Skapa medgivanden i Autogiro

Följ

För att skapa medgivanden i Fortnox Autogiro klickar du först uppe i vänstra hörnet i programmet och väljer Autogiro. För att du ska kunna lägga upp nya medgivanden behöver du ha full behörighet till Autogiro. Har du inte det så kontrollera detta genom att klicka på ditt namn längst upp i programmet och välj alternativet administrera användare. Har du inte själv behörighet att tilldela behörighet, ta kontakt med din systemadministratör, som då får ändra behörigheterna.

 

R_ttigheter_p__Autogiro.png

 

När du har valt Autogiro så kommer du till listan över dina medgivanden. Längst upp till höger har du en orange knapp som heter Skapa ny. Klicka på den för att skapa ett nytt medgivande.

 

Sk_rmavbild_2015-09-14_kl._11.20.40.png

 

Eftersom Fortnox Autogiro är knutet till ditt kundregister så kan du välja att skapa ditt medgivande på en kund som redan finns i ditt kundregister eller så har du möjligheten att skapa ett medgivande på en ny kund som då kommer att läggas upp som kund i ditt kundregister. För att skapa en ny kund klickar du i så fall på plustecknet längst upp till höger i rutan av listan över dina redan befintliga kunder.

 

Sk_rmavbild_2015-09-14_kl._11.28.41.png

 

Väljer du en redan befintlig kund ifrån ditt kundregister på ditt medgivande så kommer informationen om kunden att hämtas in på ditt medgivande. Du kan välja om din kund är ett företag eller en privatperson. Obligatoriska fält är betalarnummer, org-/personnummer, clearingnummer och kontonummer. Denna information måste finnas för att du ska få spara ditt medgivande.

 

Sk_rmavbild_2015-09-14_kl._11.31.45.png

 

Ett tips, när det gäller clearingnummer för Swedbank så tänk på att den sista siffran i ett clearingnummer, inte ska fyllas i, då detta endast är en intern kontrollsiffra på banken. Endast de första fyra siffrorna i clearingnumret från Swedbank ska fyllas i.

När du fyllt i informationen på din kund, kan du antingen välja att skapa ett betalningsuppdrag på kunden direkt innan du sparar ditt medgivande, eller så klickar du på spara för att spara medgivandet och skicka iväg det till banken eller fortsätta med att lägga upp fler medgivanden.

Väljer du att skapa ett betalningsuppdrag direkt på ditt medgivande så tänk på att det är inte förrän du har skickat iväg ditt medgivande i en fil till banken och fått tillbaka återapporteringsfil på denna begäran som du kommer kunna skicka iväg betalningsuppdrag. Ditt medgivande måste alltså bli godkänt innan du kan skicka iväg betalningsuppdrag till banken.

För att läsa mer om hur du lägger upp betalningsuppdrag klicka här.

 

Koppla kunder

Du kan koppla flera kunder till ett medgivande. Ett exempel skulle kunna vara när medgivandet står utställt på en förälder, men det är barnet som står på själva fakturan för medlemsavgift eller träningsavgift. För att koppla en eller flera kunder på ett medgivande klickar du på Kopplade kunder. Här kan du välja in en redan befintliga kund i ditt kundregister, eller så kan du även härifrån välja att skapa en ny kund. När du har kopplat en kund till ett medgivande kommer du att kunna skapa betalningsuppdrag som då är utställt på den kopplade kunden istället för personen/företaget som står på själva medgivandet.

 

Sk_rmavbild_2015-09-14_kl._16.39.41.png

 

 

Medgivandelista

När du har skapat dina medgivanden så kommer de att synas i din lista över medgivanden.

 

Sk_rmavbild_2015-09-16_kl._11.35.29.png

 

Din lista över medgivanden kommer att kunna sorteras utifrån olika filter.

 

Sk_rmavbild_2015-09-14_kl._11.10.58.png

 

Dina medgivanden kommer att få olika färger beroende på vilken status de har.

Gula - Nya skapade medgivanden som ännu ej skickats till Banggirot.

Vita - Medgivanden som har skickats, men som ännu inte blivit återrapporterade. 

Röda - De medgivanden som ej har blivit godkända på grund av fel som till exempel fel org-/personnummer och/eller kontonummer.

Gröna - Medgivande som är godkända och klara.

Mörkgrå - De medgivande som är ivägskickade för makulering till Bankgirot.

Ljusgrå - Medgivanden som har makulerats.


E-medgivanden


Det finns också ett annat sätt med vilket medgivanden kan komma in i Fortnox Autogiro. Det är de e-medgivanden som kommer från kunderna själva. Ett e-medgivande är när kunden själv har skickat en begäran om autogiro till företaget från sin egen internetbank. Dessa e-medgivanden kommer då in via återrapporteringsfilen som Bankgirot skickar till din internetbank. Du skall alltså inte skapa dessa medgivanden på egen hand i Fortnox Autogiro, utan de skapas av din kund och skapas som ett medgivande i Fortnox Autogiro via återrapporteringsfilen från Bankgirot. 

När du läser in dessa har du möjlighet att dels skapa en kund utifrån den information som kommer med e-medgivandet samt välja om du vill avvisa det. I de fall där kunden redan finns i ditt kundregister kommer Autogiro att koppla ihop e-medgivandet med den redan befintliga kunden i samband med att du läser in återrapporteringsfilen ifrån Bankgirot. När du har läst in återrapporteringen från Bankgirot väljer du att skapa en fil som du i sin tur läser in i din internetbank och då godkänns medgivandet på Bankgirot. 

Fördelen med ett e-medgivande från kunden är att risken minimeras att information är felaktig och att filer kommer tillbaka från Bankgirot på grund av fel organisationsnummer/personnummer eller felaktigt kontonummer.  

En sak att tänka på där att när kunden själv skapar och lägger upp en egen begäran om autogiro som sedan blir ett e-medgivande så kan kunden själv välja vilket betalarnummer de själva vill ha. Detta nummer är vad detta e-medgivande får i ditt Autogiro sedan och det kan inte ändras. Vill du att dina kunder ska använda sig av något speciellt betalarnummer när de själva ansöker om autogiro via deras internetbank behöver du i så fall lösa att nå ut med den informationen till kunderna via andra medel. 

Sökning

I listan över dina medgivanden kan du göra en sökning för att leta fram ett specifikt medgivande. I sökrutan som finns ovanför din lista kan du söka direkt efter betalnummer, namn eller org-/personnummer.

 

Sk_rmavbild_2015-09-14_kl._11.15.16.png

 

Klickar du på utökad sökning kan du även söka efter en specifik kund som är kopplad till ett medgivande.

 

Sk_rmavbild_2015-09-14_kl._11.17.48.png