet, sjukfrånvaro) eller närvaro (t ex restid, OB-ersättning, övertid). När du klickar på den gula fyrkanten till höger om rubriken kommer en lista upp med de olika avvikelser som finns att välja mellan. Klicka på en avvikelse i listan, alternativt skriv in registreringskoden för vald avvikelse. Du behöver inte själv skapa någon lista över avvikelser, utan det finns automatiskt en standardlista som Fortnox håller uppdaterad.

5._La_gg_in_eventuella_avvikelser_i_kolumnen_avvikelser.png


Färgkodningen i kolumnen längst till vänster visar de vanligaste typerna av avvikelser och arbetstid. Se förklaringarna längst ner på sidan för vad de olika färgerna betyder.


6._Fa_rgkodningen.png


Ikonen Sänd tid till lön visas i menyraden när du har löneprogrammet. Du klickar på ikonen för att skicka över dina rapporterade tider från Fortnox Tidredovisning till Fortnox Lön. Du kan skicka över de rapporterade tiderna först när aktuell vecka är avlevererad och attesterad. Se även avsnittet Inställningar om hur du automatiskt kan skicka över tidrapporterna till Fortnox Lön vid attestering.

7._Sa_nd_till_lo_n.png


Tid - Kalendarium

När du går till Tid – Kalendarium så visas en sammanfattning över de registreringar som du gjort i Tidredovisningen och sänt över till Fortnox Lön. Du kan välja vilken person samt period du vill visa en sammanställning över. Om du klickar på en dag i kalendariet så visas de registreringar som är gjorda den aktuella dagen. Du ser vilken sorts avvikelse som är rapporterad, samt timmar, eventuellt belopp etc. I denna vy kan du inte registrera något, utan endast se vilka registreringar som redan gjorts.

8._Kalendariet_visar_gjorda_registreringar.png


Visa lönebesked

Under Tid – Visa lönebesked ser du dina lönebesked. Du kan välja att se lönebesked för alla perioder (du ser då en sammanfattad lista över befintliga besked) eller en specifik löneperiod (då visas detaljerna i lönebeskedet för den valda perioden). I listan kan du klicka på ett specifikt lönebesked för att visa detaljerna. I detaljvyn ser du bl a vilken status lönebeskedet har, dvs om det är nytt, utskrivet eller utbetalt. Du kan också välja att skriva ut det. Lönebeskedet visas då i ett nytt fönster som en pdf-fil.

9._Under_tid_-_visa_lo_nebesked.png


Inställningar

Under fliken Inställningar finns fyra olika alternativ som du kan ställa in.

Du kan välja att attestera samtidigt som du avlevererar din tid. Det innebär att du hoppar över steget att attestera tidrapporterna, och att tiden istället attesteras automatiskt när du klickar på symbolen för avleverering. Bocka för rutan Attest vid avleverering om du vill aktivera funktionen.

Om du vill att dina tidrapporter automatiskt ska skickas till Fortnox Lön samtidigt som de attesteras bockar du för rutan Skicka till lön vid attest. Du behöver då inte klicka på symbolen Sänd tid till lön, utan det sker automatiskt vid attestering.

Lägg till schemarad innebär att det automatiskt skapas en rad med ditt arbetstidsschema när du skapar en ny vecka i vyn Tid – Rapportera. På så sätt ser du ditt schema med antal timmar per dag och får en tydlig översikt när du rapporterar eventuella avvikelser eller uppdrag.

I rutan Visa antal medarbetare i fönster fyller du i ett valfritt antal. Om antalet medarbetare överstiger det antal du fyller i så kommer alla namn visas i ett fönster istället för i en rullgardinsmeny när du väljer medarbetare underTid - Rapportera.

10._Under_fliken_insta_llningar_finns_fyra_olika_alternativ.png