Kom igång med Fortnox Tidredovisning

Följ

Programmet är till för alla som vill hålla ordning på sin egen och medarbetarnas tid.

När du registrerar din tid anger du tidsåtgång, vad du har gjort och till vilket uppdrag det tillhör. Komplettera med utlägg och milersättning för att få ett mer komplett fakturaunderlag. När veckan är slut avlevererar du din tidrapport. När den sedan har attesterats kan fakturaunderlag skapas. Den som skapar fakturan kan välja vilken tid som ska faktureras eller om något ska sparas för senare debitering.


Utbildning
Du vet väl att du även kan gå utbildning hos oss på Fortnox för att lära dig nya program eller funktioner? För att läsa mer om utbildning som hjälper dig att snabbt komma igång att tidrapportera i Fortnox Tidredovisning, klicka här

 

Här följer instruktioner om vad du behöver göra för att komma igång med Fortnox Tidredovisning.

När du först loggat in i programmet hamnar du i Lobbyn. Där ser du ikonen för Fortnox Tidredovisning. Klicka på ikonen för att komma in i tidredovisningen.

Användare och behörigheter

Det finns två olika typer av licenser:

Tidredovisning - Generell. Med denna licens kan du arbeta med register, registrera tid på dig själv och på andra medarbetare, samt attestera och om du har Fortnox Fakturering, fakturera tiden.


Personlig tidredovisning - Med denna licens kan du endast rapportera tid för dig själv samt ta ut rapporter med din egen rapporterade tid. För att ge någon användare denna licens måste även en licens för vanlig Tidredovisning finnas i företaget.

Kundregister

Om ditt företag använder Fortnox Fakturering är kundregistret gemensamt.

Används programmet fristående måste du börja med att lägga in dina kunder i registret. Läs mer om kundregistret här.

Om du ska tidrapportera tid såsom intern tid, möten med mera så kan du lägga upp företag som kund och kalla det för t.ex. Fortnox – interntid, ex kundnr 99999.

Artikelregister

Bygg sedan upp ditt artikelregister under Register - Artiklar. Du behöver inte lägga upp alla aktiviteter som artiklar, utan bara de typer av tjänster du har, t.ex. utbildning, konsultarbete, support som har samma utpris. Om du även vill registrera milersättning, utlägg, restid, registrerar du även dessa som artiklar (med utpris).


Obs! Om du har en tjänst med olika prissättning gentemot olika kunder, lägger du upp en artikel för varje pris. Alternativt kan du knyta olika prislistor mot dina kunder.

Uppdragsmall

Om du har liknande uppdrag till dina kunder är det mycket tidsbesparande att skapa uppdragsmallar under Register - Uppdragsmallar. Dessa kan du sedan enkelt koppla till dina kunder.

OBS! Ändrar du en mall i efterhand så slår ändringen igenom på alla uppdrag/kunder som är kopplade till den ändrade mallen.

Ser uppdragen olika ut för alla kunder så kan man hoppa över uppdragsmallen och gå direkt till uppdrag. Vill du lägga till, ta bort eller ändra på ett uppdrag skapat utifrån en mall, måste ändringen göras på mallen. Detta slår sedan igenom på alla uppdrag skapade från mallen. Är det en aktivitet som du inte använder, kan du gå in på uppdragsmallen och låsa den. Aktiviteten går efter det inte att registrera tid på.

- Koppla uppdragsmall till kund

Gör såhär:

1. Gå till Register - Uppdragsmallar och klicka på aktuellt uppdrag.

2. Klicka på knappen Koppla till kunder... Fil:Tid_koppla_mall_kund.png längst upp till höger.


3. Välj vilka kunder som ska kopplas till mallen och klicka på Skapa. Nu har uppdrag skapats enligt vald uppdragsmall på valda företag.

Uppdrag

När du lagt in kunder och artiklar är det dags att lägga upp de olika uppdragen.

Uppdrag används när du vill kunna anpassa varje uppdrag till din kund. Du kan ha flera uppdrag till en och samma kund.

Gör såhär:

1. Gå till Register - Uppdrag och klicka på Lägg till ny.

2. Välj eventuell Uppdragsmall och ange sedan Kund. Klicka på den gula knappen för att öppna en lista med alla kunder.

3. Ange ett kort namn på uppdraget i fältet Uppdrag och i fältet Benämning en förklarande text (förslagsvis kan du skriva kundens namn som Uppdrag, samt vad det är du ska göra som Benämning. På så sätt är det enkelt att hitta rätt kund när man tidredovisar).

4. Fyll sedan i aktiviteter. För att kunna fakturera tid som rapporterats på en aktivitet måste även en artikel med pris anges i kolumnen Artikelnr. Vill du inte att tid ska kunna faktureras på en aktivitet, vid t.ex intern tid, möten, införsäljning m.m, så anger du alltså ingen artikel. Fältet Fakturatext använder du om du vill visa en annan text än artikelbenämningen på din faktura.

 

Enhet: Det finns 4 olika enheter, timmar, styck, kilometer och utlägg. Detta för att summeringen ska bli rätt i inrapporteringen, på rapporter och på fakturan.

Plussaldo: Om du vill avrunda antal timmar eller du har kommit överens med kunden om att inte fakturera allt just nu, då kan du ändra antalet timmar på fakturan och i plussaldot sparas överskjutande timmar. Du kan välja att ta med dem vid ett senare tillfälle eller ta bort dem helt. Ditt plussaldo kan du sedan se på rapporterna.

OBS! Om du har ett uppdrag som liknar något du redan har lagt upp kan du kopiera det. Öppna det befintliga, klicka på kopiera, ett nytt uppdrag skapas, välj kund och lägg in uppdrag och benämning. Ta eventuellt bort eller lägg till nya aktivitetsrader. Spara.

1._Tidredovisning_-_uppdrag.png

 

Medarbetare

Under Register - Medarbetare ser du alla användare som har licens för Tidredovisning eller Personlig Tidredovisning, de finns automatiskt i detta register och i kolumnen Programanvändare står det "Ja". Här kan du även lägga till medarbetare som inte har egen inloggning men som det ändå ska registreras tid för, genom att klicka på Lägg till ny.

3._Medarbetare.png

 

Registrera tid

I Fortnox Tidredovisning rapporteras all tid veckovis.

Gör såhär:

1. Gå till Tid - Rapportera. I kalendern till höger ser du vilken vecka du står på just nu genom att veckonumret är understruket. Välj aktuell vecka genom att klicka på veckonumret.

4._Va_lj_vecka_i_kalendern.png

2. Klicka på ikonen Skapa vecka Fil:Tid_skapavecka_ikon.png, välj om du vill kopiera senast använda veckas uppdrag eller börja från noll.

3. Välj uppdrag genom att klicka på den gula fyrkanten eller genom att börja skriva i fältet. Välj sedan en aktivitet på samma sätt och registrera timmar.

4. När du rapporterat all tid för en vecka ska du avleverera veckan genom klicka på ikonen Avleverera Fil:Tid_avleverera.png. När en vecka är avlevererad kan man inte registrera mer tid, men har du licens för vanlig Tidredovisning kan du genom att klicka på ikonen Lås upp. Har du personlig tidredovisning kan du inte låsa upp en avlevererad vecka.

5. Ikon för att låsa upp avlevererad vecka.png

5. För att kunna fakturera tiden du rapporterat måste veckan även attesteras. Detta gör du genom att klicka på ikonen Attestera.

OBS! Klicka på pratbubblan till höger för att skriva in en kommentar för raden. Kommentaren kommer med på fakturan om du markerar rutan längst ned. Kommentaren kommer även med i Rapporter/dygnsrapport.


6. Ikon för attest av vecka.png

 

 

Fakturera

När fakturering ska ske bestämmer du själv. Allt som är attesterat är tillgängligt för fakturering och du väljer vad du vill ta med på en faktura. För att du ska kunna fakturera krävs att du har behörighet till det.

1. Klicka på fliken Fakturering. Nästa steg är att se vilka registreringar som är tillgängliga för fakturering. Skriv in ett uppdrag eller klicka på den gula fyrkanten för att visa uppdragsregistret. Alla aktiva uppdrag finns i listan, oavsett om några registreringar finns på uppdraget eller inte. Ett alternativ är att först välja kund. Fördelen med det är att listan över uppdrag då enbart visar den valda kundens uppdrag. Välj uppdrag i listan genom att klicka på texten. Välj period genom att skriva in datum eller välja från kalendern. Klicka på Sök.

7._Va_lj_uppdrag_och_period.png


2. Markera det som ska faktureras genom att markera rutan Fakturera för aktuella rader. Om du inte vill fakturera allt som rapporterats på en rad skriver du in ett annat värde i rutan Faktureras. Skillnaden placeras under Plussaldo. Detta kan du välja att fakturera senare eller inte fakturera alls.

8._Markera_vad_som_ska_faktureras.png


3. Du kan välja vad för information som ska visas på fakturan:

9._Va_lj_vad_som_ska_visas_pa__fakturan.png


Detaljvy: I detta fält väljer du om du vill se allt som faktureras som en totalsumma på en rad (Total), eller per användare (Användare).

Fakturatext: Här kan du välja vad som ska visas på artikelraderna: artikel, aktivitet och eventuellt vilken användare som utfört arbetet.

Fakturadatum: Välj ett datum för fakturan.

Visa uppdrag på faktura: Markera denna ruta om du vill att uppdraget ska visas på fakturan.

Fritext: Här kan du själv skriva en valfri text med max 50 tecken, som visas längst ner på fakturan.

4. Klicka på Skapa faktura. Fakturan skapas och fakturanumret visas Fakturan hamnar i listan över fakturor, i Fortnox Fakturering, får typen T och märks som Ej bokförd. Du kan gå direkt till fakturan genom att klicka på länken med fakturanumret.

 

Rapport

Via en dynamisk rapportfunktion kan du ta fram flera olika rapporter för Fortnox Tidredovisning.

1. Klicka på fliken Rapport. Grundprincipen är att du kan skapa en rapport för ett uppdrag och sedan kan du välja vad du vill visa på rapporten, för det specifika uppdraget. Klicka på den gula fyrkanten vid Uppdrag och välj uppdrag i listan. Ett alternativ är att du först väljer kund så visar uppdragslistan enbart den aktuella kundens uppdrag. Om du vill begränsa rapporten ytterligare kan du välja enbart en aktivitet eller en aktivitetsgrupp.

10._Va_lj_vilket_uppdrag_och_eventuell_aktivitet_eller_aktivitetsgrupp.png


2. Välj bland följande fält för att få ut den information du vill ha i rapporten:

11._Va_lj_vad_du_vill_visa_i_rapporten_och_klicka_pa__so_k.png


Användare: Välj om du vill visa rapporten för en särskild användare. Du kan skriva in namnet eller välja i listan om du klickar på den gula knappen. Låter du detta fält vara tomt så visas alla användare i rapporten.

Period: Välj vilket tidsintervall du vill att rapporten ska visa.

Rapport: Du kan välja att summera aktiviteterna på hel vecka eller på dygn. Väljer du Dygnssumma så kan sedan välja om du vill visa fakturerade dagar eller ej fakturerade dagar.

Endast fakturerbart: Markera denna ruta om du, i rapporten, endast vill visa aktiviteter som kan faktureras.

Delsumma: I rapporten delsummeras den kolumn du valt att sortera på. Klickar du på rubriken Vecka så att rapporten sorteras veckovis så är det veckorna som delsummeras, sorterar du på rubriken Kund så delsummerar rapporten kundvis.

Status: Välj om du vill visa alla veckor oavsett status, eller om du exempelvis bara vill visa attesterad tid.

Visa kolumner: Här väljer du vilka kolumner som ska visas i rapporten.

Sök: Klicka på Sök så ser du i rapportvyn endast de kolumner du valt att visa.

Rensa: Denna knapp rensar dina urval.


3. När du har sökt fram informationen enligt ditt urval väljer du Visa PDF eller Exportera. När du tagit fram rapporten som en Pdf-fil kan du välja om du vill spara den på din dator eller skriva ut den. Om du istället väljerExportera kan du t ex öppna rapporten i Excel för att göra beräkningar eller ändringar.

12._Na_r_du_so_kt_fram_resultatet_klickar_du_pa__visa_PDF_eller_exportera.png